Telefonkonferenzen kostenlos abhalten: Die besten Praxis-Tipps

Digitales Business

Digitales Business

Datum 01.12.2020
Lesezeit 7 Min.

Telefonkonferenzen kostenlos abhalten: Die besten Praxis-Tipps

Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice oder Remote Work – die Arbeitswelt wandelt sich. Und mit ihr die Art, wie wir mit Kollegen, Kunden und Lieferanten kommunizieren. Dort, wo nicht alle Beteiligten an einem gemeinsamen Ort aufeinandertreffen, können sie sich beispielsweise per Telefonkonferenz austauschen.


Inzwischen bieten viele Dienste via Internet kostenlose Telefonkonferenzen an. Die Funktionsweise ist bei allen nahezu identisch: Sie geben eine E-Mail-Adresse an und bekommen die Zugangsdaten wie Einwahlnummer und Teilnahme-PIN zugesendet. Diese geben Sie einfach an die gewünschten Teilnehmer weiter.

Allerdings haben kostenlose Telefonkonferenzen einen eingeschränkten Funktionsumfang. So sind die Einwahlnummern in der Regel nur für einen bestimmten Zeitraum verfügbar – beim Anbieter freeTelco beispielsweise nur eine Woche. Dafür müssen Sie sich weder irgendwo anmelden noch eine App herunterladen. Beim Anbieter Deutsche Telefonkonferenz wiederum müssen Sie sich vor der Teilnahme einen kurzen Werbespot anhören.

 

Der richtige Anbieter für Ihre kostenlose Telefonkonferenz?

Die besten Anbieter für eine kostenlose Telefonkonferenz sind derzeit: Deutsche TelefonkonferenzfreeTelcokonferenzen.euteltarif.deFreeConferenceCall.com und meebl.de. Welcher der genannten Anbieter für ein solche Konferenz der passende ist, hängt von mehreren Faktoren ab:

Planen Sie eine Telefonkonferenz mit einer Handvoll Teilnehmern oder wird es ein Audio-Event, bei dem sich mehrere Hundert Menschen einwählen? Achten Sie darauf, ob bei der von Ihnen gewählten kostenlosen Telefonkonferenz das Teilnehmerlimit zu Ihrem Vorhaben passt.

Wählen sich in Ihre kostenlose Telefonkonferenz auch Teilnehmer aus dem Ausland ein? Natürlich können sich Ihre Gäste auch aus dem Ausland über die bereitgestellte deutsche Einwahlnummer in Ihre Telefonkonferenz einwählen. Doch das kann für den Teilnehmer teuer werden. Einige Anbieter stellen für internationale Telefonkonferenzen lokale Einwahlnummern aus den betreffenden Ländern bereit.

Soll Ihre Telefonkonferenz nur für Sie kostenlos bleiben oder auch für Ihre Teilnehmer? Dabei gibt es nämlich erheblich Unterschiede. Viele Angebote beinhalten kostenlose 0800-Servicerufnummern, über die sich die Teilnehmer einwählen können.

Reicht bei Ihrer Telefonkonferenz die einfache Telefonie aus oder benötigen Sie Zusatzfunktionen? Mitunter ist es sehr praktisch, wenn Sie Ihre Telefonkonferenz aufzeichnen können. Bei vielen Teilnehmern und in manchen Fällen erweist sich auch eine Stummschaltung aller (anderen) Teilnehmer als sehr hilfreich. Melden sich einzelne Teilnehmer per virtuellem Handzeichen, können Sie als Moderator die Stummschaltung für einzelne Redner vorübergehend deaktivieren.

 

Die Alternative: Kostenlose Telefonkonferenz via Smartphone (oder Tablet)

Wenn Sie schnell und einfach eine kostenlose Telefonkonferenz mit wenigen Teilnehmern starten möchten, können Sie das auch ganz einfach mit Ihrem Handy. Bei Vodafone können Sie auf diesem Weg eine kostenlose Telefonkonferenz mit bis zu fünf Personen führen.

Um eine Telefonkonferenz zu starten, rufen Sie einfach den ersten Gesprächspartner an. Hat der das Gespräch angenommen, setzen Sie ihn über die entsprechende Anruffunktion auf „Halten“. Nun rufen Sie den nächsten Teilnehmer an und nehmen den einfach in das Gespräch hinzu. Nutzen Sie einen Smartphone-Tarif mit Telefon-Flatrate in sämtliche Netze, ist die gesamte Telefonkonferenz in der Regel kostenlos.

Video: YouTube / Vodafone Deutschland

 

So wird Ihre Telefonkonferenz ein Erfolg

Für den Erfolg einer Telefonkonferenz ist aber nicht allein die passende Technik entscheidend. Ein wesentlicher Faktor ist zudem die richtige Vorbereitung. Mit einer gründlichen Organisation gelingt Ihre kostenlose Telefonkonferenz besser.

Der wichtigste Schritt: Legen Sie den Inhalt der Telefonkonferenz, den Teilnehmerkreis, Datum und Uhrzeit sowie und die Dauer fest. Dann können Sie sich an die Einladungen machen.

Neben den wichtigen Daten wie Datum und Uhrzeit, Einwahlnummer (bei internationalen Teilnehmern die jeweilige Landeseinwahlnummer) und der Login-PIN sollte Ihre Einladung eine detaillierte, aber übersichtliche Agenda aufweisen.

Sie können die Einwahlnummer und die PIN auch erst mit der Teilnahmebestätigung versenden. So gewährleisten Sie, dass sich potenzielle Teilnehmer wirklich anmelden und haben eine realistische Teilnehmeranzahl zur Hand.

Gerade bei großen Telefonkonferenzen sollten Sie in der Einladung möglichst Ihre Referenten nennen. Das wertet Ihre Besprechung auf und bietet den Teilnehmern die Möglichkeit, sich auf das Gespräch besser vorzubereiten. Außerdem sollten Sie Ihre Teilnehmer darauf hinweisen, dass es sich um eine Telefon- und nicht um eine Videokonferenz handelt.

Erklären Sie Ihren Teilnehmern in der Einladung die wichtigsten Steuerungsfunktionen während der Konferenz. Manche Telefonkonferenzen bieten beispielsweise Abstimmungsfunktionen. Legen Sie bei internationalen Telefonkonferenzen eine einheitliche Sprache fest.

Es ist inzwischen üblich, Einladungen per E-Mail oder sogar via Messenger zu versenden. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Teilnehmer mit deren Namen und Titel ansprechen. Unpersönliche Masseneinladungen sollten Sie vermeiden.

Video: YouTube / system worx

 

So moderieren Sie Ihre Telefonkonferenz

Ob Ihre Telefonkonferenz ein Erfolg wird, hängt auch von Ihnen als Moderator ab. Schließlich möchten Sie, dass Ihre Teilnehmer sich wohlfühlen und die vermittelten Inhalte leicht aufnehmen. Gerade bei Telefonkonferenzen, in denen die Teilnehmer einander nicht sehen können, ist es wichtig, eine passende Atmosphäre zu schaffen. Und die stellt sich schon bei der Begrüßung ein:

Kurze Vorstellung bei Bedarf: Je nach Teilnehmeranzahl stellen Sie Personen mit deren Funktion und Position vor, soweit diese den anderen Teilnehmern nicht bereits bekannt sind. Starten Sie Ihre kostenlose Telefonkonferenz erst dann, wenn alle Teilnehmer sich eingewählt haben. Nutzen Sie die Zeit bis dahin und sorgen Sie mit Small Talk für eine entspannte Stimmung. Der Beginn Ihrer Konferenz prägt meist deren gesamten weiteren Verlauf.

Die Agenda steht am Anfang: Nennen Sie die Agenda zu Beginn der Telefonkonferenz. Fragen Sie Ihre Teilnehmer nach Unklarheiten zu Inhalt und Ablauf. Weisen Sie auf die für Sie wichtigsten Konferenzregeln hin (siehe unten).

Achten Sie auf die Zeit: Behalten Sie während Ihrer kostenlosen Telefonkonferenz immer die Uhr im Blick. Achten Sie darauf, dass alle genannten Agendapunkte den ihnen zugedachten Zeitraum erhalten. Wichtig: Bremsen Sie überaktive Redner höflich, aber bestimmt ein. Zurückhaltende Redner können Sie durch Zwischenfragen ermuntern.

Zwischenfragen unterbinden: Andersherum ermöglichen Sie Rückfragen aus dem Teilnehmerkreis nach Möglichkeit erst nach Beitragsende. So vermeiden Sie eventuelle Endlos-Diskussionen. Nutzen Sie dafür gegebenenfalls die Stummschaltefunktion Ihres Telefonkonferenzanbieters.

Fassen Sie zusammen: Als Moderator können Sie die einzelnen Redebeiträge nach deren Abschluss kurz zusammenfassen und die Teilnehmer zu Unklarheiten befragen.

Legen Sie Aufgaben fest: Am Ende Ihrer kostenlosen Telefonkonferenz sollten Sie die wichtigsten Ergebnisse und eine eventuelle Aufgabenverteilung wiedergeben. Ergeben sich Folgetermine, können Sie diese jetzt absprechen und festlegen.

Der Schluss haftet: Bedanken Sie sich freundlich bei Ihren Referenten und Teilnehmer und verabschieden Sie sich. Wichtig: Vergewissern Sie sich, dass Sie den Hörer aufgelegt und die Telefonkonferenz verlassen haben, bevor sie mit Personen in ihrem Raum über die Konferenz sprechen.

Top Mittelstands Dienstleister 2020

Top Mittelstands Dienstleister 2020

Vodafone wurde von der WirtschaftsWoche mit dem Siegel zum Top Mittelstands Dienstleister 2020 ausgezeichnet.

 

Auch für Telefonkonferenzen gibt es Benimmregeln

Ob für Organisator, Moderator, Referent oder einfacher Teilnehmer – wie bei jedem anderen Gespräch gibt es auch in einer kostenlosen Telefonkonferenz gewisse Benimmregeln.

Vorbereitet sein: Halten Sie die erforderlichen Unterlagen bereit. Vergewissern Sie sich, dass Sie Einwahlnummer und PIN zu Hand haben und diese gegebenenfalls Last-Minute an andere Teilnehmer via Messenger oder ein spontane E-Mail weitergeben können.

Pünktlich sein: Gehen Sie auf Nummer sicher und wählen sich ruhig ein paar Minuten vorher in die kostenlose Telefonkonferenz ein.

Für störungsfreie Umgebung sorgen: Vermeiden Sie unbedingt unnötige Geräusche. Stellen Sie andere Telefone auf lautlos, hängen Sie ein „Bitte nicht stören“-Schild an Ihre Bürotür. Zum Mitschreiben nutzen Sie Papier und Stift, um Geräusche mit der Tastatur zu vermeiden. Tragen Sie Ihre kostenlose Telefonkonferenz in Ihren öffentlichen digitalen Kalender ein, damit Ihre Kollegen Sie nicht stören. Schalten Sie Ihr eigenes Mikrofon stumm, solange Sie nicht sprechen.

Den Anweisungen des Moderators folgen: Fallen Sie nicht durch unnötige Zwischenrufe auf, bringen Sie Moderator und Referenten nicht aus deren Redekonzepten.

Höflich sein: Wie in jedem anderen Gespräch auch lassen Sie andere Teilnehmer ausreden. Aggressive Sprache oder gar persönliche Anschuldigungen sollten Sie unbedingt vermeiden und bei anderen konsequent unterbinden.

Geduldig sein: Sprechen Sie als Teilnehmer nur, wenn Ihnen das Wort erteilt wird und Ihr Beitrag einen Mehrwert für die anderen Teilnehmer bietet.

Vorstellen: Gerade in einer Telefonkonferenz mit vielen eher unbekannten Teilnehmern sollten Sie sich vor dem eigentlichen Redebeitrag kurz vorstellen. In der Regel reichen Vorname und Name.

Deutlich sein: Sprechen Sie mit angemessener Lautstärke, aber schreien Sie nicht. Sprechen Sie langsam, aber nicht einschläfernd. Benutzen Sie lieber kurze, einprägsame Sätze. Machen Sie Sprechpausen – besonders, wenn Zwischenfragen erlaubt sind.

Auf Wiederholungen verzichten: Sie müssen nicht alles wiederholen, was Ihre Vorredner schon erklärt haben. Wenn Sie dem Gesagten zustimmen, reicht ein Einfaches „Ich stimme meinen Vorrednern zu“. Wenn Sie anderer Meinung sind, begründen Sie Ihre Auffassung sachlich und mit wenigen Worten.

Übrigens: Während der Corona-Pandemie ist flexibles Arbeiten von unterwegs oder zuhause besonders gefragt. Mit unserer virtuellen Telefonanlage One Net Express machen Sie Ihr Business ortsunabhängig: Wir bringen Ihre Telefonie in die Cloud. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter in Zukunft noch flexibler von überall arbeiten können – mit einer Nummer für alle erreichbar, egal wo Sie sind.

Banner zur One Net Express Kampagne

Mit unserer virtuellen Telefonanlage One Net Express machen Sie Ihr Business ortsunabhängig.

Was hinter dem Begriff Unified Communications steckt, wie smarte Business-Kommunikation Ihre Position im Wettbewerb stärkt und auf was es im digitalen Geschäftsbetrieb sonst noch ankommt, erfahren Sie in unserem kostenlosen PDF-Whitepaper zum Thema UCC.

 

Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen kostenlose Telefonkonferenzen? Auf welche Funktionen legen Sie Wert? Wir freuen uns über Ihren Kommentar.

 


Mit Berater sprechen

Sie haben Fragen? Gerne sind wir kostenlos in unserem V-Hub Chat (Mo.-Fr.: 8-18 Uhr)
oder telefonisch unter 0800 107 1006 für Sie da.

Kommentare

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Facebook Twitter WhatsApp LinkedIn Xing E-Mail