Virtuelle Teams richtig führen – so gelingt die digitale Zusammenarbeit

Digitales Business

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Datum 21.12.2022
Lesezeit 7 Min.

Virtuelle Teams richtig führen – so gelingt die digitale Zusammenarbeit

In virtuellen Teams arbeiten Mitarbeiter:innen an unterschiedlichen Standorten oder aus unterschiedlichen Unternehmen zusammen. Wie virtuelle Teams funktionieren und was Sie als Führungskraft beachten sollten, damit alle Beteiligten motiviert sind und erfolgreich kooperieren, lesen Sie hier.

Teamwork ist wichtiger denn je. Die moderne Arbeitswelt setzt auf Kooperation und vernetztes Arbeiten. Dafür müssen Projektteams heute nicht mehr am gemeinsamen Unternehmensstandort zusammenkommen. Denn Digitalisierung und moderne Kommunikationswerkzeuge machen Mitarbeiter:innen und Projekte mobil.

Längst sind virtuelle Teams deshalb keine Spezialität großer, internationaler Unternehmen mehr. Auch kleine und mittelständische Firmen entdecken die Virtualisierung der Teamarbeit für sich und schätzen deren Vorteile.

 

Definition – Was ist ein virtuelles Team?

Ein virtuelles Team ist eine Gruppe von Personen, die von unterschiedlichen Orten aus an einem gemeinsamen Projekt arbeiten. Ein solches virtuelles Team muss nicht zwingend zum selben Unternehmens gehören. Es kann beispielsweise eine internationale Vertriebsorganisationen aus selbständigen Vertriebspartner:innen sein oder eine Arbeitsgruppe aus externen Expert:innen, Freelancer:innen und selbständigen Berater:innen, die gemeinsam mit Ihnen ein Projekt für Ihr Unternehmens umsetzt.

Kennzeichen eines virtuellen Teams ist dessen hauptsächliche Kommunikation über digitale Medien wie Video- und Telefonkonferenzen sowie über Groupware mittels Chat-, Messenger- und Kommentarfunktionen.

Damit unterscheidet sich das virtuelle Team vom sogenannten kopräsenten oder Präsenzteam, das am selben Arbeitsort arbeitet, sich regelmäßig dort trifft und sich hauptsächlich im persönlichen Dialog oder in Präsenz-Konferenzen abstimmt und häufig auch in der Unternehmenshierarchie eine feste Einheit bildet.

Arbeitet ein Teil eines Teams zusammen in einem Büro in Präsenz, während die weiteren Teammitglieder virtuell verbunden sind, wird vom hybriden Team gesprochen. Arbeiten hingegen einzelne Mitglieder Ihres Teams mal von zu Hause aus und mal im Büro, so wird dies auch als hybrides Arbeiten bezeichnet.

 

Unified Communications: Die Vorteile

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Vorteile und Herausforderungen digitaler Zusammenarbeit

Mit der weltweiten Vernetzung der Arbeitswelt wächst auch die Anzahl virtueller Teams.  Die Virtualisierung von Arbeitsgruppen kann auch für Ihr Unternehmen viele Vorteile bringen:

  • Für größere Projekte müssen Sie Mitarbeiter:innen nicht mehr von einem Standort an einen anderen Standort abordnen. Diese arbeiten einfach von ihrem bisherigen Arbeitsort im virtuellen Team mit den Kolleg:innen am Projektstandort zusammen.
  • Externe Mitarbeiter:innen und Spezialist:innen können Sie über virtuelle Teams schneller in Ihre Unternehmensstrukturen und Projekte einbinden und müssen Ihnen vor Ort keine Arbeitsplätze einrichten oder Reise- und Unterkunftskosten übernehmen.
  • Unternehmen mit vielen Standorten werden durch virtuelle Teams flexibler. Sie können Spezialwissen und freie Ressourcen Ihrer Mitarbeiter:innen überall dort einsetzen, wo sie diese gerade benötigen. Auch kleinere, standortübergreifende Projekte können sie so leichter und mit weniger Vorlauf realisieren.
  • Mitarbeiter:innen arbeiten und wohnen dort, wo ihr Lebensmittelpunkt ist. Sie müssen nicht mehr an den jeweiligen Unternehmensstandort ziehen. So finden auch Firmen aus strukturschwachen Regionen leichter Fachkräfte und haben Zugang zum nationalen oder globalen Arbeitsmarkt.
  • Immer mehr Unternehmen mit überregionalen Absatzmärkten koordinieren den dezentralen Einsatz ihrer Mitarbeiter:innen in Vertriebs- und Serviceorganisationen über virtuelle Teams. Das spart Kosten und Aufwand. Arbeitszeit wird effizienter genutzt, weil weniger Reisezeiten für Teammeetings anfallen.
  • Über virtuelle Teams können Sie leichter Menschen aus unterschiedlichen Ländern oder Kulturkreisen in gemeinsamen Projekten zusammenbringen. So bündeln Sie globales Fachwissen und Kreativität. Gleichzeitig können Sie leichter Produkte und Dienstleistungen für deren Heimatmärkte entwickeln, weil Ihnen das Wissen über diese Märkte im Team aus erster Hand zur Verfügung steht.

Die digitale Zusammenarbeit bringt neue Herausforderungen mit sich. Dies sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie virtuelle Teams in Ihrem Unternehmen aufbauen möchten:

  • Am Anfang müssen Sie mit höheren Kosten für neue Technik rechnen, beispielsweise für Videokonferenzsysteme, Cloudspeicher oder zusätzliche Homeoffice-Arbeitsplätze für Beschäftigte, die regelmäßig von zu Hause aus arbeiten. Langfristig egalisieren sich diese Kosten durch Einsparungen an anderer Stelle, beispielsweise durch weniger benötigten Büroraum und eingesparte Server-Infrastruktur, weil immer weniger Mitarbeiter:innen im Büro arbeiten.
  • Arbeiten auf Distanz verlangt ein hohes Maß an Selbständigkeit und Selbstorganisation. Es gibt weniger persönliche Kontakt zu Kolleg:innen als bei der klassischen Präsenzarbeit im Büro. Nicht alle Mitarbeiter:innen möchten deshalb virtuell arbeiten. Wählen Sie für virtuelle Teams möglichst nur Personen aus, die mit dieser Organisationsform auch gut zurechtkommen.
  • Fehlende oder unzureichende Kommunikation kann aus der Distanz leichter zu Missverständnissen, Problemen und Konflikten führen. Für virtuelle Teams benötigen Sie deshalb Führungskräfte, die mit dieser Form der Zusammenarbeit bereits Erfahrung haben und aus der Distanz gut führen und bei Schwierigkeiten vermitteln können.
  • Das Teambuilding in virtuellen Teams kann mehr Zeit benötigen und aufwändiger sein als in Präsenzteams, die sich ab dem ersten Tag regelmäßig vor Ort sehen.
  • Die Zusammenarbeit in internationalen Teams mit sehr unterschiedlichen Zeitzonen, Ferienzeiten und Feiertagen kann herausfordernd sein. Entscheidungen oder Rückmeldungen liegen oft erst am Folgetag vor.
  • Virtuelle Teams sind auf eine problemlos funktionierende technische Infrastruktur angewiesen: Internet, Cloudspeicher, Telefonanlagen und Videokonferenzsysteme müssen rund um die Uhr mit ausreichender Bandbreite zur Verfügung stehen. Denn bei Ausfällen ist keine Abstimmung im direkten Dialog auf dem Büroflur möglich.

 

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Virtuelle Teamarbeit mit Collaboration-Tools effizient gestalten

Die Qualität Ihrer digitalen Werkzeuge ist entscheidend für Erfolg und Effizienz Ihrer virtuellen Teams. Für die vernetzte Arbeit benötigen Sie:

 

Collaboration- und Projektmanagement-Programme

Mit Kommunikations- und Collaboration-Tools wie Slack, Microsoft Teams, Fleep oder Google Hangouts und Google Meet vernetzen Sie sich im virtuellen Team miteinander per Chat, Videokonferenz und Messenger. Achten Sie darauf, dass Ihre Collaboration-Tools intuitiv bedienbar und übersichtlich sind. Außerdem sollte die Software eine leistungsfähige Suchfunktion bieten. Nur wenn Ihre Teammitglieder wichtige Ankündigungen, Dokumente und Chatverläufe auch nach längerer Zeit noch leicht wiederfinden, bleiben diese Informationen im Team präsent.

Virtuelle Teams nutzen meist dieselben Projektmanagement-Methoden und -Frameworks wie Präsenzteams und hybride Teams. Beliebt sind agile Systeme wie Kanban, Scrum und Scrumban. Mit Tools wie Trello, Jira oder Microsoft Project organisieren Sie Ihre Projekte. Achten Sie darauf, dass alle Teammitglieder immer die aktuellsten Projektübersichten online einsehen können.

 

Gemeinsame Datenspeicher und ausreichende Rechenleistung

Für die Teamarbeit benötigen Ihre Mitarbeiter:innen gemeinsame IT-Ressourcen, die von allen beteiligten Standorten schnell und verzögerungsfrei erreichbar sind. Ideal hierfür ist eine Private-Cloud, die in einem Rechenzentrum mit schneller Backbone-Anbindung gehostet wird. Sie verbindet maximale Sicherheit mit sehr guter Erreichbarkeit. So haben auch Ihre auswärtigen Mitarbeiter:innen schnellen Zugriff auf Ihre gemeinsame Daten.

Bedenken Sie, dass der allgemeine Datenverkehr stetig zunimmt. Wenn einzelne Standorte bei steigenden Datenvolumen nur noch mit Verzögerung auf Zeitpläne, 3D-Entwurfsdaten oder Projektpläne zugreifen können, werden die dortigen Mitarbeiter:innen möglicherweise lokale Kopien dieser Daten erstellen. Durch die Arbeit mit lokalen Versionen wichtiger Teamdaten entstehen schnell Inkonsistenzen. Aktualisierungen und Änderungen gehen verloren, wenn diese nicht korrekt mit den Originaldaten synchronisiert werden.

 

Video- und Telefonkonferenzsysteme

Regelmäßige Online-Teammeetings sind sehr wichtig für virtuelle Teams. Schaffen Sie mit geeigneten Video- und Telefonkonferenzsystemen eine Infrastruktur für Ihre Besprechungen. Hybride Videokonferenzen mit Teilnehmer:innen in einem Konferenzraum und weiteren per Video zugeschalteten Gesprächteilnehmer:innen stellen besonders hohe Anforderungen an die Technik. So müssen alle Teilnehmer:innen im Raum gut per Video sicht- und hörbar sein, auch dann wenn sie weiter hinten sitzen. Umgekehrt dürfen die Mikrofone im Raum keine Rückkopplungen und kein Echo erzeugen. Daher sollten Sie hier möglichst auf professionelle Videokonferenzsysteme setzen, die all dies berücksichtigen.

 

Video- und Webkonferenzen mit Vodafone

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Events für virtuelle Teams

New Work verändert die Arbeitswelt. Immer mehr Berufstätige bestimmen ihre Arbeitszeiten und ihren Arbeitsort heute selbst. Homeoffice und mobiles Arbeiten nehmen zu. Rund ein Viertel der Beschäftigten war auf dem Höhepunkt der Corona-Pandemie zumindest zeitweise im Homeoffice.

Nach Schätzungen der Unternehmensberatung McKinsey könnte sich der Anteil der mehrheitlich oder ganz von zu Hause aus Arbeitenden in Deutschland auch zukünftig auf diesem Niveau einpendeln. Zugleich erwartet McKinsey einen Rückgang der Dienstreisen um 20 Prozent gegenüber dem Vor-Corona-Niveau.

Damit sinkt die Anzahl der persönlichen Kontakte im Arbeitsleben. Video- und Telefonkonferenzen werden immer wichtiger. Auch virtuelle Teams organisieren einen Großteil ihrer Events digital. Dabei sollten Sie folgende Punkte beachten:

 

Teambuilding durch Events

Beginnen Sie jedes neue Projekt mit einem Kick-Off-Meeting. Wenn möglich, sollte dieses Kick-Off-Meeting in Präsenz stattfinden, damit sich alle Teilnehmer:innen zumindest einmal persönlich begegnen können und sich kennenlernen. Das erleichtert die spätere Zusammenarbeit in den Meetings per Videokonferenz.

Aber auch mit virtuellen Teamevents oder virtuellen Teambuilding-Programmen können Sie das Wir-Gefühl und die Motivation in Ihrer virtuellen Arbeitsgruppe erhöhen. Inzwischen gibt es hierfür ein reichhaltiges Angebot auf dem Markt. Die Palette reicht von gemeinsamen Wein- oder Teeverkostungen bis hin zu Koch- und Weihnachtsbackkursen auf Distanz. Natürlich können Sie auch eigene Maßnahmen entwickeln. Weiter unten im Artikel finden Sie Empfehlungen für Team-Spiele, mit denen Sie die Zusammenarbeit auflockern.

 

Regelmäßige Teambesprechungen

Terminieren Sie Ihre Teambesprechungen immer so, dass auch Teammitglieder aus anderen Zeitzonen bequem daran teilnehmen können. Ist Ihr virtuelles Team über die gesamte Welt verteilt, setzen Sie für die einzelnen Regionen separate Besprechungstermine an und stellen Sie Aufzeichnungen der Besprechungen in Ihrer Cloud online, sodass sich die anderen Gruppen diese später ansehen können. Manche Firmen arbeiten stattdessen mit wöchentlich wechselnden Anfangszeiten für die Teamkonferenzen. So ist keine Weltregion dauerhaft benachteiligt.

 

Ergebnisse schriftlich knapp zusammenfassen

Fassen Sie die Ergebnisse aller Teambesprechungen immer noch einmal in Stichpunkten zusammen und stellen Sie diese Zusammenfassungen allen Teammitgliedern zur Verfügung. So gehen keine Informationen verloren.

 

Sprechen Sie regelmäßig mit allen Teammitgliedern

In virtuellen Teams können Sie nicht morgens durch Ihre Abteilung gehen und alle Mitarbeiter:innen persönlich begrüßen. Finden Sie daher andere Formen des sozialen Austausches. Sprechen Sie als Führungskraft regelmäßig mit allen Mitgliedern Ihres virtuellen Teams, beispielsweise in kurzen Face-2-Face-Videokonferenzen. Fragen Sie nach, was gut läuft und wo es möglicherweise Probleme gibt.

New Work und die Arbeit in virtuellen Teams bedeuten mehr Freiheit und Autonomie bei der Arbeitsorganisation. Für manche Mitarbeiter:innen kann gerade dies jedoch auch eine Belastung sein. Steuern Sie rechtzeitig nach, wenn Mitglieder Ihres Teams mit ihrem jeweiligen Arbeitspensum oder den Rahmenbedingungen Schwierigkeiten haben oder mit anderen Arbeitsmodellen besser zurechtkommen.

 

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Virtuelle Spiele für Teams

Sie möchten sich bei Ihrem virtuellen Team für das Erreichen eines wichtigen Projektmeilensteins bedanken oder sich einfach gemeinsam von einer anstrengenden Arbeitswoche erholen? Online finden Sie zahlreiche Teamspiele für virtuelle Teams. Auch hierbei gibt es sowohl Angebote mit Teambuilding-Anspruch als auch solche, bei denen vor allem die gemeinsame Unterhaltung im Vordergrund steht. Außerdem haben Sie die Wahl zwischen extern moderierten Inhalten und Spielen, die Sie selbst moderieren.

Escapespiele sind sehr beliebte Teamevents besonders für kleine und mittelgroße Teams. Inzwischen gibt es auch zahlreiche Online-Escapegames wie Trouble Travel von spielproviel oder die Online-Escape-Rooms von 4Walls Escape Team.

Auch für klassische Videokonferenz-Programme finden Sie mittlerweile eine Vielzahl von Spielideen und Spielerweiterungen für auflockernde Teamevents. Für einige brauchen Sie nur einen Stift und einen Flipchart, beispielsweise für Ratespiele wie Montagsmaler. Andere Spiele finden Sie bereits vorbereitet in den Marketplaces Ihrer Videokonferenzsoftware, beispielsweise Bingo! oder Boggle für Zoom.

Oder setzen Sie doch einfach selbst eine Spielsession auf, indem Sie an allen Standorten Ihres Teams eine Spielkonsole aufstellen und gemeinsam „Mario Cart “auf der Nintendo Switch oder „Wer wird Millionär“ auf der Playstation spielen. Hierfür können Sie auch wieder Beamer und Lautsprecher Ihres Videokonferenzsystems mitbenutzen.

 

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Das Wichtigste zu virtuellen Teams in Kürze

  • Virtuelle Teams führen die Sach- und Fachkompetenz Ihrer Mitarbeiter:innen und externer Expert:innen auch über große Distanzen zusammen.
  • Mit den passenden Collaboration-Tools und Speicherlösungen wie einer Private-Cloud setzen Sie die passende Infrastruktur für ihre virtuellen Teams auf.
  • Mit Videokonferenzsystemen und Standortvernetzung bei Internet und Festnetz optimieren Sie die Kommunikation innerhalb Ihrer virtuellen Teams sowie zwischen Ihren Unternehmensniederlassungen.
  • Mit virtuellen Teams nutzen Sie Ressourcen in Ihrem Unternehmen effizienter und sparen Reisekosten.
  • Führungskräfte von virtuellen Teams sollten bereits Erfahrung mit dieser besonderen Form der Zusammenarbeit haben.
  • Digitales Teambuilding und regelmäßige Teamevents verbessern Motivation und Effizienz in Ihren virtuellen Teams.
  • Auf dem Markt gibt es bereits ein großes Angebot an Teambuilding-Events und an Spielen speziell für virtuelle Teams.

 

Arbeiten Sie bereits mit virtuellen oder hybriden Teams? Wie sind Ihre Erfahrungen mit der digitalen Vernetzung? Schreiben Sie uns in den Kommentaren.

 


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Sie haben Fragen zur Digitalisierung? Unser Expert:innen-Team hilft Ihnen kostenlos
und unverbindlich im Chat (Mo.-Fr. 8-20 Uhr). Oder am Telefon unter 0800 5054512

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