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- Digitale Dokumentation bedeutet, dass die Akten auf dem Server und nicht im Schrank landen.
- Digitale Systeme und Automatisierung bedeutet mehr Komfort auch für die Mieter.
- In Seniorenwohnanlagen kann die Digitalisierung mehr Selbständigkeit und Sicherheit bedeuten.
Immobilienverwalter häufen Aktenberge an, die viel Platz brauchen und Kosten verursachen. Kaum verwunderlich also, dass gerade die Immobilienbranche an der Digitalisierung interessiert ist. Welche Vorteile die papierlose Verwaltung mit sich bringt, lesen Sie hier.
Die Immobilienwirtschaft ist traditionell mit viel Papier verbunden: So fallen beispielsweise Mietverträge an, Selbstauskünfte, Grundrisse, Handwerkerrechnungen, Gesprächsnotizen, Korrespondenz mit Mietern, Belege von Versorgungsunternehmen, Messergebnisse vom Schornsteinfeger oder der Legionellenprüfung des Wassers. Die Liste ließe sich schier endlos weiterführen.
Der Trend geht nun auch in dieser Branche weg vom Papier, hin zur digitalen Verwaltung von Immobilien. Die Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft verändert die Arbeit von Immobilienverwaltern und von Wohnungsunternehmen. Sie bietet viele Chancen, um Prozesse effizienter zu gestalten und den Mietern mehr Service zu bieten. Damit sind aber auch einige Herausforderungen verbunden.
Digitalisierung als Branchentrend auch bei Immobilienprofis
Online-Shopping, Fitness-Tracking, Industrie 4.0: Es gibt kaum einen Lebensbereich, den die Digitalisierung noch nicht erfasst hat. Auch die Wohnungswirtschaft entdeckt zunehmend das Potenzial, welches das Internet der Dinge bietet. Die Kommunikation via E-Mail, Terminvereinbarungen über Online-Portale – all das ist für die meisten Menschen heute nicht mehr wegzudenken. Statt zum Telefonhörer greifen Mieter heute lieber zum Laptop oder zum Smartphone, wenn sie mit ihrer Hausverwaltung oder ihrem Vermieter in Kontakt treten.
Ob Termine vereinbaren oder einen Schaden melden: Die Online-Kommunikation macht nicht nur für den Mieter, sondern auch für die Wohnungswirtschaft einiges einfacher. Dadurch lässt sich die Verwaltung von Immobilien deutlich effizienter und schneller gestalten – und das spart Zeit und Geld. Für die Düsseldorfer LEG Immobilien AG beispielsweise war schnell klar, dass Digitalisierung für sie ein Thema ist.
Holger Hentschel, ehemaliger Operativer Vorstand (COO), sagte dazu: „Für die Wohnungswirtschaft bietet die Digitalisierung von Prozessen einen deutlichen Mehrwert. Es gibt bereits viele positive Beispiele und Pilotprojekte in der Branche, die das beweisen.“ Er ergänzte dazu: „Die gesamte Branche befasst sich intensiv mit diesem Thema. Nicht nur, wenn es um die effizientere Organisation der Verwaltung geht.“
Digitale Dokumentation in der Immobilienverwaltung
Mehr Effizienz und besserer Service – das stand bei der Digitalisierung der Prozesse bei der LEG Immobilien AG im Vordergrund. Ein Beispiel: Früher hat ein Hauswart mit dem Mieter einen Termin zur Wohnungsübergabe vereinbart. Alle Details wurden in einem Protokoll auf Papier festgehalten. Eine Kopie erhielt der Mieter, das andere wurde abgeheftet und bei der Übergabe an den Nachmieter wieder hervorgeholt.
Heute haben Hauswarte ein Tablet, auf dem sie ein vorgefertigtes Formular ausfüllen und durch Ankreuzen den Zustand der Immobilie belegen. So wird alles digital dokumentiert. Der Mieter kann eine Kopie per E-Mail erhalten, und bei der nächsten Wohnungsübergabe wird das Protokoll einfach wieder aufgerufen. Für solche Prozesse brauchen die Verwaltungen jedoch eine leistungsfähige IT.
Der digitale Aktenschrank
In einer digitalen Verwaltung sollte es daher langfristig keine Aktenschrank-Labyrinthe mehr geben: Der Server dient als digitaler Aktenschrank. Riesige Ordner wälzen und Unmengen an Unterlagen abheften – das gehört dann der Vergangenheit an. Damit jedoch alle Papier-Unterlagen auf dem Server zur Verfügung stehen, müssen Papierdokumente zunächst eingescannt und im Dateisystem abgelegt werden.
Dann haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die gleichen Dokumente und können gleichzeitig an einem Fall arbeiten. Ordner können nicht mehr auf Schreibtischen einzelner Kollegen verschwinden. Statt dessen liegen alle Informationen komprimiert für alle verfügbar bereit und nichts geht verloren.
Weniger Chaos auf dem Schreibtisch: Digitale Akten ermöglichen paralleles Arbeiten in der Immobilienverwaltung.
Digitale Wohnungswirtschaft bedeutet mehr Komfort
Ein weiteres großes Thema ist die Steuerung von digitalen Systemen in Gebäuden und Quartieren. Auch das macht viele Verwaltungsaufgaben leichter. Obendrein bietet die Automatisierung mehr Service für Mieter. Dazu zählt beispielsweise die Installation von Geräten wie Smart Metern. Sie erfassen den Energieverbrauch der Bewohner, zeigen Einsparpotenziale auf und machen zudem den zeitraubenden Besuch des Ablesedienstes überflüssig.
Mehr Vorteile für alle Mieter – dank IoT
Auch für das Wohnen im Alter gibt es zahlreiche Lösungen im Rahmen der Digitalisierung und mit IoT-Anwendungen. Bewegungssensoren oder Kameras können die Betreuung von Senioren erleichtern und ermöglichen ihnen ein selbstständigeres Leben.
Für die Immobilienverwaltungen stellt sich dabei automatisch die Frage, wie man mit diesen Datenmengen umgeht. Vor dem Hintergrund der neuen Datenschutzrichtlinien im Rahmen der DSGVO ist besondere Vorsicht geboten.
Neue Geschäftsmodelle, maßgeschneiderte Leistungen wie Versicherungspakete oder Umzugsservices sind denkbar, allerdings muss dabei der Datenschutz im Vordergrund stehen. In Wohnanlagen der LEG beispielsweise gibt es digitale Schwarze Bretter mit aktuellen Informationen. Diese könnten sogar als Werbeflächen für nahegelegene Einzelhändler dienen.
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Hilfe zur Selbsthilfe in Detmold
Mit den Mietern über ein Portal in Kontakt treten – diesen Ansatz zur digitalen Vernetzung in der Wohnungswirtschaft hat auch die Genossenschaft Wohnbau Detmold auf den Weg gebracht. „webWohnen“ heißt das Projekt, das Vorstand Uwe Petrat und seine Mitarbeiter ins Leben gerufen haben. Seit September 2012 hat die Wohnbaugesellschaft für knapp 600 Bewohner Tablets zur Verfügung gestellt und dafür auch eine eigene App entwickelt. „Wir wollen die Mieter dort ansprechen, wo sie sich mit hoher Wahrscheinlichkeit aufhalten: im Internet“, sagt Petrat.
„Digitale Angebote müssen alle Generationen abholen”
Uwe Petrat, Genossenschaft Wohnbau Detmold
App verbindet Nachbarn miteinander
Die Ziele des Projektes: Mehrwert für die Mieter schaffen und Nachbarschaften über ein soziales Netzwerk miteinander in Kontakt bringen. In der App können sich Mieter ein Profil mit einem Foto und ihren Daten anlegen. Hat ein Handwerker an einem Morgen Reparaturen in mehreren Wohnungen zu erledigen, können sich die Mieter so untereinander absprechen, damit sich nicht alle einen halben Tag Urlaub nehmen müssen. Wer einen neuen Besitzer für ein Möbelstück sucht, kann über das Portal auch eine Kleinanzeige schalten.
Interaktivität für alle Generationen
Petrat will aber nicht nur die Digital Natives abholen, sondern auch die Generation 60 plus. „Wir müssen uns auf den demografischen Wandel einstellen“, sagt der Vorstand der Wohnbau Detmold. Dass sich ältere Mieter der Digitalisierung gegenüber sperren, kann er nicht bestätigen. „Im Gegenteil, sie sind demgegenüber sehr aufgeschlossen. Mit der App bieten wir all unseren Mitgliedern ein interaktives Medium“, sagt Petrat. Für die Zukunft ist auch die Integration von Apps von Drittanbietern geplant, beispielsweise für einen Einkaufs-Service. Für ihn steht fest: In den nächsten Jahren wird die Digitalisierung die Wohnungswirtschaft noch weiter vorantreiben. „Die Möglichkeiten sind noch lange nicht ausgeschöpft.“
Die Reportage stammt ursprünglich von Unitymedia. Unitymedia gehört seit 2019 zum Vodafone-Konzern.
Wie läuft bei Ihnen die Aktenhaltung ab? Gibt es weiterhin viele Regale voller Aktenordner oder übernehmen bereits Server diese Aufgaben? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.
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