Enterprise Social Networks – Diese Vorteile bieten Ihnen Slack und Co.

• Ein Enterprise Social Network (ESN) vernetzt Teams und verschiedene Unternehmen noch besser.
• Über ein ESN ist eine transparentere Absprache mit wenig Informationsverlust möglich.
• Die Kommunikation über das unternehmensinterne Netzwerk erhöht die Produktivität und spart kostbare Zeit.
• Viele ESN-Apps sind intuitiv bedienbar.
• Es existieren kostenlose Lösungen, die sich für einen Testlauf anbieten.

„Enterprise Social Networks“ (ESN) zählen zu den wichtigsten Trends im digitalen Sektor. Denn für eine digitale Transformation Ihres Unternehmens ist es wichtig, dass Sie auch die interne Kommunikation nicht vergessen. Mittlerweile gibt es verschiedene Tools hierfür. Diese verbessern in der Regel Produktivität, Teamarbeit sowie Austausch Ihrer Mitarbeiter. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Vorteile Ihnen Programme wie Slack oder Microsoft Teams liefern – und für welche Zwecke deren Einsatz besonders gut geeignet sind.

Mit Enterprise Social Network schneller Kommunizieren

Ein ESN bietet mehrere Features, die sich positiv auf die tägliche Arbeit auswirken. So sind die einzelnen Mitarbeiter durch die unternehmensinterne Umgebung direkter miteinander verbunden, selbst wenn sich diese nicht im selben Raum befinden. Möglich macht dies eine Chatumgebung. Je nach Team oder Projektgruppe können Sie verschiedene Chat-Kanäle erstellen. Je nachdem, welche Personen sie miteinander vernetzen möchten.

Das erleichtert den Informationsaustausch innerhalb eines Teams ebenso wie die Kommunikation über verschiedene Abteilungen oder Hierarchieebenen hinweg. Letzteres sorgt dafür, dass eventuell bestehende Barrieren zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten herabgesetzt werden. Der Austausch via ESN sorgt im Sinne einer besseren Unternehmenskultur ebenfalls dafür, dass einzelne Personen innerhalb eines Teams ihr Know-How besser kombinieren können. Das hilft dabei, die unterschiedlichen Fähigkeiten-Niveaus der Mitarbeiter besser auszugleichen.

Erstellen Sie einen Chat-Kanal für das gesamte Unternehmen, können Sie außerdem effizienter kleinere Ankündigungen vornehmen, wichtige Hinweise weiterleiten oder Themen im großen Kreis diskutieren.

Erhöhte Produktivität durch ESN

Außerdem bieten die meisten Enterprise Social Networks die Möglichkeit, Dokumente und weitere Dateitypen mit mehreren Personen gleichzeitig zu teilen. Anschließend können sich Ihre Mitarbeiter direkt austauschen, abstimmen und Änderungen diskutieren. Jedes Teammitglied eines Projekts kann die weiteren Entwicklungen dabei transparent mitverfolgen, der Informationsverlust fällt demnach gering aus.

Somit ist Enterprise Social Media besonders im Vergleich zur klassischen E-Mail ein großer Vorteil. Die Erstellung von verschiedenen Chaträumen beziehungsweise Arbeitsgruppen sorgt für mehr Struktur und erleichtert das Auffinden wichtiger Informationen. Und das ist ein immenser Vorteil: Laut einer Studie von unter anderem McKinsey verbringen Mitarbeiter 20 Prozent des durchschnittlichen Arbeitstages mit der Suche nach Informationen. Mit einem ESN lässt sich außerdem das E-Mail-Aufkommen reduzieren. Zudem sind bis zu 25 Prozent weniger Meetings nötig, da viele kurze Absprachen über die interne Social-Plattform erfolgen können.

Verbesserte unternehmensübergreifende Zusammenarbeit

Programme aus dem Sektor Enterprise Social Network erleichtern den Austausch aber nicht nur innerhalb Ihres Unternehmens. Mit einigen Anwendungen können Sie spezielle Arbeitsbereiche beziehungsweise Chaträume erstellen, auf die Sie gemeinsam mit einem Kunden oder einem kollaborierenden Unternehmen Zugriff haben. Durch die direkte Vernetzung via ESN fallen Feedback-Schleifen in der Regel kürzer aus. Außerdem ist es für die Firmen einfacher, gemeinsame Absprachen zu treffen. Das führt langfristig zu einer Kostenreduktionen und Produktivitätssteigerung.

Benutzerfreundlich ohne zeitaufwendige Schulungen

Der Umgang mit einer ESN-Anwendung ist für Mitarbeiter leicht erlernbar. Für viele Nutzer dürfte die Bedienung nämlich sehr vertraut sein: Fast alle Tools setzen auf eine Benutzeroberfläche, die an bekannte und weit verbreitete Social-Media-Netzwerke wie Facebook erinnert. Da ein Enterprise Social Networks Digital Natives und Millennials verbindet, treffen hochgradig Social-Media-affine Angestellte auf erfahrene Mitarbeiter. Einzelne Personen können sich also gegenseitig unterstützen, den Umgang mit dem ESN zu erlernen. Das spart Ihnen Zeit für umfangreiche Schulungen.

Gerade Teams in Großraumbüros können Sie mit einem ESN noch besser vernetzen.

Fünf Anwendungsbeispiele für Enterprise Social Networks in KMUs

Aber wie werden die Netzwerke konkret eingesetzt? Fünf Beispiele zeigen, in welchen Bereichen ESN oft Anwendung finden.

• Co-Creation: Internes Feedback und die Rückmeldung von Endkunden fließen über die vorgesehenen Kanäle eines ESN direkt in die Produktentwicklung ein. Fehler lassen sich leichter erkennen und das Produkt kann gemäß dem Kundenwunsch optimiert werden.
• Kollaboration: Aufgaben lassen sich effektiver delegieren und Ergebnisse können transparenter nachverfolgt werden. Die einfachere und schnellere Zusammenarbeit über alle Kommunikationswege reduziert die internen Aufwände und spart langfristig Zeit und Geld.
• PR & Marketing: Jeder einzelne Mitarbeiter kann mit seinen Ideen die externe Kommunikation einer Organisation unterstützen. Im ESN können diese Ideen gemeinsam effizienter entwickelt werden.
• Social CRM: Indem Informationen aus öffentlichen sozialen Netzwerken im internen ESN angereichert werden, können Unternehmen sich schneller zu Kundenanfragen abstimmen und besser reagieren.
• Mobiles und flexibles Arbeiten: Mitarbeitern ist es möglich, auf die Informationen des ESN von jedem Ort der Welt zuzugreifen – je nach Lösung auch nur via sicherer VPN-Verbindung. Für viele Anwendungen existieren zudem Smartphone- und Tablet-Apps, die auch unterwegs einen einfachen Zugriff auf Informationen ermöglichen.

Enterprise Social Networks vs. Facebook, Twitter und Co.

Öffentliche Social Media-Plattformen wie Facebook und Twitter sind heute wichtige Touchpoints von Unternehmen mit ihren (potentiellen) Kunden wie etwa bei Serviceanfragen, Problemen und Reklamationen. Bei dieser externen Kommunikation kann Ihnen ein ESN zur internen Abstimmung helfen. Anfragen oder Lösungsansätze können Sie beispielsweise in den internen Kanal ihres Social-Media-Teams kopieren und schnell diskutieren, bevor Sie in den Kundendialog gehen. Allerdings bleibt das Enterprise Social Network eine Lösung für die interne Kommunikation und lässt sich nicht direkt mit den bekannten Netzwerken verbinden.

Tipps zur Einführung von ESN-Tools

Möchten Sie ein Enterprise Social Network in Ihrem Unternehmen einführen, sollten Sie das Programm nicht sofort für alle Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Es empfiehlt sich, dass Sie erst ein kleines Team mit dem Tool versorgen. Da die meisten Enterprise-Netzwerke viele Individualisierungsoptionen bieten, haben Sie mit dem Testlauf im kleinen Rahmen Zeit, eine zu Ihrem Unternehmen passende Struktur auszuarbeiten. So sorgen Sie für einen geringeren Frustfaktor und die Adaption fällt leichter aus, wenn das ESN für alle Mitarbeiter ausrollt.

Außerdem sollten Sie sich die Zeit nehmen und Richtlinien für die Kommunikation im ESN aufstellen. Wenn Ihre Mitarbeiter frei nach Laune sämtliche Einträge im Tool kommentieren, entsteht schnell Chaos und ihre einzelnen Kanäle werden unübersichtlich. Überlegen Sie sich also, welche Person Zugang zu welchem Kanal haben sollte und machen Sie ihnen bewusst, dass Beiträge dazu dienen, eine Sache voranzubringen.

Video: YouTube / rexx systems

Beliebte Anwendungen für Enterprise Social Media

Mittlerweile gibt es viele ESN-Tools, die allesamt eine ähnliche Struktur bieten. Welche Lösung sie wählen, sollte von Ihren Anforderungen und Vorhaben abhängen. Zu den bekanntesten Vertretern von Enterprise Social Media gehört beispielsweise Slack. Das Tool ermöglicht Ihnen auch, externe Personen oder Teams in einzelne Kanäle einzuladen. Es eignet sich daher auch für die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Unternehmen oder den Umgang mit Freelancern.

Slack-Alternativen finden Sie etwa in Programmen wie Workplace by Facebook und Microsoft Teams. Letzteres ist mittlerweile Bestandteil von Windows 10. Außerdem haben sich Yammer und RocketChat als kostenlose Lösung am Markt etabliert. Speziell für Projektmanagement bietet sich außerdem Clarizen an. Die Software erleichtert einem Team den gemeinsamen Zugriff auf bestimmte Ressourcen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben an einzelne Mitarbeiter zu verteilen.

Viele Enterprise Social Networks haben jedoch eines gemeinsam: Für den vollen Funktionsumfang müssen kostenpflichtige Zusatzleistungen gebucht werden. Ob Sie diese benötigen, müssen Sie anhand Ihrer Unternehmensgröße und den gewünschten Features entscheiden. Bevor Sie jedoch für eine Lösung zahlen, sollten Sie die kostenlose Variante ausprobieren. Es gilt immerhin zu prüfen, welches Tool speziell für Ihr Unternehmen eine Bereicherung ist.

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Nutzen Sie bereits eine ESN-Anwendung in Ihrem Unternehmen? Was ist für Sie der größte Vorteil? Wir freuen uns auf Ihre Meinung im Kommentarbereich.