Workplace-as-a-Service (WaaS) – was steckt dahinter?

Digitales Business

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Datum 21.08.2021
Lesezeit 7 Min.

Workplace-as-a-Service (WaaS) – was steckt dahinter?

Nicht allein die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt in den letzten Jahren stark verändert. Auch das mobile Arbeiten, die fortschreitende Echtzeit-Vernetzung in der Industrie 4.0 und sich verändernde Bedürfnisse von Mitarbeiter:innen stellen die Unternehmens-IT vor neue Herausforderungen. Eine Antwort auf viele Fragen könnte Workplace-as-a-Service (WaaS) sein.

 

Wie IT-Abteilungen durch Standard-Prozesse gebunden werden

Viel Zeit wenden heutige IT-Abteilungen für das klassische Tagesgeschäft auf. Dazu gehört ganz maßgeblich die unternehmensweite Installation und Betreuung von IT-Arbeitsplätzen mit ihren vielen zeitintensiven Arbeitsschritten.

Das beginnt bei der internen Beantragung und anschließenden Beschaffung der benötigten Hardware- und Software-Ressourcen. Es setzt sich fort mit der Wartung im laufenden Betrieb einschließlich dem Support der Anwender:innen und der Gewährleistung von Datenschutz. Zeit kostet außerdem die Bekämpfung von Schadsoftware und Attacken von außerhalb oder sogar aus dem eigenen Netz.

Und es endet noch nicht bei der fachgerechten Entsorgung nicht mehr benötigter IT-Strukturen inklusive normgerechter Datenlöschung nach NIST 800-88 oder BSI-Leitlinien vor Weitergabe oder -verkauf. Wozu im Zeitalter von Speicher-Karten, die auf einem daumennagelgroßen Chip alle Mitarbeiter:innen-Daten eines Großkonzerns speichern können, übrigens auch die fachgerechte Vernichtung physischer Datenträger nach DIN 66399 gehört.

Auch aus der Befürchtung heraus, hier teure Fehler zu machen, denken Unternehmen zunehmend über die Dienstleistung Workplace-as-a-Service (WaaS) nach.

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Was ist Workplace-as-a-Service?

Workplace-as-a-Service ist ein Angebot für Unternehmen, bei dem IT-Arbeitsplätze für die Mitarbeiter:innen bei Dienstleistern angemietet oder geleast werden. Es ist nicht zu verwechseln mit Windows-as-a-Service von Microsoft, das gelegentlich auch als WaaS bezeichnet wird.

Kunden haben bei WaaS die Wahl, ob Arbeitsplätze inklusive physischer Hardware benötigt oder diese rein virtuell angelegt werden. Auf virtuelle Arbeitsplätze greifen Mitarbeiter:innen browserbasiert über eine Cloud-Lösung zu. Die eigentliche Hardware beschaffen dabei weiter die Kunden selbst. Diese Dienstleistung wird je nach Anbieter auch als Desktop-as-a-Service (DaaS) bezeichnet.

Bei einem WaaS-Angebot inklusive Hardware stellt der Dienstleister auch alle Endgeräte vor Ort auf und richtet diese ein. Einige Anbieter bezeichnen dieses Produkt auch als Modern Workplace as a Service (MWaaS), um zu betonen, dass die Kunden hier regelmäßig aktuelle Hardware erhalten. Die Tarife können als monatliche Raten, separate Leasing-Verträge für die Hardware oder auch als Mischform gestaltet sein.

WaaS ist Teil einer wachsenden Palette von Angeboten für Unternehmen, mit denen sie IT-Aufgaben auslagern können. Die Möglichkeiten reichen von einfachen Cloud-Lösungen, die lediglich Speicherplatz oder Rechenleistung bereitstellen, bis hin zu komplexen Angeboten, die das Unternehmen komplett von jeglicher Software- und Hardware-Beschaffung und -Wartung entlasten.

 




Video: YouTube / Keypress Media

Das sind die Vorteile von Workplace-as-a-Service (WaaS)

Mit ihren noch vergleichsweise neuen WaaS-Angeboten runden Cloud-Dienstleister ihre Service-Pakete rund um das Auslagern der Unternehmens-IT nach oben ab. Auch Software-Hersteller wie Microsoft, die entsprechende Dienste aktiv bewerben, optimieren ihre Produkte. Microsoft kann so Services wie 365, Dynamics 365 oder Cloud-Dienste leichter über WaaS verteilen.

Viele Freiberufler:innen insbesondere in Großstädten nutzen entsprechende Services schon länger. So sind Coworking-Spaces, in denen bevorzugt Einzelunternehmer aus der Kreativ- oder Software-Entwicklungsbranche IT-Arbeitsplätze auf Zeit anmieten, mit den WaaS-Angeboten vergleichbar.

Junge Unternehmen schätzen WaaS besonders: Sie können die hohen Einstiegskosten für den Aufbau einer eigenen IT einsparen und so das knappe Firmenkapital weitgehend in Produktentwicklung, Marketing oder den Aufbau eines Kundenstammes investieren. Aber auch für größere Unternehmen ist WaaS zunehmend interessant, da diese Bereitstellungslösung zahlreiche Vorteile sowohl kaufmännischer als auch organisatorischer Natur zu bieten hat. Mehr über die Gründe lesen Sie hier:

 

Kalkulierbare IT-Kosten

IT-Kosten werden leichter kalkulierbar, indem eine feste Anzahl von Arbeitsplätzen gebucht werden kann. Auch saisonale Schwankungen sind per WaaS besser darstellbar, indem Hard- und Software termingerecht berechnet, gebucht und auch wieder gekündigt werden können.

 

Entlastung des Mangements

Abteilungen werden von Standard-Prozessen entlastet. In vielen Unternehmen ist die Entscheidung über Hardware- und Software-Beschaffung auf Management-Ebenen angesiedelt. Dies verzögert die Bereitstellung und Einrichtung von Arbeitsplätzen. Workspace über WaaS kann deutlich schneller hinzugebucht werden. Neue Mitarbeiter:innen werden an ihren ersten Arbeitstagen nicht mehr an Springer-Arbeitsplätzen „zwischengeparkt“, sondern können sofort produktiv arbeiten. So wird ein wertschätzendes und gleichzeitig effizientes Onboarding möglich.

 

Leichtere Betreuung verschiedener Standorte

Firmen mit vielen dezentralen Arbeitsplätzen, zum Beispiel Filialisten im Einzelhandel, können ihre Standorte über WaaS-Dienstleister einrichten und betreuen lassen. Durch den hohen Spezialisierungsgrad der WaaS-Anbieter können viele Service- und Wartungsaufgaben über das Internet oder Callcenter erledigt werden, für die sonst IT-Mitarbeiter:innen aus der Zentrale des Filialisten anreisen müssten.

 

Mehr Raum für strategische Aufgaben

Die Unternehmens-IT kann sich wieder mehr auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Tagesgeschäft und strategische Aufgaben behindern sich nicht gegenseitig. Das Roll-out eines neuen Produktes zum Beispiel verhindert nicht, dass an anderer Stelle Arbeitsplätze eingerichtet werden können.

 

Einheitliche IT

Aufwand durch unterschiedlich eingerichtete Arbeitsplätze im Unternehmen entfallen. Je nach Abo-Modell nutzen alle Abteilungen auf diesen Plattformen die gleiche Hardware, die gleichen Betriebssysteme und Betriebssystemversionen und die gleiche Business-Software. Es müssen zum Beispiel keine Dokumente im Workflow konvertiert werden, um sie anderen Abteilungen zur Verfügung stellen zu können. Alle am Wertschöpfungsprozess Beteiligten greifen in derselben Cloud auf dieselben Objekte zu und können sie in gleicher Form bearbeiten. Lediglich ein Rechte-Management oder ein interner Workflow regelt, wer wann welche Datei öffnen und bearbeiten kann. Willkommener Nebeneffekt: Es gibt im Firmennetz keine exotischen oder veralteten Arbeitsplatz-Konfigurationen mehr. Denn diese können mangels aktueller Updates versteckte Einfallstore für Schadsoftware sein.

 

IT bleibt flexibel

WaaS geht flexibel auf zukünftige Herausforderungen ein. Viele Unternehmen und deren Mitarbeiter:innen werden in der Corona-Pandemie durch hohen Improvisationsbedarf während kurzfristig angesetzter Homeoffice-Zeiten herausgefordert. Die meisten heimischen Arbeitsplätze dürften bis heute die Richtlinien der Arbeitsstättenverordnung nicht erfüllen. Über WaaS können Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen sichere, ergonomische und technisch aktuelle Arbeitsplätze bereitstellen, die alle einschlägigen DIN-Normen berücksichtigen. Ebenso ist eine kurzfristige Migration von Arbeitsplätzen zwischen Wohnort und Büro problemlos möglich. Mitarbeiter:innen werden nicht mehr zu Hause ihre eigenen System-Administrator:innen, sondern erhalten professionellen Service – wahlweise per telefonischer Beratung oder Vor-Ort-Termin. Dies reicht bis hin zur sicheren Einbindung des Dienst-Laptop über VPN-Tunnel im heimischen WLAN. Praktisch: Es sinkt das Risiko, dass Mitarbeiter:innen sich vertrauliche, dienstliche E-Mails auf den privaten Computer weiterleiten und dort bearbeiten; oder beim umgekehrten Weg potenziell Schadsoftware ins Unternehmensnetzwerk einbringen.

 

Passgenaue Auswahl

Die Palette der möglichen Arbeitsplätze vergrößert sich: Es gibt nicht mehr den Standard-Notebook des Standard-Systemhauses für alle Außendienstler:innen. Stattdessen können zum Beispiel Mitarbeiter:innen, die besonders rechen- und grafikintensive Programme nutzen, die passenden leistungsfähigen Endgeräte erhalten.

 

Komplette Lösung

Der WaaS-Anbieter kümmert sich um die Abstimmung der Endgeräte untereinander. Kunden müssen nicht mehr selbst prüfen, ob eine Branchenlösung auch auf bestimmten mobilen Endgeräten funktioniert. Stattdessen wird ein Komplettpaket bestellt, das seitens des Dienstleisters bereits auf Kompatibilität getestet ist.

 

Keine Investment-Risiken in der IT

Investment-Risiken durch unproduktive oder nicht wie geplant nutzbare Hard- und Software entfallen. Ein Gerät, das nicht mehr gesetzlichen Ergonomie- oder Datenschutz-Standards entspricht, kann leichter ausgemustert und durch bessere Hardware ersetzt werden. Eine Software, die nach einem Update nicht mehr mit einer anderen im Unternehmen genutzten Branchenlösung kooperiert, wird bequem durch ein anderes Produkt ersetzt.

 

Kein Datenschutzproblem bei nicht verwendeter Hardware

Die Abwicklung von veralteten oder unbesetzten Arbeitsplätzen ist dank WaaS kein Datenschutzrisiko mehr. Die Sorge, dass Datenträger aus weiterverkaufter Hardware von Dritten ausgelesen werden könnten, führt gerade bei vielen kleineren Unternehmen dazu, dass veraltete Hardware heute lieber entsorgt als dem Weiterverkauf zugeführt wird. So wird unnötig Kapital vernichtet und es werden wertvolle Ressourcen verschwendet, was der Umwelt schadet. Ein WaaS-Anbieter ist hingegen mit den Prozessen zur sicheren Datenlöschung vertraut, da dies für ihn Tagesgeschäft ist.

 

Video: YouTube / bluechipComputer

 

Wer bietet WaaS an?

In der Welt der WaaS-Dienstleistungen finden sich die großen Anbieter aus dem Cloud-Sektor wie Microsoft oder Amazon ebenso wie regionale Systemhäuser, die ihre bisherigen Angebote aus dem Hardware-Verkauf und Leasing um neue WaaS-Produkte erweitern.

Microsoft selbst arbeitet mit Partnern wie Metacomp oder ALSO, die Microsoft-Produkte zum Teil um eigene Hardware- und Software- oder Beratungs- und Wartungs-Angeboten ergänzen. Daher unterscheiden sich die am Markt verfügbaren Angebote auch erheblich – je nach Hintergrund des Dienstleisters und seiner Produkthistorie, auf die er WaaS aufsetzt.

Im ersten Schritt sollten Sie daher spezifizieren, welche Dienstleistungen Sie exakt benötigen und was Sie vielleicht sogar weiterhin Inhouse machen möchten. Genügen Ihnen rein software-basierte Angebote (meist als DaaS bezeichnet)? Oder bevorzugen Sie komplette physische Arbeitsplätze, die entsprechende Endgeräte beinhalten (meist unter der Produktbezeichnung WaaS oder MWaaS)?


Ebenfalls wichtig: Welche Service-Level sind nötig und welchen Support benötigen Sie für welche Hard- und Software. Auch hier wieder die Frage: Was können Sie selbst machen, was möchten Sie anmieten?

Sind Ihre Arbeitsplätze an einem oder wenigen Unternehmensstandorten konzentriert, kann es sinnvoll sein, einen regionalen Dienstleister zu beauftragen. Der Vorteil: Kurze Wege bei Hardware-Austausch oder Reparaturen. Außerdem haben Sie lokale Ansprechpartner:innen, die ihren Kundenstamm und dessen Bedürfnisse kennen.

Sind Sie als Unternehmen national oder international aufgestellt, sollten Sie einem großen Anbieter den Vorzug geben. Der Vorteil: Hier finden Sie auch für exotische Branchenlösungen und -bedürfnisse die passenden Ansprechpartner:innen. Sie haben eine größere Auswahl bei Hard- und Software und sind nicht nur auf einen Cloud-Partner im Hintergrund angewiesen.

DaaS und WaaS bietet beispielsweise der US-Hardware-Hersteller HP (ehemals: Hewlett-Packard) an, der seit vielen Jahren mit seinen Notebooks, Workstations, Desktop-PC sowie Druckern und Monitoren am Markt vertreten ist. Aber auch Wettbewerber wie Lenovo haben sich entsprechend aufgestellt.

Es gilt die Regel: Je exakter Sie vorab Ihre Bedürfnisse und die Ihrer Mitarbeiter:innen in einem Lastenheft zusammenfassen und je passender Sie Ihren WaaS-Anbieter zu diesen Bedürfnissen auswählen, desto größer wird Ihr Nutzen im laufenden Geschäftsbetrieb sein.

 

Nutzen Sie bereits WaaS in Ihrem Unternehmen oder planen Sie den Umstieg von anderen Produkten auf WaaS? Was sind Ihre Erfahrungen beim Wechsel und welche Ratschläge können Sie anderen Nutzern geben?

 

 


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