Ihren Messebesuch vorbereiten: Die ultimative Checkliste

Digitaler Ausblick

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Datum 18.04.2020
Lesezeit 5 Min.

Ihren Messebesuch vorbereiten: Die ultimative Checkliste

Nicht nur der Mobile World Congress und die Online Marketing Rockstars-Veranstaltung (OMR) rufen spätestens im nächsten Jahr wieder die digitalen Denker, Wirtschaftsvertreter und Entscheider aus aller Welt zusammen. Mit der optimalen Planung wird der Messebesuch in unserer digitalen und vernetzten Welt zum Erfolg. Unsere Checkliste hilft Ihnen, damit die nächste Messe ein voller Erfolg wird – trotz und gerade mit Corona.

Am Anfang eines erfolgreichen Messebesuchs steht die sorgfältige Vorbereitung. Diese findet idealerweise aber nicht erst am selben Tag oder während der Anreise statt, sondern mindestens eine, besser sogar zwei Wochen vorher. Vor Ort ist schließlich vor allem eines kostbar: Ihre Zeit. Dementsprechend reisen Sie mit unserer Messe-Checkliste nicht nur entspannt an, sondern können vor Ort jede Menge interessante Gespräche führen. Und nach der Veranstaltung ist deren Nachbereitung mindestens ebenso wichtig wie die Messe selbst.


Tipp #1: Informieren Sie sich rechtzeitig und planen Sie Ihre Messtermine vorab

Ob über den offiziellen Messekatalog, das Online-Ausstellerverzeichnis oder die App zur Messe: Vorab lässt sich in den meisten Fällen ein Überblick über die vertretenen Unternehmen gewinnen und ein digitaler Hallenplan begutachten. Danach gilt es zu entscheiden, welche Personen Sie treffen, welche Veranstaltungen, Vorträge und Diskussionsrunden Sie besuchen möchten.

Klären Sie potenzielle Kontakte bei den einzelnen Unternehmen ab und machen Sie mit diesen unbedingt feste Termine aus. Tragen Sie diese umgehend in Ihren Kalender ein – so ist Ihr Messetag bereits gut gefüllt und Sie verschwenden vor Ort keine Wartezeit.

Bei großen Messen wie dem Mobile World Congress empfehlen wir Ihnen außerdem, hallenweise vorzugehen. Schließlich wollen Sie den Tag nicht mit anstrengenden Fußmärschen, sondern interessanten Gesprächen und Abschlüssen verbringen.

Ein standardisiertes E-Mail-Anschreiben an all Ihre Kontakte zwei Wochen vor der Messe kann helfen, vor Ort Geschäftspartner zu treffen, die keinen eigenen Stand haben, Sie aber vor Ort gerne sehen würden.

Tipp #2: Nutzen Sie Ihr Smartphone konsequent

Nicht nur die App zur jeweiligen Messe sollte ihren Platz auf Ihrem Smartphone oder Tablet finden. Diverse weitere Tools bieten sich geradezu an, um Ihnen vor Ort mühsames Suchen nach Informationen zu ersparen:

Evernote: Für die Aufgabenplanung und Ablage von Notizen vor, während und nach der Messe erfreut sich dieses Tool besonderer Beliebtheit. Es funktioniert auf sämtlichen Betriebssystemen und Endgeräten wie Smartphone, Tablet oder Smartwatch. Die Synchronisation erfolgt über die Cloud, so dass Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Notizen, Bilder, Dokumente, Web-Clips und Sprachaufnahmen haben.

Microsoft To Do (vormals Wunderlist): Ein weiterer Klassiker unter den Ablagesystemen ist Microsoft To Do (ehemals Wunderlist). Damit lassen sich schnell und einfach To-Do-Listen erstellen und führen. Auch die gemeinsame Bearbeitung von Listen ist kein Problem falls, Sie als Team eine Messe besuchen und wiederkehrende Aufgaben in Terminen mit verschiedenen Ausstellern anfallen.

TeuxDeux: Dieses Tool hilft Ihnen, den Überblick über die Termine während der Messe zu behalten. Dieser digitale Tages- bzw. Wochenplaner lässt sich via Desktop und App (nur iOS) verwenden und zeichnet sich durch minimalistisches Design aus.

Camscanner oder SamCard: Beim Messebesuch häufen sich meist die Visitenkarten, die Sie aus Terminen mitgenommen haben. Die hochauflösenden Kameras der Smartphones eignen sich, um Visitenkarten schnell und einfach sofort zu digitalisieren. Diese Apps erkennen automatisch sämtliche Informationen auf der Visitenkarte und speichern sie in den Kontakten ab.

Video: YouTube / Amazon FBA – Produktion & Import – AMZPro

 

Tipp #3: Reisen Sie vor Ort effizient und bequem

Neben der optimalen Organisation von Aufgaben und Terminen kann es vor allem für ortsfremde Messebesucher manchmal etwas mühevoll sein, sich zurechtzufinden. Zur Navigation helfen altbekannte Apps wie z.B. Google Maps. Die richtigen Reiseverbindungen finden Sie z.B. mit dem DB Navigator oder der Fahrplanauskunft des örtlichen Nahverkehrsanbieters. Ist Ihnen der örtliche Taxiruf nicht bekannt, sind die Apps FreeNow (ehemals MyTaxi) und Taxi.eu für die Taxifahrt erste Wahl und lassen Sie nicht im Regen stehen.

Wichtig ist hier wie bei den anderen Punkten auch: Je mehr Informationen Sie vorab über die örtlichen Gegebenheiten haben, umso stressfreier gelingt der Aufenthalt. Die notwendige Fahrt vom Hotel zum Messegeländer ist dabei ebenso bedeutsam wie ein möglicher, abendlicher Besuch der Innenstadt mit Ihren Geschäftspartnern.

Beim Thema Kleidung gilt: Nehmen Sie mindestens zwei Anzüge mit, sofern diese Kleidung von Ihnen erwartet wird. Sonst kann ein möglicher Fleck beim geschäftlichen Mittagessen Ihnen schnell den Tag ruinieren. Außerdem gilt insbesondere beim Thema Schuhwerk: Bequem geht vor elegant. Immerhin kann ein Messetag gut und gerne zwölf oder mehr Stunden dauern.

Tipp #4: Nehmen Sie mindestens eine Powerbank mit

Neben bequemen Schuhen, Stiften und Notizblöcken, sollte auch Ihr IT-Equipment bestens gerüstet sein. Vergessen Sie nicht, Ihren Laptop, Tablet oder das Smartphone einzupacken – je nachdem, was Sie zum digitalen Arbeiten benötigen. Und sorgen Sie vor, damit Sie nicht nach einem halben Tag ohne Akku dastehen. Eine Powerbank mit einer möglichst hohen Milliampere-Kapazität und sämtlichen kompatiblen Ladekabeln bringt Sie durch den langen Tag.

So können Sie entspannt Ihr Smartphone und Tablet zwischen den Terminen aufladen. Übrigens erleichtert eine Dreiersteckdose das parallele Aufladen ihrer Geräte während längerer Bahnreisen und sorgt für weniger Stress mit dem Sitznachbarn, der gegebenenfalls die einzige Steckdose am Platz mitnutzen möchte. Bei Terminen im Ausland sollten Sie den entsprechenden Steckdosenadapter nicht vergessen.

Unser Zusatz-Tipp: Mit einer eigens vorbereiteten Messe-Tasche, die Sie am Tag der Abreise nur noch einpacken müssen, sind Sie optimal vorbereitet. Solange die Corona-Pandemie andauert, sollte diese unbedingt auch Desinfektionsmittel und genügend Einweg-Masken für den Aufenthalt in geschlossenen Räumen beinhalten.

Tipp #5: Planen Sie genügend Zeit für die Nachbereitung ein

Nach dem Messebesuch gilt es, die Kontakte zu pflegen, Ihr Adressbuch zu aktualisieren und interessante Gespräche nachzuverfolgen. Dazu kann ein vorbereitetes Dankschreiben nützlich sein, in dem Sie sich für das interessante Gespräch bedanken und die Standardsätze mit individuellen Informationen anreichern. Nutzen Sie dafür auch Networking-Möglichkeiten auf XING und LinkedIn. Bestenfalls haben Sie die Vorbereitung dieser Aufgabe bereits vor dem Messebesuch erledigt und können entspannt die Heimreise antreten.

 

Welchen Tipp haben Sie noch für unsere Leser, was den effizienten Messebesuch angeht? Wir sind gespannt auf Ihren Kommentar.

 

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