Steuererklärung für Selbständige – so geht’s

Digitales Business

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Datum 21.10.2021
Lesezeit 7 Min.

Steuererklärung für Selbständige – so geht’s

Die jährliche Steuererklärung kann für Selbstständige eine echte Herausforderung darstellen. Was muss ich einreichen und welche Formulare benötige ich dafür? Kann ich die Steuer komplett online erklären und welche Tools helfen mir dabei? Wann muss ich Umsatzsteuer abführen und benötige ich einen Steuerberater? Wir beantworten diese und weitere Fragen, damit Sie möglichst wenig Zeit mit Ihrer Steuererklärung verbringen und sich stattdessen auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Selbstständige müssen bei ihrer Steuererklärung gegenüber abhängig Beschäftigten viele Dinge beachten. Als selbstständig im Sinne des Steuerrechts gelten dabei Freiberufler, also Personen, die selbstständig und eigenverantwortlich tätig sind und einen bestimmten Katalogberuf oder eine Tätigkeit nach §18 Abs. 1 EStG (Einkommensteuergesetz) ausüben. Darunter fallen unter anderem wissenschaftliche und künstlerische Berufe sowie Tätigkeiten im Medizin- und Rechtswesen. Auch der Beratungs- und Vermögensverwaltungsbereich fällt unter die freien Berufe.

 

Welche Steuern müssen Selbstständige abführen?

Außer der Einkommensteuererklärung können bei Selbstständigen unterschiedliche Steuern anfallen. Diese richten sich nach der Art der Selbstständigkeit: Neben der Einkommensteuer muss in vielen Fällen Umsatzsteuer abgeführt werden, daneben bei Gewerbetreibenden auch Gewerbesteuer.

Die Steuerunterlagen werden mittlerweile komplett online beim Finanzamt eingereicht. Sämtliche Formulare für Selbstständige werden von den Finanzverwaltungen online im Elster-Portal kostenfrei bereitgestellt. Dessen Übersichtlichkeit und Funktionsumfang reicht für Freiberufler:innen, die vor allem ihre persönlichen Verhältnisse angeben müssen, im allgemeinen aus. 

Werden die Unternehmensverhältnisse allerdings komplizierter, beispielsweise weil Sie Angestellte beschäftigen, empfiehlt sich die Anschaffung einer alternativen, kostenpflichtigen Software für die verschiedenen Steuererklärungen. Gemein ist diesen die auf das jeweilige Jahr abgestimmte Struktur der Formulare sowie die Online-Übermittlung an das zuständige Finanzamt. Steigt Ihr Umsatz oder ist die Erhebung von Einnahmen und Ausgaben sehr aufwendig, sollte hingegen ein Steuerberatungsbüro als Unterstützung hinzugezogen werden.

 




Quelle: Youtube / Finanzfluss

 

Pflicht: Aufzeichnung und Aufbewahrung

Generell gilt: Selbstständige benötigen eine gute Dokumentation Ihrer betrieblichen Tätigkeiten, sowohl auf Einnahmen- als auch auf Ausgabenseite. Unabhängig davon, ob Sie die Erklärung Ihrer Steuern persönlich vornehmen oder eine:n Steuerberater:in damit beauftragen, unterliegen Sie einer grundlegenden Aufzeichnungspflicht: Ein- und Ausgaben mitsamt der Rechnungsnummern und -daten sowie die Aufsplittung in Brutto- und Nettobeträge hinsichtlich der erhobenen Umsatzsteuer sind dabei obligatorisch.

In diesem Zusammenhang unterliegen Sie als Selbstständige:r ebenfalls der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen und Belegen. Betriebsprüfungen können vom Finanzamt auch im Nachhinein noch vorgenommen werden, so dass Sie verpflichtet sind, Ihre Unterlagen und Belege zehn Jahre lang bereitzuhalten.

Sowohl bei den Erklärungen von Einkommens-, Umsatz- und Gewerbesteuer, als auch bei etwaigen Betriebsprüfungen macht sich eine gute Dokumentation Ihrer geschäftlichen Aktivitäten doppelt bezahlt: Die übersichtliche und transparente Nachvollziehbarkeit von Einnahmen und Ausgaben erspart nicht nur Ihnen selbst Zeit und Nerven, sondern gegebenenfalls zusätzliche, unerwartete Kosten durch Steuernachzahlungen.

 

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Die Einnahmenüberschussrechnung

Die Einkommensteuererklärung von Selbstständigen muss üblicherweise bis zum 31. Juli des Folgejahres eingereicht werden – in 2021 gilt aufgrund der Corona-Pandemie eine Frist bis zum 1. November.

Die Höhe der Einkommensteuer, die Selbstständige abführen müssen, richtet sich nach der Höhe des Betriebsgewinns. Übersteigen die Einnahmen aus der freiberuflichen (Neben-)Tätigkeit die Grenze von 2.400 Euro pro Jahr, müssen diese versteuert werden. Dies erfolgt in Ihrer Einkommensteuererklärung als Freiberufler mittels des Formulars „S”.

Um den Gewinn der selbstständigen Tätigkeit zu ermitteln, ist zusätzlich eine Einnahmenüberschussrechnung (Anlage „EÜR” der Einkommensteuererklärung) notwendig. Dabei handelt es sich um eine einfache Form der Buchführung, die lediglich die Betriebseinnahmen und -ausgaben des Geschäftsjahres nach dem Zu- und Abflussprinzip einander gegenüberstellt. Vor allem für Solo-Selbstständige lohnt sich diese Form der Gewinnermittlung, da dabei im Unterschied zur Bilanzbuchführung weder die Führung von Bestandskonten noch eine betriebliche Inventur notwendig sind.

Die EÜR erfasst sämtliche betrieblichen Einnahmen und Ausgaben, die für die Gewinnermittlung relevant sind. Darunter fallen unter anderem:

Einnahmen:

  • Betriebseinnahmen durch selbstständige Tätigkeiten
  • Kapitalerträge
  • vereinnahmte und ggf. erstattete Umsatzsteuer (sofern umsatzsteuerpflichtig)
  • Veräußerung von Anlagevermögen
  • private Kraftfahrzeugnutzung
  • sonstige Sach-, Nutzungs- oder Leistungsentnahmen

Ausgaben:

  • Waren, Rohstoffe, Hilfsstoffe
  • Absetzung für Abnutzung (AfA)
  • Raum- und Grundstücksaufwendungen (ohne Home-Office)
  • gezahlte Löhne und Gehälter
  • unbeschränkt abziehbare Ausgaben (Telefon/Internet, Software/Hardware. Büroausstattung, Porto, Fachliteratur usw.)
  • beschränkt abziehbare Betriebsausgaben (z.B. Bewirtung, Verpflegung, Home-Office, Gewerbesteuer)
  • Fahrtkosten

Der in der Einnahmenüberschussrechnung ermittelte Betriebsgewinn wird in die Anlage S der Einkommensteuererklärung übertragen. Dieser Betrag geht dann als Ihr zu versteuernder Jahresverdienst in die Einkommensteuererklärung ein. Davon werden – ebenso wie bei Arbeitnehmer:innen – Ihre Vorsorgeaufwendungen und mögliche andere steuermindernde Faktoren abgezogen.

 

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Tipp: Betriebsausgabenpauschale nutzen

Die Ermittlung des Betriebsgewinns einer selbstständigen Tätigkeit kann deutlich vereinfacht werden, wenn die so genannte Betriebsausgabenpauschale genutzt wird. Dabei können Pauschalbeträge geltend gemacht werden, für die keine separate Aufschlüsselung beziehungsweise Nachweise in Form von Rechnungen und Belegen notwendig sind. Neben der Ersparnis von Zeit und Aufwand bei der Gewinnermittlung können Selbstständige mit geringen Betriebsausgaben durchaus steuerliche Vorteile in Anspruch nehmen.

Bei einer hauptberuflich selbstständigen, schriftstellerischen oder journalistischen Tätigkeit können pauschal 30 Prozent der Betriebseinnahmen als Ausgaben geltend gemacht werden, allerdings maximal 2.455 Euro.

Aus wissenschaftlicher, künstlerischer und schriftstellerischer Nebentätigkeit sowie aus nebenamtlicher Lehr- und Prüfungstätigkeit können pauschal 25 Prozent der Einnahmen bis zu einem Maximalbetrag von 614 Euro als Ausgaben aufgeführt werden.

 

Das Formular einer Steuererklärung

Die Einnahmenüberschussrechnung wird bei Selbstständigen der Einkommensteuererklärung beigefügt, um den Betriebsgewinn zu ermitteln.

 

Umsatzsteuer – ja oder nein?

Gerade bei Start-ups herrscht oft große Verwirrung hinsichtlich der auch als Mehrwertsteuer bekannten Umsatzsteuer (USt): Muss ich sofort Umsatzsteuer erheben, wenn ich die erste Rechnung stelle? Wie rechne ich die Vorsteuer heraus und wann will das Finanzamt eigentlich das Geld sehen?

Die abzuführende Umsatzsteuer ergibt sich aus der Summe der vereinnahmten Steuerbeträge, die in Ihren Rechnungen ausgewiesen werden. Davon ziehen Sie die USt-Beträge ab, die bei Ihren Betriebsausgaben angefallen sind (Vorsteuer). Der Restbetrag muss an das Finanzamt abgeführt werden.

Umsatzsteuer muss erst dann erhoben werden, wenn der Umsatz aus der selbstständigen Tätigkeit mindestens 17.500 Euro umfasst (bei Betriebsgründungen 22.000 Euro). Hat er im vorangegangenen Jahr weniger als diesen Betrag umfasst und überschreitet im laufenden Geschäftsjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht, fallen Selbstständige unter die so genannte „Kleinunternehmerregelung”. Diese findet sich in Paragraph 19 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Wichtig ist, bei der Rechnungsstellung auf diesen Paragraphen zu verweisen, damit das Finanzamt bei Auftraggeber und Auftragnehmer nachvollziehen kann, dass keine Umsatzsteuer erhoben und bezahlt wurde.

Wann die vereinnahmte Umsatzsteuer abgeführt werden muss, richtet sich nach Ihrem Umsatz: Bei Selbstständigen, deren vereinnahmte Umsatzsteuer im Vorjahr weniger als 1.000 Euro betragen hat, genügt eine Jahressteuererklärung. Über diesen Betrag hinausgehend muss die Umsatzsteuer quartalsweise abgeführt werden. Bei einer ausgewiesenen Umsatzsteuer von mehr als 7.500 Euro pro Jahr ist die Voranmeldung sogar monatlich fällig. Hierbei ist allerdings eine Dauerfristverlängerung möglich, so dass die Umsatzsteuerbeträge immer erst einen Monat später eingereicht werden können.

Tipp: Mit Nettobeträgen rechnen

Gerade bei Startups oder Solo-Selbstständigen mit geringen Umsätzen kommt es oft auf jeden Euro an. Rechnen Sie dennoch bei Ihren internen Kalkulationen am besten immer mit den Nettobeträgen Ihrer Betriebseinnahmen und betrachten Sie die Umsatzsteuer lediglich als durchlaufenden Posten. So vermeiden Sie ein böses Erwachen bei der Abführung der Umsatzsteuerbeträge oder der Umsatzsteuererklärung im Rahmen der jährlichen Steuererklärung.

 

Ehrenamts- und Übungsleiterfreibetrag

Viele Menschen üben neben ihrem eigentlichen Beruf weitere freiberufliche Tätigkeiten aus, die vergütet werden. Diese Vergütung bewegt sich oft im Rahmen sehr geringer jährlicher Beträge – diese dürfen allerdings bei der Steuererklärung nicht übergangen werden! Um die Buchführung und den Verwaltungsaufwand für diese Tätigkeiten im Dienst für die Gesellschaft zu vereinfachen, hat der Gesetzgeber Freibeträge für diese Bereiche geschaffen:

  • Unter den Ehrenamtsfreibetrag fallen freiberufliche Nebentätigkeiten im mildtätigen, gemeinnützigen oder kirchlichen Bereich. Bis zu 720 Euro im Jahr können hier steuerfrei dazuverdient werden. Die Tätigkeit darf allerdings ausschließlich nebenberuflich ausgeführt werden und nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit einer vergleichbaren Vollzeitstelle umfassen.
  • Der Übungsleiterfreibetrag regelt hingegen die Einnahmen, die aus nebenberuflichen Tätigkeiten wie beispielsweise als Übungsleiter:in, Erzieher:in oder Ausbilder:in erwachsen. Darunter fallen:
    • Trainer:innen oder Mannschaftsbetreuer:innen
    • Chorleiter:innen oder Kirchenmusiker:innen
    • Jugendleiter:innen und Ferienbetreuer:innen
    • Notfallsanitäter:innen bei öffentlichen Veranstaltungen

Einnahmen aus diesen Tätigkeiten bleiben bis zu einem Betrag von 2400 Euro pro Jahr steuerfrei. Diese Grenze gilt auch bei nebenberuflichen Tätigkeiten im Kunst- oder Pflegebereich – allerdings nur, wenn die öffentliche Hand als Auftraggeberin fungiert und/oder die Tätigkeit zu gemeinnützigen Zwecken erfolgt.

 

Nehmen Sie als Selbstständige:r Ihre Steuererklärung persönlich vor? Welche weiteren Tipps haben Sie für andere Freiberufler:innen? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.

 


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