GoToMeeting: So nutzen Sie das Videokonferenz-Tool

Digitales Business

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Datum 17.11.2020
Lesezeit 5 Min.

GoToMeeting: So nutzen Sie das Videokonferenz-Tool

Viele Business-Termine lassen sich heute ganz bequem per Videokonferenz abhalten. Dazu gibt es eine ganze Auswahl an digitalen Tools. Eines davon ist GoToMeeting. Welche Features GoToMeeting bietet und wie einfach das Tool funktioniert, erklären wir hier.


Das Wichtigste vorweg: Für ein GoToMeeting benötigt nur der Organisator ein kostenpflichtiges Abo und muss den GoToMeeting-Launcher herunterladen. Wer nur an einer Audio- oder Videokonferenz teilnehmen möchte, benötigt nur eine Internetverbindung und einen Browser. Oder die entsprechende App auf seinem Smartphone (Android, iOS) beziehungsweise für Windows, Mac oder Linux.

 

GoToMeeting: Einfach anmelden und starten

Um eine GoToMeeting-Videokonferenz zu starten, benötigen Sie ein kostenpflichtiges Mitgliedskonto und eine gültige Mailadresse. Um den Dienst ausprobieren zu können, bietet GoToMeeting eine 14-tägige Probezeit. Auch dazu müssen Sie sich einmal kurz mit einer E-Mail-Adresse registrieren. Für das (reine) Probe-Abo ist keine Kreditkarte erforderlich.

 

Video: YouTube / Dr. Gwendolin Rugen

Nach dem Bestätigen Ihrer E-Mail-Adresse können Sie direkt im Browser Ihre persönliche Meeting-Zentrale betreten, den Meeting-Hub. Hier können Sie neue Meetings planen und Videoaufzeichnungen vergangener Meetings aufrufen und ansehen.

Screenshot des GoToMeeeting-Hubs

Mit dem GoToMeeting-Hub planen Sie ihre Videokonferenzen sehr übersichtlich.

So erstellen Sie eine GoToMeeting-Videokonferenz

Ebenso einfach wie der Anmeldeprozess ist das Erstellen eines Meetings. Sie klicken einfach auf den Button “Meeting erstellen” und vergeben einen Namen für Ihr Meeting. Entscheiden Sie sich, ob Ihr geplantes Meeting einmalig stattfinden soll oder ob Sie einen permanent verfügbaren Online-Meeting-Raum eröffnen möchten. Dieser Online-Meeting-Raum steht Ihnen dauerhaft zur Verfügung, beispielsweise für kurzfristig anberaumte Meetings.

Wählen Sie ein einmaliges Meeting, müssen Sie noch Datum, Startzeit und Dauer festlegen. Unter “Audio”, “persönliche Einstellungen” und “mehr” können Sie diverse Einstellungen vornehmen. Hier können Sie Ihr Meeting mit einem Passwort versehen, einen Co-Organisator hinzufügen oder Ihr Meeting personalisieren. Zum Abschluss klicken Sie auf “Speichern”.

Screenshot der der Meeting-Planung

Organisatoren können einen permanenten Meetingraum und einzelne Meetings anlegen.

GoToMeeting-Videokonferenz starten

Um ein bereits geplantes GoToMeeting-Meeting zu starten, klicken Sie im entsprechenden Termin auf “Starten”. Bei der ersten Nutzung führt Sie das Tool durch die Installation des GoToMeeting-Launchers. Ist der Launcher bereits installiert, öffnet Ihr Browser ein Fenster und fragt, ob er den „GoToOpener” öffnen darf.

Nach Ihrer Bestätigung startet ein Vorschaufenster, in dem Sie Ihre Kamera- und Audioeinstellungen überprüfen sowie Ihren angezeigten Namen ändern können. Mit einem Klick auf „Ja, ich bin bereit” starten Sie Ihr Meeting.

Nun öffnet sich das finale Meeting-Fenster. Hier können Sie diverse Einstellungen vornehmen. Unter anderem können Sie weitere Teilnehmer einladen, Teilnehmer stummschalten, Ihr Mikro und Ihre Kamera deaktivieren, Sprecher anzeigen, das Meeting aufzeichnen oder Ihren Bildschirm teilen.

Screenshot des Meeting-Fensters

Das zentrale Meeting-Fenster ist sehr aufgeräumt und übersichtlich.

GoToMeeting mit dem Telefon nutzen

Eigentlich sollten Sie bei den von Ihnen organisierten Videokonferenzen auch selbst am Rechner sitzen. Wenn Sie sich aber beispielsweise aufgrund eines Staus oder Arztbesuchs verspäten, können Sie auch per Telefon an dem Meeting teilnehmen. Dazu stellt GoToMeeting in dem offenen Meeting-Fenster eine Einwahlnummer, einen Zugangscode und einen Audio-Pin bereit.

Während einer GoToMeeting-Videokonferenz können Sie über „Einstellungen” jederzeit zwischen Computer und Telefon wechseln, sich stummschalten und andere Audioanpassungen vornehmen. In dem Meeting-Fenster können Sie am unteren Rand Ihre Audio- und Videoübertragung jeweils mit einem Klick deaktivieren oder aktivieren.

Screenshot der Telefoneinstellung im Meeting-Fensters

Im Meeting-Fenster können Sie einfach zwischen Computer- und Telefonteilnahme umschalten.

Die Bildschirmübertragung starten

Wenn Sie während der Videokonferenz beispielsweise eine Präsentation auf Ihrem Bildschirm mit den anderen Teilnehmern teilen möchten, klicken Sie als Organisator auf den Bildschirm-Button unten in Ihrem Meeting-Fenster.

Sie können dann entscheiden, ob Sie Ihren kompletten Bildschirm oder nur eine einzelne Anwendung teilen möchten. Wir raten Ihnen, nur eine einzelne Anwendung zu teilen, damit nicht eventuell eingehende Benachrichtigungen Ihre Präsentation stören, die sonst auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Über die Leiste oben in der Mitte können Sie über “Fernsteuerung” auch die Steuerung Ihrer Präsentation an einen beliebigen Teilnehmer mitsamt Maus- und Tastaturzugriff übertragen.

Ebenso einfach wie praktisch ist die Funktion „Zeichenwerkzeuge”, mit der Sie anderen Teilnehmer der Videokonferenz erlauben, auf Ihrem Bildschirm zu zeichnen. In dieser Leiste können Sie mit Hilfe der „Optionen” auch einen anderen User zum Moderator ernennen, die Bildschirmpräsentation pausieren oder sie stoppen.

 

Mein eigenes Hintergrundbild verändern

Gerade im Homeoffice gibt es immer wieder Situationen, in denen Sie nicht Ihr persönliches Umfeld preisgeben möchten. Über die Software ChromaCam (enthalten in allen GoToMeeting-Abos) können Sie Ihren Kamera-Hintergrund ändern.

Sollten die von ChromaCam zur Verfügung gestellten Bilder nicht ausreichen, können Sie auch eigene Motive hinzufügen. Außerdem können Sie mit ChromaCam die Schärfe des Hintergrunds bis zur absoluten Unkenntlichkeit einstellen.

Nachdem Sie ChromaCam heruntergeladen und installiert haben, müssen Sie sich dort mit Ihrem GoToMeeting-Accountdaten anmelden. Bei der Verwendung von GoToMeeting steht Ihnen ChromaCam als Webcam zur Verfügung. Dort können Sie dann den gewünschten Hintergrund für Ihr persönliches Kamerabild einstellen.

 

GoToMeeting speichert den Chatverlauf automatisch

Wie andere Videokonferenz-Tools auch bietet GoToMeeting eine Chat-Funktion. Das ist praktisch, wenn Teilnehmer beispielsweise kurze Fragen oder Anmerkungen haben. Auch diese Funktion starten alle Teilnehmer über den entsprechenden Menüpunkt oben rechts im Meeting-Fenster.

Nach dem Eingeben der Nachricht entscheidet der User, ob diese an einzelne Teilnehmer oder alle gehen soll. Die „an alle” gesendeten Chatnachrichten zeigt GoToMeeting sämtlich untereinander an. Die „Chat-Chronik” wird automatisch gespeichert. Den Speicherort wählen Sie im Meeting-Fenster unter „Einstellungen” und dem Schiebereglersymbol.

 

Über den Browser an einer GoToMeeting-Videokonferenz teilnehmen

Um an einer GoToMeeting-Videokonferenz teilnehmen zu können, müssen Sie sich weder registrieren noch die GoToMeeting-Software installieren. In der GoToMeeting-Web-Ansicht müssen Sie in Ihrem Standardbrowser nur die entsprechende Meeting-ID oder den Namen des Besprechungsraumes eingeben und sich entscheiden, ob Sie per Computer oder Telefon teilnehmen möchten.

Screenshot der GoToMeeting-Anwendung auf einem Browser

Im Webbrowser-Fenster muss nur die Konferenz-ID oder der Konferenzname eingegeben werden.

Praktisch: Damit der Videochat auch bei schlechter Datenverbindung funktioniert, bietet GoToMeeting-Apps einen speziellen Pendler-Mode, der das Datenvolumen um bis zu 90 Prozent reduzieren soll.

GoToMeeting lässt sich mit wenigen Handgriffen in das Kommunikations-Tool Slack via App einbinden. Allerdings sind Unternehmen, die von einer Videokonferenz-Software einen größeren Funktionsumfang erwarten, mit Alternativen wie Microsoft Teams oder Cisco WebEx sicherlich besser bedient.

 

Welche Videokonferenz-Tools nutzen Sie in Ihrem Unternehmen? Auf welche Funktionen legen Sie Wert? Wir freuen uns über Ihren Kommentar?

 

Bilder: LogMeIn Ireland Limited / Eigenkreationen / Pexels / Unsplash

 


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