Collaboration Tools: Die besten Teamwork-Anwendungen im Überblick

Digitales Business

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Datum 22.11.2022
Lesezeit 7 Min.

Collaboration Tools: Die besten Teamwork-Anwendungen im Überblick

Collaboration-Tools sind Online-Anwendungen für die Zusammenarbeit in Unternehmen. Ob einzelne Gespräche und Chats, die Koordination von Projektteams oder firmenweite Belange – Anwendungen wie zum Beispiel Microsoft Teams, Slack und Jira leisten wertvolle Dienste beim geschäftlichen Informationsaustausch. Richtig eingesetzt, vereinfachen sie die Kommunikation und Zusammenarbeit erheblich.

Der moderne Arbeitsalltag hat sich gewandelt: Anstatt wie früher zur selben Zeit am Arbeitsplatz im Unternehmen zusammenzukommen, arbeitet die Belegschaft eines Unternehmens heute oft an unterschiedlichen Orten und zu verschiedenen Zeiten am selben Projekt.

Der Informationsfluss und -austausch muss aber auch dann gewährleistet sein, wenn die Beteiligten nicht mehr physisch an einem Ort anwesend sind. In vielen Unternehmen sind aus diesem Grund Collaboration-Tools zum Zentrum der firmeninternen Kommunikation geworden: Die Anwendungen sparen Zeit und verbinden alle Mitarbeiter:innen projektbezogen miteinander.

Was Collaboration-Tools alles leisten und wie sich die bekanntesten Anwendungen voneinander unterscheiden, erfahren Sie hier.

 

Was sind Collaboration-Tools?

Collaboration-Tools (deutsch: „Werkzeuge für die Zusammenarbeit”) sind Online-Anwendungen, die einen asynchronen (also zeitlich versetzten) und dauerhaften Informationsaustausch gewährleisten. Das bedeutet, dass Sie Nachrichten und geteilte Informationen in Collaboration-Tools auch noch Stunden oder Tage später nachvollziehen und darauf reagieren können. Im Unterschied zu Audio- und Videokonferenzen ist also nicht die gleichzeitige Erreichbarkeit aller Kommunikationsparteien notwendig.

Auch die Nachvollziehbarkeit des Informationsaustauschs bleibt so lange bestehen, bis Sie den entsprechenden Kanal entfernen oder die spezifischen Informationen löschen (etwa nach Projektende). Auf diese Weise können Sie beispielsweise zu einem späteren Zeitpunkt genau nachvollziehen, wann jemand ein Dokument wie kommentiert hat oder wann Sie Informationen mit einer anderen Person geteilt haben. Das Collaboration-Tool fungiert somit gewissermaßen auch als „Kommunikationsarchiv“.

 

Ausklappbare Informationsgrafik

Unternehmen in Deutschland nutzen neben den klassischen Kommunikationsmitteln immer häufiger auch Collaboration-Tools.

 

Wie funktionieren Collaboration-Tools?

Collaboration-Tools bieten unterschiedliche Arten des Informationsaustauschs an. Für eine leistungsfähige Nutzung in Unternehmen sollten Sie mindestens folgende Möglichkeiten enthalten:

  • Textnachrichten: Text, Emojis und meist weitere Funktionen wie bei Messengern wie WhatsApp, Skype und Co.
  • Bilder und Videos: Link oder direkter Upload
  • Dokumente: beispielsweise PDF-Dateien und Office-Dokumente (z.B. als Links für Microsoft 365)
  • Statusinformationen: sowohl zur eigenen zeitlichen Verfügbarkeit als auch zum aktuellen Projektfortschritt

Collaboration-Tools erreichen ihre Effektivität vor allem durch die flexibel handhabbare Form der Gespräche. Diese ist meist auf folgende Arten organisiert:

  • Zwiegespräch: Sie schreiben eine bestimmte Person im Unternehmen an.
  • Gruppenchat: Sie schreiben mehrere Personen im Unternehmen an und bilden dadurch einen (spontanen) Gesprächskreis.
  • Gruppe: Eine offene oder geschlossene Gruppe für einen spezifischen Personenkreis ermöglicht den Informationsaustausch zu bestimmten Themen oder Projekten.
  • Unternehmens-/Abteilungsweit: In dieser Gruppe befinden sich sehr viele (oder sogar alle) Mitarbeiter:innen eines Unternehmens. Hier können Führungskräfte zum Beispiel allgemeine Bekanntmachungen platzieren.
  • „Ankreuzen und Abhaken“: Kommunikation und Koordination innerhalb eines Projekts benötigen nicht immer das geschriebene Wort. Durch Ankreuzen oder Abhaken von Zustandsmeldungen und Arbeitsschritten erhalten Mitarbeiter:innen auf einen Blick Informationen über den Projektstatus.

Collaboration-Tools sind aus diesem Grund nicht bloß eine Kommunikationsplattform. Sie können für die konkrete Dokumentation von Projektfortschritten, für die formale Organisation von Teamarbeit und die Koordination von Entwicklungsarbeit genutzt werden. Je nach hauptsächlicher Zielsetzung der Anwendung unterscheidet man zwischen:

  • Collaboration-Tools mit Fokus auf Informationsaustausch
  • Collaboration-Tools mit Fokus auf gemeinsame Dokumentbearbeitung (auch Quellcode)
  • Collaboration-Tools mit Fokus auf Projektmanagement

 

Teams: Collaboration-Tool in Microsoft 365

Teams ist ein Bestandteil von Microsoft 365 und entsprechend verbreitet. Beim Einsatz als unternehmensinternes Collaboration-Tool schließen Sie sich in Arbeitsgruppen zusammen, chatten mit einzelnen Mitarbeitern oder führen Videokonferenzen mit dem integrierten Teams-Konferenzsystem durch.

Die integrierte Videokonferenz-Software hat dabei kräftig zugelegt und kann inzwischen durchaus mit Webex und anderen Videokonferenz-Alternativen mithalten.

Vorteile von Teams: Die Integration von Microsoft 365, OneDrive und Windows-Funktionen machen Teams zu einem nahezu unverzichtbaren Begleiter in Windows-Umgebungen. Vor allem größere Unternehmen setzen gern auf Microsoft Teams – auch wegen der umfassenden und komfortablen Rechteverwaltung sowie der Office-Funktionen.

Nachteile von Teams: Das Teams-System ist vergleichsweise komplex und umfangreich ausgelegt. Die Nutzung ist nicht immer intuitiv und die wesentlichen Stärken spielt Teams erst durch die Kombination mit OneDrive und weiteren Microsoft-365-Komponenten aus.

 

Flexibel und sicher: Microsoft 365 von Vodafone

Flexibel und sicher: Microsoft 365 von Vodafone

Mit Microsoft 365 erhalten Sie die gängigen Office-Tools wie Word, Excel, PowerPoint und Co. als Onlineversion zur Zusammenarbeit via Cloud. 

  • Vertraute Office-Anwendungen
  • Effiziente Kommunikation
  • Mehr Kosteneffizienz

 

Geschäftliche Zusammenarbeit mit Google Workspace

Auch Google bietet diverse Collaboration-Tools an, die Sie mit einer Google-Mailadresse nutzen können. Voraussetzung für den geschäftlichen Einsatz und die zentrale Verwaltung von Zugriffsrechten ist allerdings eine gewerbliche Lizenz für den Google Workspace (ehemals G Suite). Damit ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter:innen den Zugriff auf:

  • Cloud-Speicherplatz in Google Drive
  • die Office-Tools Google Docs, Sheets und Präsentationen
  • Google Hangouts und Google Meet für Videokonferenzen

Vorteile von Google Workspace: Die meisten Workspace-Anwendungen laufen webbasiert im Browser und sind sehr stabil. Die webbasierten Umsetzungen gängiger Office-Tools wie Docs, Tabellen und Präsentationen stehen denen von Microsoft in den Basisfunktionen kaum nach. Auch Google Meet funktioniert meist problemlos und ohne zeitraubende Client-Installationen.

Nachteile von Google Workspace: Die Weboberfläche der Google-Anwendungen ist für viele gewöhnungsbedürftig. Es existieren zwar mit Drive File Stream auch Tools für die Windows-Explorer- und macOS-Finder-Integration, zudem können Sie Google-Mails mit Outlook abrufen. Alles in allem muss Google mit seinem grundsätzlich webbasierten Ansatz sich aber mit Client-Lösungen wie Teams vergleichen lassen. Hier fällt der Google-Workspace sowohl bei den Ladezeiten als auch bei der Usability und dem Funktionsumfang gegenüber anderen Lösungen teilweise ab.

 

Zusammenarbeit leicht gemacht

Zusammenarbeit leicht gemacht

Mit Collaboration Tools und Plattformen kommunizieren Sie innerhalb Ihrer Teams noch effizienter: 

  • Unified Communications
  • Medienintegration
  • Präsenzinformation
  • Kooperationsfunktionen
  • Kontextintegration

 

Der Kommunikations-Allrounder: Cisco Webex

Cisco Webex ist ein geräteübergreifendes Angebot für Videokonferenzen, IP-Telefonie, Bildschirmfreigabe, Messaging und Dateiübertragung. Die Webex-Produktfamilie mit ihrem Bereich „Meetings“ als Mittelpunkt für direkte Kommunikation und Konferenzfunktionen ist speziell auf Geschäftskunden ausgerichtet und ist besonders gut skalierbar.

Manche Funktionen (zum Beispiel Videoanrufe) erhalten Sie kostenlos und bieten Ihnen Bildschirmfreigabe, ein digitales Whiteboard und eine Aufzeichnungsfunktion. Für Dateifreigaben und Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmer:innen sowie Remote-Support benötigen Sie hingegen nach einer Testphase ein kostenpflichtiges Abonnement.

Vorteile von Cisco Webex: Die Anwendungen von Cisco Webex bieten umfangreiche Möglichkeiten zur Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens und integrieren auch IP-Telefonie. Sie steht Ihnen zudem nach dem Prinzip Software-as-a-Service zur Verfügung – Sie benötigen also keine On-premises-Anwendungen auf Ihren Firmenrechnern.

Nachteile von Cisco Webex: Neben den umfassenden Kommunikationsmöglichkeiten für Online-Meeting, Messaging und Videotelefonie ist kein Projektmanagement-Tool integriert. Dafür benötigen Sie eine separate Anwendung.

 

Webex mit Vodafone

Webex mit Vodafone

Sie wollen die Kommunikation in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten und gleichzeitig ortsunabhängig arbeiten? Dann entscheiden Sie sich für die Video- und Webkonferenzlösungen von Vodafone.

  • Cisco Webex Meetings & Webex Teams für bis zu 1.000 Teilnehmer
  • Vodafone Conferencing für bis zu 240 Teilnehmer
  • Video und Audio, Chat, Screen- & File-Sharing

 

Jira: Projektmanagement für größere Unternehmen

Ursprünglich haben vor allem Entwickler:innen die Webanwendung Jira von Atlassian als Collaboration-Tool bei ihren Projekten eingesetzt. Mittlerweile ist die umfangreiche Suite aber auch in nichttechnischen Bereichen recht weit verbreitet. Unternehmen setzen es vor allem für Aufgaben- und Anforderungsmanagement sowie für Helpdesks ein.

Bei der Organisation von Projekten und Arbeitsabläufen bietet Jira umfangreiche Möglichkeiten, Projekte zu strukturieren und Arbeitsabläufe visuell darzustellen („Workflow-Management“). Scrum-Boards helfen beispielsweise bei der Aufteilung komplexer Projekte in Arbeitsblöcke, während Kanban-Boards eine Continuous Delivery (übersetzt in etwa „kontinuierliche Lieferung“) von Projektergebnissen gewährleisten.

Vorteile von Jira: Jira bündelt Arbeitsabläufe mit klaren Zuständigkeiten und stellt diese auf unterschiedliche Weisen dar. Das Tool ist in der Lage, Prozesse auch von größeren Unternehmen transparent abzubilden.

Nachteile von Jira: Aufgrund des Umfangs und der Komplexität spielt Jira seine Stärken vor allem in größeren Unternehmen und Organisationen aus. Als Collaboration-Tool für das interne Projektmanagement von kleineren Unternehmen ist Jira meist überdimensioniert. Zudem bietet es keine direkten Kommunikationsfunktionen wie Messenger und (Video-)Telefonie.

 

Video- und Webkonferenzen mit Vodafone

Video- und Webkonferenzen mit Vodafone

Sie wollen die Kommunikation in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten und gleichzeitig ortsunabhängig arbeiten? Dann entscheiden Sie sich für die Video- und Webkonferenzlösungen von Vodafone. 

  • Cisco Webex Meetings & Webex Teams für bis zu 1.000 Teilnehmer
  • Vodafone Conferencing für bis zu 240 Teilnehmer
  • Video und Audio, Chat, Screen- & File-Sharing

 

Das praktische Browser-Tool Trello

Trello ist vor allem als übersichtliches Projektmanagement-Tool bekannt. Unternehmen setzen Trello in Personalabteilungen, im Marketing und im Controlling ein. Das System arbeitet mit Kanban-Boards und Karteikarten, den sogenannten Trello-Boards. Aus diesem Grund eignet es sich auch gut für die Projektdokumentation und die Redaktion.

Vorteile von Trello: Die Browserintegration und intuitive Handhabbarkeit der Trello-Boards empfehlen sich vor allem für Freelancer:innen und kleinere Unternehmen mit geringen Ansprüchen. Auch unerfahrene Nutzer:innen kommen mit Trello sehr schnell zurecht. In der kostenlosen Version sind zehn Boards integriert, die kostenpflichtige Variante erlaubt die Erstellung einer unbegrenzten Anzahl Projektboards.

Nachteile von Trello: Die Funktionalität beschränkt sich auf das Projektmanagement und integriert keine Kommunikationstools wie zum Beispiel Chatfunktionen und Videokonferenzen. Größere Unternehmen stoßen bei komplexer Projektplanung und -verwaltung mit Trello zudem schnell an Grenzen.

 

Nextcloud: Zusammenarbeit auf Freeware-Basis

Nextcloud ist ein Freeware-Kollaborationstool, mit dem Sie und andere gemeinsam auf Daten in der Cloud zugreifen. Darunter fallen zum Beispiel Dateien, Kalender und Kontakte. Sie können die Daten auf einem privaten Server oder separat angemietetem Webspace speichern. So behalten Sie mehr Kontrolle mit Hinsicht auf Datenschutz als bei großen Anbietern.

Neben der Datenverwaltung bietet Nextcloud auch einen Textnachrichtendienst, die Möglichkeit für Audio- und Videokonferenzen und das Teilen von Bildschirminhalten. Auch Office- und Projektmanagement-Funktionen sind in der Anwendung enthalten (sogenanntes Nextcloud Deck).

Vorteile von Nextcloud: Es handelt sich um ein umfangreiches Collaboration-Tool, das Sie per Browser oder Client ausführen können. Auch die Integration von Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird ist möglich. Durch die Open-Source-Schnittstelle kommen regelmäßig weitere Anwendungen und Erweiterungen dazu. Außerdem sind sämtliche Features kostenfrei, nur der Support ist kostenpflichtig.

Nachteile von Nextcloud: Um Nextcloud zu benutzen, benötigen Sie separaten Cloud-Speicher oder müssen einen eigenen Server bereitstellen.

 

Sichere Zusammenarbeit aus Deutschland: Stackfield

Stackfield ist eine in Deutschland entwickelte, cloudbasierte Kommunikations- und Projektmanagement-Plattform für Unternehmen. Sie beinhaltet alle wichtigen Funktionen, die Sie für die effektive Zusammenarbeit in Gruppen (sogenannten Räumen) benötigen. Der Schwerpunkt liegt auf der Kommunikation sowie auf Projekt- und Wissensmanagement. Im Unterschied zu anderen Collaboration-Tools erfüllt Stackfield die höchsten Anforderungen an den Datenschutz.

Vorteile von Stackfield: Aufgrund seiner vielen Funktionen eignet sich Stackfield durchaus als Alternative zu Microsoft Teams und Jira. Es vereint die Funktionen Kommunikation und Projektmanagement in einer einzigen Anwendung. Zudem punktet Stackfield mit der Speicherung aller Daten auf deutschen Servern nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Nachteile von Stackfield: Die strengen Datenschutzrichtlinien und die frühe Verschlüsselung von Räumen können zu Einschränkungen und Verzögerungen im Arbeitsalltag führen. Gleichzeitig ist Stackfield ein abgeschlossenes System, das Sie nicht ohne Weiteres mit Apps von Microsoft, Google oder anderen Anbietern kombinieren können.

Eine Frau sitzt vor zwei Bildschirmen und nimmt an einem Videomeeting teil. Ein Bildschirm zeigt die Teilnehmer:innen der Videokonferenz, der andere ein Gantt-Diagramm des Collaboration-Tools Stackfield.

Stackfield verbindet Kommunikation, Meetings und Projektplanung in einem einzigen Tool – und ist darüber hinaus DSGVO-konform.

 

Asana als Alternative zu großen Anbietern

Eine weitere spannende Alternative zu den großen Anbietern ist Asana: Das Projektmanagement-Tool ging aus einer Anwendung zur hausinternen Organisation von Arbeitsabläufen bei Facebook hervor. Seit 2012 ist die Anwendung als kommerzielle Version erhältlich.

Bei Asana geht es ähnlich wie bei Jira vor allem um Dokumentation von Projektfortschritt, Aufgabenerledigung und Zielerreichung. Es richtet sich an Unternehmen oder Teams mit mehr als 15 Personen – dargestellt auf einer grafischen Oberfläche, mit der auch unerfahrene Benutzer:innen schnell arbeiten können.

Vorteile von Asana: Übersichtliche Darstellung von Aufgaben und deren Abhängigkeiten in einer Web- und Mobilanwendung. Asana ist einfacher aufgebaut als Jira, aber komplexer als Trello. Auch die Integration von Kommunikations-Tools wie Slack und E-Mail-Anwendungen wie Gmail ist möglich.

Nachteile von Asana: Asana speichert Ihre Daten auf Servern in den USA. Außerdem sind bestimmte Funktionen nur in teureren Lizenzpaketen nutzbar, zum Beispiel automatisierte Regeln. Aufgrund der Vielfalt an Möglichkeiten kann die Dokumentation der Arbeitsorganisation umständlich sein.

 

Business Messenger: Slack und Co.

Sie benötigen kein Collaboration-Tool für Ihr Projektmanagement, aber für den reinen Kommunikationsaustauch? Dann kann ein Business Messenger als zentraler Knotenpunkt der Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens dienen. Möchten Sie darüber hinaus Ihre Projekte und Ihren Workflow managen, benötigen Sie allerdings ein weiteres Tool, zum Beispiel Trello.

Bewährte Business Messenger sind:

  • Slack: Sie bilden mit Mitarbeiter:innen spontane Chat-Gruppen zu diversen Themen, teilen beliebige Dateiformate und erstellen unternehmensweit sichtbare oder private Chat-Kanäle. Daneben können Sie viele weitere Apps in die Suite integrieren, zum Beispiel Google Docs zur Dokumentenbearbeitung und Huddle für Audiogespräche. Durch passende Apps für Android und iOS bleiben Sie und Ihre Mitarbeiter:innnen auch mobil auf dem Laufenden. An anderer Stelle hier im V-Hub erfahren Sie mehr über Slack und seine umfangreichen Funktionen.
  • BlackBerry Messenger Enterprise: Das im Jahr 2019 gestartete Programm basiert auf dem klassischen Blackberry Messenger. Es bietet einen sicheren Instant-Messaging-Dienst für Computer und Smartphones mit IP- und Videotelefonie sowie Konferenzfunktionen für bis zu 15 Teilnehmer:innen. Die Möglichkeit zum Austausch von Dateien und die Bildschirmübertragung machen BBM Enterprise zur Alternative für kleinere Unternehmen und Projektteams.
  • WhatsApp, Facebook Messenger: Die im privaten Bereich dominierenden Messenger WhatsApp und Facebook Messenger können Sie in begrenztem Maß auch im Unternehmen zum Informationsaustausch einsetzen. Sie eignen sich aber allenfalls zur Koordination kleiner Teams und zur schnellen Webkonferenz mit einzelnen Mitarbeiter:innen. Weder die Funktionalitäten noch die Ansprüche an den Datenschutz machen sie zu einer tatsächlichen Alternative zu umfangreichen Kommunikationslösungen wie zum Beispiel Slack.

 

Collaboration-Tools: Das Wichtigste in Kürze

  • Collaboration-Tools sind Online-Anwendungen, die einen zeitlich versetzten und dauerhaften Informationsaustausch gewährleisten. Dies kann im direkten Austausch mehrerer Personen und anhand von Dateien geschehen, zum Beispiel in Form von Kommentaren.
  • Es gibt Collaboration-Tools mit Fokus auf Informationsaustausch, mit Schwerpunkt auf die gemeinsame Dokumentbearbeitung sowie Projektplanung und -management im Vordergrund.
  • Manche Tools konzentrieren sich auf einen dieser Bereiche (wie zum Beispiel Jira auf das Projektmanagement). Andere bieten integrierte Funktionalitäten für alle Felder (wie etwa Stackfield). Größere Anbieter sind meist Teil einer kompletten Infrastruktur, in der Sie die für Ihr Unternehmen wichtigen Anwendungen zusammenstellen und priorisieren können (beispielsweise innerhalb von Microsoft 365 und Google Workspace).
  • Egal, für welches Collaboration-Tool Sie sich entscheiden: Richtig eingesetzt kann es Ihrem Unternehmen helfen, die Kommunikation und Koordination zu verbessern und die Produktivität zu erhöhen.

 

Welche Collaboration-Tools verwenden Sie in Ihrem Unternehmen? Welche Funktionen sind dabei für Ihren Geschäftsprozess besonders wichtig? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.

 


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