So halten Sie sichere Videokonferenzen ab: Alles zum Thema Datenschutz

Digitales Business

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Datum 05.01.2023
Lesezeit 7 Min.

So halten Sie sichere Videokonferenzen ab: Alles zum Thema Datenschutz

Die regelmäßige Besprechung mit dem Projektteam, Online-Beratungen von Kund:innen oder die große Zusammenkunft eines ganzen Unternehmens – viele Meetings finden im Arbeitsalltag mittlerweile per Videokonferenz statt. Doch sind sie auch immer sicher? Nehmen vielleicht ungebetene Gäste daran teil? Gelangen betriebliche Dokumente oder vertrauliche Informationen plötzlich in die falschen Hände? Haben Sie Ihre Videokonferenz nicht entsprechend abgesichert, kann dies schneller passieren als Ihnen lieb ist.

Ob Microsoft Teams, Zoom oder Cisco Webex – Unternehmen nutzen Videokonferenz-Anwendungen heute regelmäßig. Dabei tauschen sich Kolleg:innen, Firmen und Kund:innen unter- und miteinander aus. Nicht selten kommen dabei vertrauliche Dinge zur Sprache oder wechseln Dateien mit sensiblen Geschäftsinformationen die Besitzer:innen. Diese sollten allerdings in keine falschen Hände gelangen.

Passiert dies doch, kann Ihnen mehr als nur ein Gesichtsverlust drohen: Im schlimmsten Fall können Kriminelle Ihr Unternehmen mit diesem Wissen erpressen, erlangen konkurrierende Unternehmen Kenntnis über Ihre Geschäftsstrategie oder veröffentlichen Hacker:innen Leaks zu geplanten Produkten. Diesen Angriffen sind Sie allerdings nicht schutzlos ausgeliefert – mit entsprechenden Maßnahmen können Sie Ihre Videokonferenzen gut dagegen schützen.

Wie genau Sie sichere Videokonferenzen abhalten und welche Dinge dabei eine wichtige Rolle spielen, erfahren Sie in diesem Artikel.

 

Wie sicher sind Videokonferenz-Tools?

Videokonferenz-Tools kommen sowohl von kleinen teaminternen Besprechungen bis hin zu großen internationalen Konferenzen zum Einsatz. Unabhängig von spezifischen Funktionen der Tools sollten sie den Schutz der ausgetauschten Daten in Wort, Bild und Text für den geschäftlichen Einsatz unbedingt gewährleisten.

In diesem Zusammenhang sollten Sie sich viele Fragen stellen – hier nur die wichtigsten: Verschlüsselt die Anwendung die Gespräche? Was und wo speichert der Anbieter die Bild- und Audiodaten? Befinden sich die Server des Anbieters innerhalb des Geltungsbereichs der Europäischen Union, in der die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt?

Diese grundlegenden Funktionen sollte die in Ihrem Unternehmen genutzte Anwendung bieten, wenn Sie die Durchführung einer sicheren Videokonferenz gewährleisten wollen:

  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Im geschäftlichen Kontext reicht ein SSL-Zertifikat zur Verschlüsselung nicht aus. Stattdessen sollten Sie für eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Datenübertragung (Video/Audio/Text) und der übertragenen Daten (Dateien) sorgen.
  • Datenschutz: Achten Sie darauf, dass der Anbieter seine Rechenzentren im Inland oder EU-Ausland bietet und keine Informationen an Dritte weiterleitet, um eine Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu gewährleisten. Gerade beim Umgang mit Daten von Kund:innen innerhalb von Cloud-Anwendungen ist dies eine gesetzliche Voraussetzung.
  • Verschleierung des Hintergrunds: Die Videokonferenzanwendung sollte Möglichkeiten zur Unkenntlichmachung des Bildhintergrunds liefern, um Geschäftsräume zu schützen und die Privatsphäre im Homeoffice zu garantieren. Die meisten Programme bieten eine Funktion zum Verwischen oder zum Einstellen alternativer Bildhintergründe.
  • Beschränkter Zugang: Das Konferenz-Tool sollte eine eindeutige Meeting-ID für eine Konferenz bereitstellen, die nur autorisierten Benutzer:innen und eingeladenen Gästen bekannt ist.
  • Passwortschutz: Ein Passwortschutz bietet zusätzliche Sicherheit, damit nur diejenigen, die sich mit dem korrekten Passwort einloggen, an der Konferenz teilnehmen können.

 

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So bereiten Sie eine sichere Videokonferenz vor

Nicht nur die Wahl der richtigen Anwendung sorgt für eine sichere Videokonferenz. Unabhängig davon, ob Sie Gastgeber:in oder Gast sind, sollten Sie dafür Sorge tragen, dass Ihre IT-Infrastruktur  die Voraussetzungen erfüllt, um eine sichere Konferenz durchzuführen. Damit erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit signifikant, dass die besprochenen Inhalte und ausgetauschten Daten einzig bei denjenigen verbleiben, die an der Konferenz teilnehmen.

 

Internetverbindung

Stellen Sie sicher, dass Ihr Endgerät über eine sichere Verbindung mit dem Internet verfügt. In einem Firmennetzwerk sind Ihre IT-Administrator:innen dafür verantwortlich, dass die Verbindungen aller Geräte des Unternehmens nach außen abgesichert sind.

Nehmen Sie allerdings aus dem Homeoffice an der Konferenz teil, stellen Sie sicher, dass Ihr verwendetes Netzwerk durch einen passenden Netzwerkschlüssel geschützt ist, am besten mit dem modernen WPA3-Standard. Möchten Sie über ein öffentliches Netzwerk an einer Videokonferenz teilnehmen, bietet sich die Verwendung einer VPN-App an. Diese sichert ihr Mobilgerät gegenüber anderen Nutzer:innen im Netzwerk ab, etwa in einem Hotel oder am Flughafen.

 

Sicherer Router

Auch bei dem verwendeten Router sollte Ihre IT-Abteilung dafür Sorge tragen, dass Hard- und Software dem neuesten Stand entsprechen. Sind Sie im eigenen Büro oder im Homeoffice selbst dafür verantwortlich, überprüfen Sie, ob Ihr (WLAN-)Router über die neueste Firmware-Version verfügt. Meist aktualisieren sich die Geräte automatisch, doch wenn die Updatefunktion deaktiviert ist, bieten mitunter nicht behobener Schwachstellen im Code der Firmware Einfallsmöglichkeiten für Schadprogramme und Kriminelle.

Auch die Aktivierung der Firewall des Routers sollte obligatorisch sein, falls der Router kein Subnetzwerk in einer größeren Infrastruktur verwaltet. Dann ist das Gesamtnetzwerk meist global abgesichert und eine weitere Firewall ist gewöhnlich nicht notwendig.

 

Weitere Sicherheitsmaßnahmen

Daneben können Sie weitere Maßnahmen ergreifen, die mit den bereits genannten zusammenhängen und vor allem die Sicherheit Ihrer verwendeten Geräte und Software erhöhen.

Dazu gehört beispielsweise ein aktueller Viren- und Malwarescanner, um etwaige Schadprogramme auf Ihrem Gerät bereits vor der Konferenz zu beseitigen. Auch die Sicherheitseinstellungen Ihres Betriebssystems und gegebenenfalls Ihres Browsers können Sie vorab überprüfen, um unsichere Einstellungen zu beheben.

 

Ein Mann sitzt an einem Schreibtisch im Homeoffice. Er blickt auf ein Laptop und notiert sich während einer Videokonferenz etwas in einem Notizbuch.

Auch im Homeoffice sollten Sie auf eine sichere Videokonferenz achten – egal, ob Sie Gastgeber:in oder Teilnehmer:in sind.

 

Sicherheitsmaßnahmen für Gastgeber:innen

Als Gastgeber:in kommt Ihnen die größte Verantwortung für eine sichere Videokonferenz in einem geschäftlichen Umfeld zu. Haben Sie die oben ausgeführten Voraussetzungen im Hinblick auf technische Aspekte erfüllt, obliegt Ihnen auch die Durchführung und Moderation der Konferenz. Dabei gilt es neben den gängigen Verhaltensregeln auch Dinge zu beachten, die die Sicherheit der Zusammenkunft und der darin behandelten Inhalte erhöhen.

 

Warteraumfunktion nutzen

Die Warteraumfunktion dient Gastgeber:innen zur Festlegung der Personen, die Einlass in die Konferenz erlangen dürfen. So können Sie nicht nur einzelne Teilnehmer:innen begrüßen, sondern sich auch vergewissern, ob es sich tatsächlich um die eingeladenen Personen handelt. Ungebetene Gäste können Sie dagegen direkt aus dem Warteraum entfernen, ohne dass sie Zugang zur Konferenz erlangen.

Professionelle Videokonferenzprogramme bieten die Funktion unter der Bezeichnung „Warteraum“ oder „Lobby“ an. In manchem Fällen können Sie den Warteraum direkt nach dem Start im Fenster der Konferenz an- und ausschalten, bei anderen Anwendungen müssen Sie die Funktion in den Einstellungen aktivieren.

Microsoft Teams etwa bietet bei den „Benutzeroptionen“ mehrere Möglichkeiten, Gäste den Warteraum nutzen oder umgehen zu lassen. Sie können dies vorab bei der Terminierung oder innerhalb der bereits gestarteten Besprechung durchführen.

 

Meeting für weitere Nutzer:innen sperren

Wenn Sie alle Teilnehmer:innen überprüft und begrüßt haben, können Sie mit dem Meeting beginnen. Zuvor sollten Sie jedoch das Meeting sperren. Damit schließen Sie aus, dass ungebetene Gäste im Nachhinein zum Meeting dazustoßen. Manche Programme bieten auch einen Timer an, der die Videokonferenz zum Beispiel zehn Minuten nach Beginn sperrt. So können Personen, die wenige Minuten zu spät kommen, dennoch daran teilnehmen.

Auch hier unterscheiden sich die Programme nur leicht voneinander: Zoom beispielsweise bietet die Sperrung unter der Option „Sicherheit“, bei Teams hingegen befindet sich die Funktion bei den Einstellungen der Liste der Teilnehmer:innen. Sie können das Meeting bei Bedarf auf die gleiche Weise wieder entsperren.

 

Passwortschutz

Generell sollten Sie Informationen zu Ihrer Videokonferenz nirgends öffentlich teilen, damit Unbefugte keinerlei Kenntnis davon erlangen. Obligatorisch sollte in diesem Zusammenhang auch der Passwortschutz sein: Haben Sie die Meeting-ID für Ihre Videokonferenz verschickt, können sich nur Gäste anmelden, die über das zugehörige Passwort verfügen. Sie sollten das Passwort ebenfalls nur per E-Mail oder über einen sicheren Messenger verschicken.

 

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So sorgen Teilnehmer:innen für eine sichere Videokonferenz

Die Sicherheit einer Videokonferenz hängt zwar in erster Linie von den Gastgeber:innen ab, aber auch die Teilnehmer:innen können etwas dazu beitragen. Generell sollten Sie zunächst die oben genannten Hinweise vor jeder Videobesprechung beachten. Daneben können Sie weitere Maßnahmen ergreifen, um für eine sichere Videokonferenz zu sorgen.

 

Datenschutz

Gehen Sie vertrauensvoll mit der Einladung zu einer Videokonferenz um, indem Sie keine Daten (Uhrzeit, Meeting-ID, Passwort), Screenshots und Mitschnitte über unsichere Kanäle weiterleiten oder gar veröffentlichen. Darunter fallen beispielsweise private Messenger-Programme ohne Verschlüsselung sowie Postings auf Social-Media-Webseiten.

 

Hintergrund anpassen

Egal, ob am Arbeitsplatz im Unternehmen oder im Homeoffice: Sie sollten anderen Teilnehmer:innen keinen Einblick in Ihren aktuellen Aufenthaltsort verschaffen. Unruhige Hintergründe lenken nicht nur ab, eventuell finden sich auch private und geschäftliche Dinge im Raum oder Personen laufen durch das Bild. Vor allem bei der Teilnahme aus öffentlichen Räumen wie einer Hotellobby oder dem Wartebereich eines Flughafens sollten Sie den Hintergrund anpassen.

Videokonferenz-Anwendungen bieten zu diesem Zweck die Möglichkeit, den Hintergrund durch vorgefertigte oder eigene Bilder zu ersetzen. Alternativ können Sie auch die Verwischfunktion des Programms nutzen – Endgeräte mit älteren und schwächeren Prozessoren könnten damit aber Probleme bekommen.

 

Video- und Webkonferenzen mit Vodafone

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Herausforderungen für sichere Videokonferenzen

Videokonferenzen sind in Unternehmen spätestens seit der Corona-Pandemie zu einem regelmäßigen und effektiven Mittel der Kommunikation geworden. Obwohl sie in den meisten Fällen nicht mehr die Ausnahme, sondern die Regel in der Zusammenarbeit darstellen, bleiben bestimmte Herausforderungen für die Umsetzung sicherer Videokonferenzen bestehen.

Sie sollten aus diesem Grund die folgenden Aspekte im Blick behalten, um die Sicherheit Ihrer Videokonferenzen auch künftig zu gewährleisten:

  • Passende Hardware: Ihre verwendete Hardware sollte stets den aktuellen Ansprüchen genügen. Dazu zählen Rechner und Mobilgeräte, Kameras, Mikrofone und Lautsprecher. Professionelle Videokonferenzsysteme für größere Zusammenkünfte sollten von den zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen entsprechend gewartet werden.
  • Geeignete Software: Ändern sich die Anforderungen Ihres Unternehmens an Videokonferenzen, etwa weil Sie eine größere Zahl an Teilnehmer:innen integrieren möchten oder die Einbindung in eine größere IT-Infrastruktur benötigen? Überprüfen Sie, ob die aktuelle Software Ihren künftigen Sicherheitsanforderungen genügt und entscheiden Sie sich gegebenenfalls für ein alternatives Videokonferenz-Tool.
  • Anbieter: Auch den Anbieter der verwendeten Software sollten Sie im Auge behalten. Ändert er bestimmte Voraussetzungen hinsichtlich des Angebotsumfangs, der bereitgestellten Funktionen oder Cloud-Ressourcen? Ist die Compliance-Policy auch für Ihre künftigen Ansprüche geeignet?
  • Internetverbindung: Mit höheren Anforderungen seitens der Hard- und Software geht ein mitunter deutlich höheres Datenvolumen einher, das Sie über die Internetleitung Ihres Unternehmens austauschen. Steht Ihnen dafür genügend Bandbreite im Netzwerk zur Verfügung?
  • Sicherheitseinstellungen: Sie oder Ihre IT-Administrator:innen sollten regelmäßig dafür Sorge tragen, dass die Netzwerk- und Gerätesicherheit Ihres Unternehmens den aktuellen Anforderungen gewachsen ist. Gleichzeitig dürfen beschränkende Maßnahmen und Regeln aber Ihre Videokonferenzen und den dort stattfindenden Austausch von Daten nicht verhindern, wie etwa eine zu streng definierte Firewall.

 

Sichere Videokonferenzen: Das Wichtigste in Kürze

  • Die Sicherheit von Videokonferenzen kann für Ihr Unternehmen enorme Bedeutung haben. Bei unzureichenden Vorkehrungen und Datenlecks können Ihnen neben Ansehensverlusten und Datenschutzverletzungen auch massive wirtschaftliche Schäden drohen.
  • Sichere Videokonferenz-Tools für Unternehmen bieten eine Ende-zu-Ende-Datenverschlüsselung, Datenschutz nach DSGVO-Norm sowie weitere manuelle Sicherheitsfunktionen.
  • Teilnehmer:innen einer geschäftlichen Videokonferenz sollten für eine sichere Internetverbindung, ein abgesichertes Netzwerk und Malware-freie Endgeräte sorgen.
  • Als Gastgeber:in sollten Sie eindeutige Meeting-IDs mit Passwortschutz vergeben, die Warteraumfunktion Ihres Konferenz-Tools nutzen und die Konferenz wenige Minuten nach dem Beginn für weitere Teilnehmer:innen sperren.
  • Während der Konferenz sollten sämtliche Teilnehmer:innen für ausreichenden Datenschutz der geteilten Informationen und für einen verschleierten Hintergrund ihrer Bildansicht sorgen.

 

Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um in Ihrem Unternehmen sichere Videokonferenzen durchzuführen? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.

 


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