GoToWebinar: So gelingen Online-Veranstaltungen mit dem beliebten Tool

Digitales Business

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Datum 27.11.2020
Lesezeit 7 Min.

GoToWebinar: So gelingen Online-Veranstaltungen mit dem beliebten Tool

In Zeiten von Corona sind beispielsweise Präsenz-Workshops und -Schulungen oft nicht möglich – egal, ob mit einigen wenigen Teilnehmern oder mit mehreren Hundert. Die Lösung sind Web-Seminare. Mit deren Hilfe ist das Internet die Bühne für Ihre Präsentation.


Am Markt gibt es Dutzende digitaler Tools, die Sie bei der Durchführung so eines Online-Seminars unterstützen. Eines ist GoToWebinar, dessen Funktionsweise und Benutzung wir Ihnen hier in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung erklären möchten. Im Anschluss sind Sie in der Lage, mit wenigen Klicks Ihr erstes Web-Seminar abzuhalten.

 

GoToWebinar: So wird Ihr Webinar zum Kinderspiel

Im ersten Schritt eröffnen Sie auf der GoToWebinar-Webseite ein Konto. Die ersten sieben Tage können Sie mit dem Tool für Sie kostenlos Web-Schulungen, Workshops und Präsentationen erstellen. Im Anschluss wird ein kostenpflichtiges Abo fällig. Das gilt aber nur für Sie als Organisator so eines Web-Seminars. Als Teilnehmer müssen Sie sich ebenfalls eine Software installieren. Die ist aber dauerhaft kostenlos.

Haben Sie bereits ein Konto, klicken Sie oben rechts auf der Webseite auf „Webinare beginnen“. Nach dem Login erscheint das GoToWebinar-Dashboard mit dem geöffneten „Planen“-Fenster.

Video: YouTube / Dr. Gwendolin Rugen

 

So planen sie eine GoToWebinar-Veranstaltung

Sie können zwischen Live- und aufgezeichneten Veranstaltungen wählen. Wie der Name schon verrät, handelt es sich bei der zweiten Variante um eine zuvor von Ihnen aufgenommene Veranstaltung. Sie kann später automatisiert ablaufen, ohne dass der Organisator anwesend sein muss. Aufgezeichnete Veranstaltungen können die Teilnehmer einfach über ihren Browser ansehen. Tipp: Über 80 Prozent der B2B-Kunden bevorzugen diese Art eines Web-Seminars. Ein Vorteil hierbei ist, dass mögliche Fehler, die Sie machen oder technische Probleme für die Zuschauer später nicht sichtbar sind, da Sie diese herausschneiden oder das Webinar nochmal neu starten können.

Ein Vorteil bei Live-Veranstaltungen wiederum ist: Als Organisator/Moderator können Sie mit den Teilnehmern interagieren, beispielsweise Fragen live beantworten oder Abstimmungen vornehmen lassen. Standard-Veranstaltungen können für eine bestimmte Zeit geplant werden oder spontan stattfinden. Die Teilnahme ist per Desktop, Webbrowser oder Smartphone beziehungsweise Tablet für bis zu 1.000 Interessenten möglich.

Eine zweite Live-Möglichkeit bietet die sogenannte Webcast-Veranstaltung, bei der bis zu 3.000 Teilnehmer mit „Instant Join” beitreten. Für diese browserbasierte Lösung ist keine Softwareinstallation nötig. Die User können allerdings nicht mit Ihnen oder Ihrem Moderator interagieren.

 

So planen Sie eine Live-Veranstaltung mit GoToWebinar

Für die Planung eines GoToWebinars stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Sie können Ihre GoToWebinar-Veranstaltung über die Webseite planen oder per App auf Ihrem Android– oder Apple-Smartphone. Um eine Live-Veranstaltung zu planen, führen Sie auf Ihrem Desktop-Rechner folgende Schritte aus (die Schritte in der Android- oder iOS-App sind ähnlich) :

Screenshot der Planungsfunktion von GoToWebinar

Das Planen einer Veranstaltung ist mit GoToWebinar kinderleicht.

  1. Sie befinden sich wieder im GoToWebinar-Dashboard und haben bereits das Veranstaltungsfenster geöffnet. Fügen Sie unter „Titel der Veranstaltung“ einen aussagekräftigen Titel Ihres Events hinzu.
  2. Klicken Sie in dem darunterliegenden Feld auf „Live“.
  3. Wählen Sie, ob es sich bei Ihrem Webinar um eine einmalige Veranstaltung handelt oder um eine tägliche, wöchentliche oder monatliche. Oder legen Sie über „benutzerdefiniert“ Ihren eigenen Rhythmus fest.
  4. Unter „Beginn“ legen Sie das Datum sowie die Start- und Endzeit Ihres Webinars fest.
  5. Legen Sie fest, ob Ihr Webinar eine Standard-Veranstaltung oder ein Webcast sein soll (Unterschiede siehe oben).
  6. Wählen Sie „Auswahl speichern“ wenn Sie weitere Webinare mit einem diesem Aufbau planen.
  7. Zum Abschluss klicken Sie auf „Planen“.

 

So richten Sie Ihr Webinar individuell ein

Wenn Sie die Planung für Ihr Webinar erledigt haben, legen Sie verschiedene Einstellungen fest. Dazu klicken Sie einfach in Ihrem GoToWebinar-Dashboard auf die Veranstaltung, bei der Sie Einstellungen vornehmen wollen. Es öffnet sich das Fenster mit den Veranstaltungsdetails.

Screenshot des Reiters „Veranstaltungsdetails“ von GoToWebinar.

Über die Funktion „Veranstaltungsdetails“ können alle Einstellungen vorgenommen werden.

In dem Feld „Info“ hinterlassen Sie die wichtigsten Informationen, die die Teilnehmer einsehen können. Hier haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, Ihr Webinar zu beschreiben, Co-Organisatoren und mögliche Referenten hinzuzufügen und zu löschen.

Ist Ihr Webinar für die Teilnehmer kostenpflichtig, müssen Sie über „Zahlung hinzufügen“ die GoToWebinar-Zahlungen einrichten. So können die Teilnehmer ganz einfach mit ihrer Debit- oder Kreditkarte die Zahlung vornehmen. Die Zahlungsabwicklung läuft dann über GoToWebinar beziehungsweise deren Zahlungsanbieter.

Screenshot der wichtigsten Einstellungen in GoToWebinar.

Im Fenster „Einstellungen“ können Organisatoren sämtliche Audio-Einstellungen vornehmen.

Im Feld „Einstellungen“ können Sie beispielsweise die Aufnahme Ihres Webinars automatisiert starten lassen. Im Feld „Audio“ legen Sie die von Ihnen gewünschten Audiomodi fest. Hier können Sie auch wählen, ob die angemeldeten Teilnehmer über etwaige Audio-Änderungen informiert werden sollen.

Ganz unten in der Box „Einstellungen“ können Sie eine eigene Begrüßungsnachricht zum Teilnahmebeginn eingeben. Daneben finden Sie die Schaltfläche „Informationen zum Moderator“. Dort können Sie ein kleines Informationsblatt inklusive Foto für jeden Moderator anlegen, welches im Übertragungsfenster der Teilnehmer angezeigt wird.

Screenshot der Branding-Einstellungen in GoToWebinar.

Unter „Branding und Farben” können Sie Ihrer Einladung eine persönliche Note geben.

Unter „Branding und Farben“ bestimmen Sie den individuellen Look der Anmeldeseite Ihres Webinars. Dazu fügen Sie per Drag & Drop Ihr eigenes Logo und ein Beitragsbild ein. Außerdem legen Sie die Farbe des Rahmens und des Anmelde-Buttons fest. Durch Klick auf „Vorschau der Anmeldeseite“ können Sie sich Ihr Werk ansehen.

 Screenshot der „Teilen“-Funktion im GoToWebinar-Dashboard.

Hier können der Anmeldelink kopiert und die Veranstaltungsinformationen eingesehen werden.

Die Anmelde-URL zum Einladen der Teilnehmer erhalten Sie, wenn Sie in das Feld „Veranstaltung teilen“ klicken. Außerdem können Sie einen Kanal in der „GoToStage” erstellen und Ihr aufgezeichnetes Webinar dort veröffentlichen. Mit nur ein paar Klicks präsentieren Sie sich und Ihre Ideen potenziell über 60 Millionen B2B-Kunden.

In dem Feld „Anmeldung“ legen Sie unter anderem fest, wie viele Teilnehmer Sie maximal zulassen möchten und mit wie vielen Endgeräten sich jeder Teilnehmer einwählen darf. Sie bestimmen ein Kennwort und können eine separate Bestätigungswebseite angeben, die die Teilnehmer nach der Anmeldung besuchen können. Außerdem können Sie hier einsehen, wie viele Teilnehmer sich schon angemeldet haben.

Unter „E-Mails“ haben Sie die Möglichkeit, automatisierte Bestätigungs-, Erinnerungs- und Nachfass-E-Mails zu verfassen.

Im letzten und vielleicht wichtigsten Feld wählen Sie verschiedene Methoden aus, mit denen Sie mit Ihren Teilnehmern vor, während oder nach dem Webinar interagieren wollen. Sie können eine Umfrage mit bis zu 25 Fragen, ein Kurzumfrage mit bis zu fünf Fragen, Unterlagen (bis zu fünf PDFs, PowerPoint-Präsentationen, Excel-Dateien, Bilder oder Textdokumente) und Videos (auch YouTube-Links) erstellen beziehungsweise hochladen.

 

Ein aufgezeichnetes Webinar planen

GoToWebinar bietet Ihnen auch die Möglichkeit, bereits aufgezeichnete Webinare vor bis zu 20.000 Teilnehmern gleichzeitig vollautomatisiert abzuspielen. Dazu wählen Sie auf der Planungsseite „Aufgezeichnet“. Im Anschluss legen Sie das Startdatum und die Startzeit fest. Tipp: Wenn Sie „Auf Abruf“ wählen, kann der Teilnehmer selbst wählen, wann er Ihr Online-Seminar abrufen kann. Sie müssen dann lediglich festlegen, bis wann das Webinar zur Verfügung stehen soll.

Zum Schluss wählen Sie noch das aufgezeichnete Webinar aus, welches Sie zeigen wollen und fügen Sie der Planung hinzu. Im nächsten Schritt passen Sie die Veranstaltungsdetails wie bei einem Live-Webinar an (siehe oben: „So richten Sie Ihr Webinar individuell ein“).

 

Wichtig: Überlassen Sie nichts dem Zufall, üben Sie Ihr Webinar

Wenn Sie zum ersten Mal ein Webinar veranstalten, sollten Sie es nicht unvorbereitet starten. Fürs Training bietet GoToWebinar den Übungsmodus. Den sollten Sie besonders nutzen, wenn Sie verschiedene Referenten und einem Moderator einsetzen möchten.

 Screenshot des Bedienpanels von GoToWebinar.

Das Übertragungsfenster im Bedienpanel von GoToWebinar.

Dazu wählen Sie in Ihrem GoToWebinar-Dashboard die zuvor geplante Veranstaltung. Klicken Sie rechts oben auf das die drei Punkte und wählen sie „Üben“. Es öffnen sich der GoToOpener und das GoToWebinar-Bedienfeld. Sollten Sie den GoToOpener noch nicht installiert haben, werden Sie jetzt dazu aufgefordert.

Screenshot des Bedienpanels von GoToWebinar.

Die Audio-Einstellungen im Bedienpanel.

Über das GoToWebinar-Bedienfeld können Sie diverse Einstellungen vornehmen, einzelnen Teilnehmern beispielsweise Sprecherlaubnis erteilen und die Stummschaltung von Mikrofonen deaktivieren. Sie können Fragen der Teilnehmer beantworten, Ihre zuvor zusammengestellte Kurzumfrage oder Ihre Präsentation starten.

Das Chat-Fenster im Bedienpanel von GoToWebinar.

Wichtig: Starten Sie parallel zur Übertragung auch die Aufzeichnung über die Schaltfläche „Aufzeichnen“. Nur so können Sie später Ihr Übungswebinar ansehen und eventuelle Fehler ausfindig machen, die Ihnen bei der Live-Probe vielleicht entgangen sind. Alle Aufzeichnungen finden Sie im GoToWebinar-Dashboard später links oben unter „Videothek“.

Selbstverständlich können Sie auch Ihre eigene Kamera starten und live zu Ihrem Publikum sprechen. Vergessen Sie dabei aber nicht, Ihr Mikrofon zu aktivieren – und es zusammen mit der Kamera wieder zu deaktivieren, wenn Ihr Sprechpart vorbei ist.

Auf der Seitenleiste links oben im Bedienpanel stehen Ihnen verschiedene Zeige- und Markierungstools wie Stift, Zeiger oder Textmarker zur Verfügung. Mit ihnen können Sie beispielsweise innerhalb Ihrer Präsentation oder eines Videos auf besonders wichtige Inhalte hinweisen.

Auch wenn Sie Ihr Webinar allein oder Referent oder Moderator abhalten werden, sollten Sie den Umgang mit den verschiedenen Tools proben und gegebenenfalls eine Art Ablauf- oder Regieplan erstellen.

 

Haben Sie schon eigene Web-Seminare, Schulungen oder Workshops durchgeführt oder daran teilgenommen? Welche Tools haben Sie dafür genutzt? Wir freuen uns über Ihren Kommentar.

 

Bilder: Eigenkreation / Pexels / Pixabay / Unsplash

 


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