Führung von dezentralen Teams

• Es gibt Charaktere, die gern unabhängig und dezentral arbeiten – sie finden sich häufig in bestimmten Berufsbildern.
• Die Arbeit im Homeoffice kann besonders am Anfang für Reibungsverluste sorgen, führt laut einer Studie langfristig jedoch zu weniger Stress.
• In der ungewohnten Situation während der Corona-Krise sind partnerschaftliche Führung und Sensibilität gefragt.
• Guter Teamzusammenhalt und hohe Mitarbeitermotivation funktionieren mit kreativen Ideen auch aus der Ferne.
• Im Podcast „Digitale Vorreiter” spricht Psychologe Michael Thiel über die Folgen von Arbeit im Homeoffice und gibt ebenfalls Tipps.

Klassische Führungskonzepte befassen sich fast immer mit Teams, die in Abteilungen oder Projekten mit regelmäßiger Präsenz zusammenarbeiten. Doch wie geht moderne Teamführung, wenn die Mitglieder nicht im selben Büro sitzen – und sich in Zeiten der Pandemie vielleicht über Monate nicht sehen? Und wie nehmen Sie Ihre Leitungsfunktion aus der Ferne wahr? Wir haben praktische Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie dynamische Prozesse im Team steuern und einen guten Draht zu Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen behalten.

Für manche Berufe gehört es zum Alltag: Die Arbeit fernab von Kollegen und Vorgesetzten. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in Vertrieb und Außendienst sind daran gewöhnt, ihren Alltag weitgehend selbst zu organisieren. Ob das nun Kundentermine oder regelmäßige Abrechnungen und Berichte sind – die Arbeit im Homeoffice und unterwegs ist für diese Arbeitnehmer ganz normal.

Oft sind Mitarbeiter in derartigen Positionen sogenannte „Self Starter”, die energiegeladen und optimistisch wirken: Sie bringen Charaktereigenschaften mit, dank denen ihnen das Einzelkämpfer-Dasein leicht fällt. Als Vorgesetzter wissen Sie, wie Sie Ihr Außendienst-Team am Besten führen, und gewohnte Strukturen wie regelmäßige Vertriebstagungen und Bonussysteme unterstützen die Motivation.

Aktuell stehen jedoch viele Führungskräfte vor der Herausforderung, ein Team von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu führen, die sich das dezentrale Arbeiten aus dem Homeoffice nicht ausgesucht haben.

Michael Schrezenmaier beispielsweise ist COO bei Pipedrive, einem cloud-fokussierten Unternehmen für CRM- und Pipeline-Management-Software aus Estland. Er steht nicht erst seit Corona- und Homeoffice-Zeiten vor der täglichen Herausforderung, das Alltagsgeschäft der Firma durch das digitale Zeitalter zu leiten und Wachstum herbeizuführen. Im Grunde sieht er drei wichtige Faktoren, die eine gute (operative) Führungskraft ausmachen: Klarheit, Durch- und Umsetzungsstärke und Fairness.

Welche Rolle für ihn im Tagesgeschäft zahlengetriebene Entscheidungen spielen und was einen guten operativen Geschäftsführer sonst noch ausmacht, erfahren Sie im aktuellen „Digitale Vorreiter”-Podcast #63 mit Christoph Burseg:

Plötzlich zuhause arbeiten: Zeit zur Eingewöhnung

Die Akzeptanz von Arbeit im Homeoffice ist laut einer DAK-Studie (repräsentative Befragungen 2019 und 2020) gestiegen. Doch auch wenn die überwiegende Mehrheit darin von positiven Erfahrungen – wie etwa Stressreduktion – berichtet, funktioniert im Alltag nicht alles ohne Reibungsverluste.

Nicht jeder hat zu Hause einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung oder kann kurzfristig die Voraussetzungen schaffen. Eltern müssen sich vielleicht „nebenbei” mit Kinderbetreuung  und Homeschooling befassen. Andere haben nicht das geeignete Equipment, keine schnelle Internetverbindung oder einfach keinen ruhigen Ort, an den sie sich für die Arbeit zurückziehen können. Für Sie als Teamleiter oder Teamleiterin bedeutet das, dass Sie nicht sofort eine hundertprozentige Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter erwarten können.

In der DAK-Studie loben zwar viele der Befragten die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Doch in der Praxis ist Ihr Team zuhause mit schmutzigem Geschirr und anderen Haushaltsthemen konfrontiert. Auch das erfordert eine Eingewöhnungsphase: Bis sich die einzelnen Kollegen und Kolleginnen von diesen Dingen nicht mehr ablenken lassen.

Machen Sie sich als Führungskraft also diese Dinge bewusst – und reagieren Sie mit Humor und Nachsicht, wenn in der Videokonferenz die Waschmaschine im Hintergrund schleudert, es an der Tür klingelt oder der Nachwuchs nach Mama oder Papa ruft.

Falls das Arbeiten im Homeoffice noch nicht routiniert läuft: Gerade am Anfang fällt es vielen schwer, sich vom Haushalt nicht ablenken zu lassen.

Zuhören und ernst nehmen: Ängste und Sorgen von Mitarbeitern

Ihr Team wird während der aktuellen Corona-Krise nicht allein durch die ungewohnte Arbeit außerhalb des normalen Arbeitsplatzes gefordert. Machen Sie sich bewusst, dass neben dieser Umstellung auch individuelle Faktoren zu großem Stress führen können:

• Familien verbringen mehr Zeit miteinander und oft auf engem Raum. Das führt fast unweigerlich zu Konflikten, die den einzelnen belasten können.
• Manche Teammitglieder haben vielleicht Vorerkrankungen, von denen Sie nichts wissen, oder sorgen sich um Angehörige, die besonders gefährdet sind.
• Die wirtschaftlichen Folgen der Pandemie sind in vielen Branchen besorgniserregend. Auch wenn Ihr Unternehmen nicht betroffen sein sollte, sind vielleicht Angehörige und Partner Ihrer Teammitglieder von Arbeitslosigkeit bedroht.

Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen reagieren auf diese Dinge ganz unterschiedlich, je nach Charakter und persönlicher Situation. Manche entwickeln eine ausgeprägte Angst vor Versagen, andere zeigen unter diesem Druck einen ungewohnten Leistungsabfall, andere arbeiten scheinbar wie gewohnt weiter.

Als Führungskraft sind Sie hier besonders gefordert: Hören Sie Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen gut zu, damit Sie reagieren können. Braucht der Einzelne mehr Bestätigung und Lob? Können Sie die Angst vor Arbeitsplatzverlust möglicherweise beschwichtigen? In einem dezentralen Team ist noch mehr als sonst partnerschaftliche Führung und Fingerspitzengefühl gefragt. Wenn Ihr Team Ihnen vertraut, erfahren Sie von Ängsten und Sorgen und können mit transparenter Kommunikation darauf reagieren. Es hilft auch, wenn Sie selbst darüber sprechen, wie Sie die Situation erleben. So bleiben Sie für Ihr Team authentisch.

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Fränzi Kühne und Boontham Temismithi teilen sich als Chief Digital Officer die Unternehmensleitung beim Schreibwarenhersteller edding. Das Stichwort lautet: Tandem Work. Sie berichten über ihre Erfahrungen mit dieser neuen Form der Unternehmensführung.

Welche Herausforderungen bringt Tandem Work mit sich und welche Vorteile hat das Konzept? Was ist die Basis für eine erfolgreiche Arbeit im Team und warum ist es wichtig, für den Erfolg eines Unternehmens Macht abgeben zu können? Antworten auf diese und weitere Fragen erhalten Sie in dieser Podcastfolge von „Digitale Vorreiter:innen“:

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So führen Sie Ihr Team aus der Ferne

Wenn Sie vor der Aufgabe stehen, Ihr Team dezentral zu leiten, behalten Sie die angesprochenen Rahmenbedingungen im Blick. Mit diesen praktischen Tipps können Sie für Motivation und Teamzusammenhalt sorgen.

Strukturen schaffen

Für Teams, die bereits agil arbeiten, gehört der regelmäßige Austausch zur Routine. Falls das noch nicht der Fall ist, führen Sie beispielsweise morgendliche Stand-up-Meetings ein: Ein kurzes Videomeeting von 15 bis 30 Minuten Dauer, in dem sich Ihr Team kurz über die Aufgaben des Tages austauscht. Das Stand-up sollte täglich zur selben Uhrzeit stattfinden. Nehmen Sie bei der Zeitplanung Rücksicht, wenn Mitglieder Ihres Teams morgens zum Kindergarten oder zur Schule müssen, um dort ihre Sprößlinge abzuliefern. Neben den kurzen Morgenmeetings bieten sich gemeinsame Kaffeepausen am Nachmittag an. Die weiteren notwendigen Meetings zu Projektfortschritten oder -planungen kommen natürlich dazu.

Am Anfang sollten Sie lieber häufigere Videomeetings veranstalten, um den Austausch im Team zu fördern. Denken Sie zudem darüber nach, ob die Stand-ups festen Regeln folgen sollten. Eventuell sollte jeden Tag ein anderes Teammitglied die Runde eröffnen. Oder Sie geben ein Tagesmotto aus – beispielsweise ein Zitat oder ein Sprichwort, oder Sie stellen jeden Tag als erstes eine Frage zur Auflockerung. Das kann etwas einfaches sein wie die Frage nach der Lieblingsfarbe oder der bevorzugten Kaffee-Variante.

Teamerlebnisse neu definieren

Bei dezentral arbeitenden Teams ist es eine besondere Herausforderung, den Teamgeist zu fördern. Auch hier empfehlen sich gemeinsame Erlebnisse per Videokonferenz oder per App. Vodafone Deutschland bietet aktuell sogar gemeinsamen Sport per Videokonferenz an. Der Fantasie sind hier kaum Grenzen gesetzt: Vielleicht lassen Sie Ihren Teammitgliedern sogenannte Kochboxen nach Hause schicken, in denen die Zutaten für ein Essen enthalten sind – und kochen dann per Videocall. Andere Ideen wären beispielsweise ein Skat-Tunier per App, oder ein Quizduell-Abend. Dinge gemeinsam machen: Das muss nicht immer am selben Ort sein.

Gemeinsamer Sport per Videokonferenz stärkt auch bei Vodafone Deutschland das Team-Gefühl: Ob nun aktive Pause oder ein gemeinsamer Yogakurs, vielleicht passt das ja für Ihr Team genauso gut.

Führungsaufgaben aus einer neuen Perspektive

Mit einem Team, was nicht an einem Ort präsent ist müssen Sie als Führungskraft anders umgehen. Das „Stimmungsbarometer Kaffeeküche” fällt ja schließlich aus.

Um für Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen greifbar zu bleiben, müssen Sie mehr Zeit in den Kontakt mit den einzelnen Personen stecken als sonst. Fragen Sie aktiv nach, wie es den Kollegen geht: Per Telefon, per Video oder auch einfach mal per Messenger-App. Für Stimmungsbilder aus dem gesamten Team bieten sich auch regelmäßige Umfragen an.

Wichtig ist, wie Sie die Kontaktaufnahme gestalten: Machen Sie klar, dass es sich nicht um Kontroll-Anrufe handelt, sondern dass Sie in Verbindung bleiben möchten. In einer dezentralen Teamstruktur sind Sie auch als Coach für Ihre Mitarbeiter gefragt.

Übrigens: Sie sollten sich selbst disziplinieren und nicht „nach Feierabend” noch Nachrichten schreiben. Für Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Homeoffice ist es nämlich besonders schwierig, private Zeit und Arbeitszeit voneinander abzugrenzen. Unterstützen Sie sie dabei.

Unterstützung und praktische Hilfe anbieten

Warme Worte allein sind nicht immer genug. Es kann auch sein, dass praktische Hilfe erforderlich ist. Beispielsweise, wenn ein Mitarbeiter zuhause kein schnelles Internet hat, oder es an der nötigen Hardware wie Computer, Drucker oder sogar Schreibtischstuhl fehlt. Ob nun Dinge angeschafft oder aus den sonst üblichen Büroräumen ausgeliehen werden sollen: Um die Organisation sollten Sie sich kümmern – beziehungsweise diese Aufgabe an die richtigen Ansprechpartner delegieren.

Und was ist, wenn Sie von persönlichen Sorgen eines Mitarbeiters erfahren? Je nach Größe Ihres Unternehmens sind Personalabteilung und – falls vorhanden – auch der Betriebsrat Ihre Ansprechpartner, falls Mitglieder Ihres Teams besondere Unterstützung brauchen. Manches lässt sich vielleicht auch auf dem „kurzen Dienstweg” lösen, etwa mit etwas Flexbilität in der Arbeitszeit für die Betreuung von Kindern und anderen Familienangehörigen.

Übrigens: Falls Sie den Eindruck haben, jemand ist durch die Umstände der Corona-Krise psychisch angeschlagen, dann zögern Sie nicht, eine Beratung durch Fachkräfte anzuregen.

Praktische Tipps zum Anhören: Der Podcast mit Michael Thiel

In Folge #49 des Vodafone Podcasts „Digitale Vorreiter” kommt der Psychologe Michael Thiel zu Wort und diskutiert mit dem Host Christoph Burseg über die Folgen von Homeoffice während der Covid-19-Pandemie. Die beiden sprechen darüber, wie man mit den Ängsten der Menschen umgehen kann. Denn die Folgen von Corona stürzen nicht wenige Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen in eine persönliche Krise.

Michael Thiel gibt im Interview wertvolle Praxistipps. Dazu gehört die dringende Empfehlung an Arbeitnehmer, dem Tag eine Struktur zu geben. Dazu gehören ein definierter Beginn, geplante Pausen und auch ein verbindliches Ende des Arbeitstages: „Die Versuchung ist einfach groß: Nochmal schnell in die Mails sehen, und dann ist man sofort wieder mittendrin. Machen Sie das nicht.” Noch wichtiger als sonst seien zudem ausreichend Bewegung und eine gute Ernährung. Sonst drohe eine Verwahrlosung: „Pflege dich selbst, sorge für ausreichend Sozialkontakte, da die Sozialkontrolle des Büros fehlt. Zuhause ist ja möglicherweise keiner, der dir sagt, du solltest mal wieder duschen.”

An Führungskräfte appelliert Thiel, sich auf die Bedürfnisse der einzelnen Teammitglieder einzulassen. Die Mitarbeiter im Homeoffice brauchen sozusagen besondere Pflege. Dabei braucht nicht jeder dasselbe: Manche Menschen brauchen mehr Zuwendung und freuen sich über Anteilnahme und Fragen nach dem persönlichen Befinden. Andere Teamkollegen sind eher „Selbstläufer”, die sich zu Wort melden, wenn Schwierigkeiten auftreten.

„Trust is the new motivation”
Michael Thiel, Psychologe

Als Vorgesetzte sollten Sie loslassen lernen und Verantwortung abgeben – falls Sie das nicht schon vor Corona praktiziert haben. Vertrauen in die Mitglieder Ihres Teams ist sozusagen die neue Währung für hohe Mitarbeitermotivation: Hieß es bisher, dass Lob und Anerkennung mehr wert sind als eine Gehaltserhöhung, gilt das nun vor allem für Vertrauen.

Nebenbei ist das auch für Sie selbst ein Schlüssel zu mehr Gelassenheit und ein guter Schutz vor einem möglichen Burnout. Denn Manager und Managerinnen sind letztlich ebenfalls betroffene Arbeitnehmer. Achten Sie daher auch auf sich selbst und sorgen Sie für Ihr eigenes Wohlergehen. Die selben Faktoren, mit denen Ihr Team beim dezentralen Arbeiten konfrontiert ist, können auch für Sie den Alltag anstrengender gestalten.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Thema dezentrales Arbeiten? Ist der Zusammenhalt in Ihrem Team anders als vor der Corona-Krise? Tauschen Sie sich gern in den Kommentaren mit anderen aus.