Human Resources digital: So gelingt moderne Personalgewinnung

Digitales Business

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Datum 09.11.2022
Lesezeit 7 Min.

Human Resources digital: So gelingt moderne Personalgewinnung

Innerhalb von nur wenigen Jahren haben sich die Rahmenbedingungen auf dem deutschen Arbeitsmarkt massiv verändert. Unternehmen spüren den Fachkräftemangel überall. Branchenübergreifend suchen Firmen daher nach neuen Formen des Personalrecruitings. Die Digitalisierung des Personalwesens könnte hierbei helfen. Was bedeutet das für Ihr Unternehmen und wie weit muss sich Ihr Personalbereich hierfür neu strukturieren?

Auf einem Allzeithoch sieht das Münchener ifo Institut den Fachkräftemangel in Deutschland. Knapp die Hälfte aller deutschen Unternehmen (49,7 Prozent) würden bereits hierunter leiden: „Immer mehr Unternehmen müssen ihre Geschäfte einschränken, weil sie einfach nicht genug Personal finden“, so Stefan Sauer vom ifo Institut. „Mittel- und langfristig dürfte dieses Problem noch schwerwiegender werden.“

Arbeitsmarkt- und Personalexpert:innen schlagen daher vor, im Bereich Human Resources (HR) vermehrt auf digitale Werkzeuge für die gesamte Wertschöpfungskette von der Personalplanung über die Personalgewinnung bis zur Mitarbeiterbindung umzusteigen. Doch deutsche Unternehmen sind gerade bei HR-Themen konservativ und setzen eher auf vertraute analoge Hilfsmittel und auf Entscheidungsprozesse mit vielen Beteiligten und Entscheidungsträger:innen. Diese Prozesse dauern aber häufig zu lange und gesuchte Fachkräfte sind in der Zwischenzeit längst bei anderen Unternehmen unter Vertrag, wenn die Stellenzusage erst nach Monaten kommt.

Die Unternehmensberatung Deloitte mahnt bereits, dass das HR-Management weniger Angst vor der Digitalisierung haben sollte und prognostiziert: „Unternehmen, die sich jetzt nicht mit den Themen der digitalen Transformation auseinandersetzen, könnten schnell abgehängt werden.“

 

Was bedeutet HR-Digitalisierung?

Digitalisierung im Human Resources Management bezeichnet sowohl die Computerisierung vorhandener Werkzeuge und Hilfsmittel als auch die Entwicklung neuer Tools und Prozesse für alle Aufgaben Ihrer Personalabteilung. Im Einzelnen sind dies:

  • Das digitale Bewerberportal für das Recruiting über Ihre Firmen-Webseite
  • Das Bewerbermanagementsystem, das Ihre Personalbeschaffung automatisiert und eingehende Bewerbungen nach den Regeln zentral erfasst, bündelt und dokumentiert
  • Das HR-Portal, über das Sie alle Aufgaben der Personalabteilung digital organisieren
  • Die digitale Personalakte als Ersatz für Ihr Personalarchiv in Papierform
  • Der webbasierte Employee-Self-Service, über den Ihre Mitarbeiter:innen HR-Services selbst aufrufen und verwalten können
  • Ihre aktive Unternehmensdarstellung in den sozialen Medien als Teil des Employer Branding
  • Die digitale Beteiligung und Befragung Ihrer Beschäftigten mit dem Ziel der Mitarbeiterbindung
  • Die Bereitstellung von digitalen Werkzeugen für Personalentwicklung und E-Learning um Potenziale von Mitarbeiter:innen zu erkennen und weiterzuentwickeln

Viele dieser Aufgaben sind Querschnittsaufgaben, die Sie nur gemeinsam mit Ihrem Management oder anderen Bereichen wie Marketing, Kommunikation und den jeweiligen Fachabteilungen umsetzen können. Einige Aufgaben können Sie auf unterschiedlichen Wegen digitalisieren. So können etwa Ihr Bewerbermanagementsystem oder Ihr Recruitingportal Teil Ihrer übergeordneten HR-Software sein, aber auch separat funktionieren.

 

E-Recruitment als Ersatz für klassisches Recruitment

Die Nutzung digitaler Werkzeuge für alle Stufen des Recruitments wird auch als E-Recruitment bezeichnet. Es umfasst die Ausschreibung von neuen Stellen in digitalen Medien und Social Media anstelle der klassischen Zeitungsanzeige. Es setzt sich fort über den webbasierten Bewerbungsprozess und wird begleitet von der Verwaltung aller Prozessschritte in der Bewerbermanagement-Software. Das Zurücksenden von Bewerbungsmappen im Papierformat entfällt hier also ebenfalls für Sie.

 

Warum HR-Digitalisierung?

Während Digitalisierung in vielen anderen Unternehmensbereichen primär als Instrument zur Automatisierung, zum Schonen von Ressourcen und zur Einsparung von Kosten gilt, werden im Bereich HR noch weitere Vorteile der Digitalisierung für Ihr Unternehmen sichtbar:

  • Bewerber:innen und Mitarbeiter:innen wertschätzen kurze Bearbeitungszeiten von Anfragen und Bewerbungsunterlagen dank schlanker, digitaler Prozesse.
  • Insbesondere jüngere Fachkräfte sind zunehmend nur noch über soziale Medien und andere digitale Kanäle erreichbar. Analog aufgestellte Unternehmen finden im Grunde keinen Zugang zu diesen Personengruppen mehr.
  • Durch die Auswertung der in den einzelnen Prozessen gesammelten Daten erkennen Unternehmen frühzeitig Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt und können sich selbst besser einschätzen. Von der Anzahl der Bewerbungen pro ausgeschriebener Stelle über die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit der Beschäftigten bis hin zur Bewertung des Unternehmens in externen Bewertungsportalen gilt: Alle diese Einzelwerte liefern kumuliert eine zahlenbasierte Sicht auf das eigene Unternehmen und erlauben Rückschlüsse, die in die Verbesserung der Personalarbeit oder bestehender Managementprozesse einfließen können.
  • Mit modernen Werkzeugen der künstlichen Intelligenz (KI) können Unternehmen Entscheidungen in der Personalarbeit zusätzlich stützen. So hilft KI dabei, persönliche Voreingenommenheit leichter zu erkennen. Dadurch werden vakante Stellen nicht mehr mit Personen besetzt, die den Personalentscheidern besonders ähnlich sind. Eine KI schaut vielmehr darauf, welche Bewerber:innen das ideale Profil für die ausgeschriebene Position mitbringen. Andere KI-Tools sind wiederum darauf trainiert, Bewerbungsunterlagen auf Inkonsistenzen und Fehler zu prüfen.
  • Durch die Automatisierung von Standardprozessen gewinnen Mitarbeiter:innen der Personalabteilungen mehr Zeit für hochwertige Aufgaben, von der Personalentwicklung über die Teilnahme an Personalgesprächen bis hin zum Besuch von Fachmessen oder Online-Recruitingevents.

 

Die vielen Vorteile eines digitalen HR-Sektors kommen besonders in Zeiten des Fachkräftemangels stark zur Geltung. Denn gerade technikaffine Bewerber:innen und sogenannte High Potentials konzentrieren sich bei ihren Bewerbungen auf digitalisierte Unternehmen mit einem positiven Employer Branding, wo sie in der Regel schnell eine Stellenzusage erhalten.

So landen technisch weniger versierte Bewerber:innen überproportional häufig bei Unternehmen mit einer schwachen digitalen Agenda, wodurch sich die Kluft zwischen digitalen Vorreiter:innen und digital abgehängten Unternehmen noch zusätzlich vergrößert: Wer wenig digitale Kompetenzen im eigenen Unternehmen besitzt, findet tendenziell auch nur Nachwuchskräfte, die ebenfalls weniger digital kompetent sind. Sollten Sie für Ihr Unternehmen beispielsweise IT-Expert:innen suchen, werden diese sich möglicherweise gar nicht erst bei Ihnen bewerben, wenn Sie von ihnen Bewerbungsunterlagen in Papierform verlangen.

Dementsprechend warnt die Fachzeitschrift „Computerwoche” zum Thema Fachkräftemangel in der IT: „Während die großen Systemhäuser ihre bekannten Namen in die Recruiting-Waagschale werfen können, fällt es kleinen und mittelständischen Unternehmen ungleich schwerer, qualifizierte und passende Mitarbeiter zu finden.“ Die Computerwoche zitiert dabei aus einer Studie des Marktforschungsinstituts Aris, laut der von rund 16.000 unbesetzten Stellen in der IT etwa 80 Prozent auf mittelständischen Unternehmen entfalle. Ohne Employer Branding bleiben somit die IT-Fachkräfte aus.

 




Video: OMT

 

Digitales Recruiting: Personalgewinnung im Wandel

Zahlreiche Studien und Metastudien belegen, dass Unternehmen bei Personalrecruiting und -entwicklung noch immer stark auf Persönlichkeitsmerkmale von Bewerber:innen setzen, die für die zu besetzenden Positionen irrelevant sind.

So konnten Forscher:innen der Universität Iowa exemplarisch nachweisen, dass bei Männern die Statur und bei Frauen das Körpergewicht einen hohen Einfluss auf das Einkommen hat. Studienleiter Suyong Song schätzt, dass bereits fünf Zentimeter mehr Körpergröße bei einem Mann das Jahreseinkommen um umgerechnet 4.500 Euro erhöhen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Unternehmen körperliche Merkmale finanziell belohnen, die für die eigentliche Tätigkeit völlig irrelevant sind.

In Zeiten des Fachkräftemangels wirkt sich dies besonders negativ auf Ihr Unternehmen aus: Ein High Potential, der eigentlich für eine Führungsaufgabe qualifiziert wäre, wird aufgrund körperlicher Merkmale hierfür nicht in die engere Auswahl genommen und verlässt frustriert Ihr Unternehmen, um zu einem Wettbewerber zu wechseln. Hier wollen Tools des digitalen Recruiting verstärkt ansetzen und helfen, solche Fehler zukünftig zu vermeiden.

 

Digital Recruiting per Online-Vorstellungsgespräch

Eine weitere große Herausforderung für Ihre Personalabteilung ist es, aus einer Vielzahl von Stellenbewerber:innen zeitnah eine erste Vorauswahl zu treffen. Zwar geht die Anzahl der Bewerber:innen bedingt durch den Fachkräftemangel in vielen Branchen zurück. Aber die Zeit für ein ausführliches Studium aller Bewerbungsmappen oder ein telefonisches oder persönliches Erstgespräch fehlt häufig.

Einige Unternehmen setzen daher auf automatisierte Vorstellungsgespräche für die erste Runde im Recruitingverfahren. In diesen Gesprächen stellen Chatbots den Bewerber:innen einige Standardfragen, bevor es in Abhängigkeit von den Antworten dann später in eine weitere Videorunde mit „echten Menschen” geht. Eine künstliche Intelligenz liefert Ihnen somit Empfehlungen für eine erste Vorauswahl der Bewerber:innen.

In den USA setzen bereits mehr als 90 Prozent aller Unternehmen auf automatisierte Bewerbungsverfahren wie die Chatbot-gestützten Telefongespräche (Robot Recruiting). In Deutschland kommen diese Werkzeuge noch selten zum Einsatz. Und das, obwohl die Unternehmensberatung KPMG die Kosteneinsparungen in Bewerbungsverfahren durch diese Form der Automatisierung auf rund 16 Prozent einschätzt.

Noch gibt es auch bei einigen Bewerber:innen Vorbehalte gegenüber dem Robot Recruiting. Doch gerade für jüngere Bewerber:innen oder Nicht-Muttersprachler:innen kann dies ein schneller und niederschwelliger erster Schritt in Bewerbungsprozesse sein ohne das aufwändige Erstellen einer Bewerbungsmappe. Außerdem erfahren auch Bewerber:innen auf diese Art, ob die angebotene Stelle und die zugehörige Firma ihnen wirklich zusagen würden.

Auch aus Unternehmenssicht kann das Robot Recruiting für Sie interessant sein: So lernt die künstliche Intelligenz mit wachsender Erfahrung und Einsatzzeit stetig hinzu und kann dadurch in Bewerbungsprozessen immer genauer vorhersagen, ob Bewerber:innen gut in Ihr jeweiliges Team oder zur jeweiligen Position passen.

 

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Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen

Für die Digitalisierung vieler Aufgaben im HR-Bereich gibt es Software- und Cloud-Lösungen von spezialisierten Dienstleistern.

HR-Software

Mit einer HR-Software (auch HR-Management-Software genannt) automatisieren Sie viele Aufgaben Ihres Personalmanagements. Je nach Anbieter sind Funktionen für das Erstellen sowie das Schalten von Stellenanzeigen in den Social Media integriert (Social Media Recruiting) und es gibt Kommunikationsschnittstellen wie etwa eine Chatfunktion und eine Videofunktion für das Führen von Online-Bewerbergesprächen. Mit einer Anwendung für das sogenannte Paperless HR können Sie den gesamten Bewerbungs- und Auswahlprozess papierlos abwickeln.

Ein Onboarding-Tool für neue Kolleg:innen, eine Arbeitszeiterfassung und Schnittstellen für die Lohnbuchhaltung ergänzen Ihre HR-Software um Werkzeuge für das Management bereits besetzter Stellen.

Die Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist die papierlose Weiterentwicklung Ihrer bisherigen Personalakte. Hier legen Sie eine Kopie des Arbeitsvertrages nebst eventueller Nachträge und Ergänzungen ab, speichern Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen sowie Fortbildungszertifikate und Zeugnisse. Je nach Organisation Ihrer Lohnbuchhaltung sind hier auch die Bankverbindungen Ihrer Mitarbeiter:innen hinterlegt.

Eine Besonderheit in Deutschland: Einige der hier gespeicherten Dokumente sollten Sie auch nach dem Einscannen weiterhin zusätzlich in Papierform verwahren. Dazu gehören die Arbeitsverträge, und darunter auch die Arbeitsverträge ehemaliger Beschäftigter, soweit diese ein nachträgliches Wettbewerbsverbot enthalten. Weiterhin sollten Sie Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben ebenfalls als Papierdoppel archivieren, da diese Dokumente Unterschriften tragen und Sie sie gemäß § 126 BGB bei Rechtsstreitigkeiten in Schriftform vorlegen müssen. Wichtig ist, dass Sie Ihre Personalakte nach den Vorgaben der DSGVO ablegen und nicht mehr benötigte personenbezogene Daten zeitnah löschen.

Employee-Self-Service

Über den sogenannten Employee-Self-Service können Ihre Mitarbeiter:innen viele Standardaufgaben schnell und direkt selbst erledigen. In der Regel geschieht dies über ein Online-Tool, das im Intranet erreichbar ist oder optional auch über ein entsprechendes Frontend im Internet.

Zu den grundlegenden Funktionen gehören hier die Arbeitszeiterfassung, das Stellen von Reise- und Urlaubsanträgen sowie die anschließende Abrechnung von Dienstreisen. Einige Unternehmen bieten hierfür eine Employee-Self-Service-App, sodass die Daten auch per Mobilgerät erfasst werden können.

 

Cloud-HR-System

Cloudbasierte HR-Systeme, etwa in Form einer Privat-Cloud. bieten für Ihr Unternehmen viele Vorteile: Zahlreiche Wartungsaufgaben lassen sich hier sehr einfach an den Cloudanbieter auslagern, beispielsweise die Datensicherung und der Schutz gegen Malware. Dadurch bietet die HR-Cloud ein Plus an Cybersecurity. Das ist gerade beim Umgang mit Bewerberdaten, die zu den besonders schützenswerten Daten gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gehören, besonders wichtig.

Weitere Stärken eines Cloud-HR-Systems: Ihre Mitarbeiter:innen aus der Personalabteilung oder aus den jeweiligen Fachabteilungen können dezentral auf Bewerbungsunterlagen zugreifen, etwa via VPN-Verbindung oder über ein passwortgeschütztes Web-Interface. Umgekehrt können Bewerber:innen den Bearbeitungsstand ihrer Bewerbungsunterlagen leicht einsehen oder beispielsweise sehr einfach Termine für Bewerbungsgespräche bestätigen. Dies alles erleichtert das Arbeiten im Homeoffice und verbessert so auch bei Bewerber:innen Ihre Wahrnehmung als digitales, zukunftsfähiges Unternehmen.

 

Garantierte Sicherheit: Private-Cloud-Angebote von Vodafone

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Unsere Private-Cloud-Angebote sind einfach und flexibel skalierbar – passgenau zu Ihrem Business-Bedarf. So ist Ihr Unternehmen allen Anforderungen in einem dynamischen Markt gewachsen und haben dabei stets Ihre Kosten und Ressourcen im Blick.

 

E-Learning: moderne Mitarbeiterweiterbildung

In Zeiten des lebenslangen Lernens gehört auch die regelmäßige Mitarbeiterweiterbildung zu den zentralen Aufgaben des Personalbereichs. Nicht erst seit Ausbruch der Corona-Pandemie werden viele betriebsinternen Schulungen online als sogenannte E-Learnings angeboten.

Insbesondere Sicherheitsbelehrungen und Software-Schulungen für gängige EDV-Produkte gibt es daher in Form von Videokursen mit Multiple-Choice-Prüfungsbögen schon seit einigen Jahren am Markt.

Mit der wachsenden Verbreitung professioneller Videokonferenzsysteme und der zunehmenden Nutzung von Videokonferenzen für Mitarbeiter:innen im Homeoffice gewinnen digitale Fortbildungen per Konferenz auch im Bildungswesen an Bedeutung. Viele Videokonferenz-Tools bieten spezielle Formate und Funktionen für Webinare. Hier können Sie Ihre Mitarbeiter:innen zu betrieblichen Themen schulen, ihnen Dokumente und Handbücher digital bereitstellen oder über in das Webinar integrierte Prüfungsfragen erkennen, wo noch vertiefender Schulungsbedarf besteht.

 

Zusammenarbeit leicht gemacht

Zusammenarbeit leicht gemacht

Mit Collaboration Tools und Plattformen kommunizieren Sie innerhalb Ihrer Teams noch effizienter: 

  • Unified Communications
  • Medienintegration
  • Präsenzinformation
  • Kooperationsfunktionen
  • Kontextintegration

 

Gestärkte Bindung durch Online-Lehrgänge

Einige Qualifizierungen sind sehr zeitintensiv. Mitarbeiter:innen mit Familie können diese nur schwer in ihren privaten Alltag integrieren. Mit digitalen Bildungsangeboten und flexiblen Arbeitszeitkonten erleichtern Sie es Ihren Beschäftigten, Familie, Beruf und angestrebte Fortbildung zeitlich in Einklang zu bringen.

Auch Meisterschulen und die Akademien der Industrie- und Handelskammern bieten inzwischen viele Lehrgänge digital an. Auch hier können Sie Ihre Beschäftigten unterstützen, indem Sie ihnen beispielsweise Homeoffice-Arbeitsplätze einrichten, sodass sie Beruf und Weiterqualifikation besser nebeneinander laufen können.

So steigern Sie durch digitale Bildungsangebote zugleich die Motivation, die Unternehmensbindung und auch die Qualifikation Ihrer Mitarbeiter:innen. Als Unternehmen gewinnen Sie also auch hier durch den Einsatz digitaler HR-Werkzeuge.

 

Ein Mann sitzt vor seinem Notebook und macht sich zusätzliche Notizen beim E-Learning

Viele Berufstätige möchten sich weiterqualifizieren. Mittels E-Learning können sie dies auch von zu Hause aus tun.

 

Das Wichtigste zur HR-Digitalisierung in Kürze

  • Viele Aufgaben im Bereich des Personalmanagements können Sie über entsprechende Werkzeuge digitalisieren und automatisieren.
  • Jüngere und IT-affine Bewerber:innen erreichen Sie bevorzugt über Social Media und Online-Bewerbungstools.
  • Automatisierte Bewerbungsverfahren wie das Robot Recruiting sind in Deutschland noch nicht etabliert, gewinnen aber weltweit an Bedeutung.
  • Eine digitale Personalakte und eine HR-Cloud als Public Cloud machen Ihren HR-Datenbestand auch für Beschäftigte im Homeoffice sicher zugänglich.
  • Über Tools für das E-Learning machen Sie Ihre Mitarbeiterweiterbildung mobil. Kursteilnehmer:innen können Übungen und Webinare im Homeoffice nutzen und Lernzeiten so besser in ihren Alltag integrieren

 

Arbeitet der HR-Bereich in Ihrem Unternehmen bereits mit digitalen Prozessen? Wo möchten Sie diese noch ausweiten und wie sind Ihre bisherigen Erfahrungen? Schreiben Sie den Leser:innen dazu in den Kommentaren

 


Ihre Digitalisierungs-Berater:innen für den Mittelstand

Sie haben Fragen zur Digitalisierung? Unser Expert:innen-Team hilft Ihnen kostenlos
und unverbindlich im Chat (Mo.-Fr. 8-20 Uhr). Oder am Telefon unter 0800 5054512

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