Webex: So gelingen Video-Meetings mit der Cisco-Profi-Lösung

Digitales Business

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Datum 27.08.2020
Lesezeit 7 Min.

Webex: So gelingen Video-Meetings mit der Cisco-Profi-Lösung

Spätestens seit Corona ist das Thema Videomeeting in aller Munde. Immer mehr Menschen nutzen die bequeme Möglichkeit, sich aus dem Homeoffice oder von unterwegs in Teambesprechungen einzuwählen oder mit Geschäftspartnern sozusagen im Live-Chat Projekte am Bildschirm zu entwickeln.

Das Angebot an Konferenzsystemen ist vielfältig. Besonders bekannt sind beispielsweise Skype for Business (ehemals Lync), Microsoft Teams, Google Meet oder Zoom, die wir Ihnen bereits vorgestellt haben. Vor allem im Business-Segment ist Webex Meetings von Netzwerk-Ausrüster Cisco weit verbreitet. Hier lesen Sie, wie Sie einen Benutzer-Account für das Programm anlegen und eigene Meetings organisieren und durchführen.

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Die ersten Schritte: So richten Sie Webex Meetings ein

Die deutschsprachige Oberfläche von Webex Meetings erreichen Sie über die Webadresse www.webex.de. Hat Ihre Firma für Sie bereits einen Benutzer-Account eingerichtet, klicken Sie oben rechts im Menü auf „Anmelden” und geben Ihre Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.

Wenn Sie noch keinen Account haben und die Software unverbindlich testen möchten, können Sie einen Probe-Account anlegen. Damit können Sie Meetings von jeweils bis zu 50 Minuten Dauer für bis zu 100 Teilnehmer organisieren. 

In der Vollversion können – je nach Lizenz – Konferenzen mit bis zu 200 Teilnehmern organisiert werden. Dort sind auch gemischte Meetings möglich, bei denen sich zusätzlich noch Teilnehmer über das Telefonnetz einwählen.

Youtube / Rainer Gerhards

Konferenzen mit Webex planen und durchführen

Beim Start von Webex Meeting sehen Sie nach der Anmeldung im Browser-Fenster das sogenannte Dashboard, also die Steuerzentrale Ihres Videokonferenz-Systems. Hier können Sie Konferenzen planen oder daran teilnehmen, Einstellungen vornehmen, gespeicherte Inhalte abrufen oder bei Fragen Support erhalten. 

Im Meetings-Menü sehen Sie eine Übersicht Ihrer Konferenzen. Über die Schaltfläche „Termin ansetzen“ können Sie eine neuen Konferenztermin anlegen, die Email-Adressen der einzuladenden Teilnehmer eintragen und ein Passwort für die Teilnahme vergeben. Sie können über die Startseite Ihres Dashboards auch direkt ein neues Meeting beginnen. Dazu klicken Sie dort einfach auf „Meeting starten“.

Die Programm-Oberfläche ist die Steuerzentrale von Webex Meetings.Bild: Eigenkreation / Unsplash / Webex

Sie können Webex per Desktop-App oder im Browser nutzen


Nutzen Sie Webex Meetings auf Ihrem PC zum ersten Mal, wird Ihnen zu Anfang vorgeschlagen, die Desktop-App herunterzuladen. Das ist ein kleines Zugangs-Programm für Videokonferenzen, das innerhalb weniger Minuten und ohne Neustart des PC installiert werden kann. 

Wenn Sie dieses nicht nutzen möchten, können Sie auch über Ihren Browser an Konferenzen teilnehmen. Dann wird Webex Sie beim Öffnen des Konferenzfensters – je nach gewählter Sicherheitseinstellung – fragen, ob es Ihre Webcam und Ihr Headset nutzen darf. Anschließend öffnet sich auch hier ein Konferenzfenster, das dem der Desktop-Version entspricht.

Die Steuerung ist einfach und auf Wunsch erhalten Sie beim ersten Aufruf von Webex oder wenn es Neuerungen gibt, nützliche Informationen zu den wichtigsten Schaltflächen und Funktionen.

 

Video: Youtube / Dr. Gwendolin Rugen

Auf die richtige Einstellung kommt es an: Webex Meetings individuell anpassen

So legen Sie den Hintergrund für Ihre Videoansicht fest 

Top Mittelstands Dienstleister 2020

Top Mittelstands Dienstleister 2020

Vodafone wurde von der WirtschaftsWoche mit dem Siegel zum Top Mittelstands Dienstleister 2020 ausgezeichnet.

Oben rechts im Konferenz-Fenster finden Sie den Button „Hintergrund ändern”. Damit können Sie ein Hintergrundbild auswählen und in Ihr Video „hineinstempeln”. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie beispielsweise unterwegs am Flughafen sitzen und andere Konferenzteilnehmer nicht mit dem bewegten Original-Hintergrund ablenken möchten. 

Bedenken Sie aber, dass das „Einstempeln” des Hintergrundes nicht so gut funktioniert, wie Sie es vielleicht von professionellen Video-Drehs gewohnt sind. Sporadische Bildfehler sowie allzu detaillierte oder spektakuläre Hintergrund-Szenerien könnten die anderen Teilnehmer ablenken. 

Wesentlich dezenter und fehlerfreier ist die sogenannte „Verwischen”-Funktion, die Sie über den selben Button aufrufen. Nutzen Sie diese, erscheint Ihr Hintergrund unscharf und es gibt keine Pixelfehler.

Die Schaltflächen für die Programmsteuerung

Am unteren Bildrand finden Sie von links nach rechts zuerst zwei Schaltflächen, mit denen Sie das Mikrofon und die Kamera ein- oder ausschalten. Mit der dritten Schaltfläche geben Sie Inhalte Ihres Bildschirms, zum Beispiel ein Fenster mit einem Word-Dokument, das Sie gerade geöffnet haben, zur Ansicht für alle Teilnehmer frei. 

Je nach Inhalt warnt Webex Meetings Sie an dieser Stelle, dass Sie keine sensiblen Fenster-Inhalte, beispielsweise mit Passwort-Daten, sichtbar machen sollten. Sind Sie Moderator der Konferenz, sehen Sie neben dem Freigabe-Button eine Schaltfläche in Form eines roten Punktes, über die Sie die Aufzeichnung der Konferenz starten können. Hierfür müssen Sie dann noch einen Speicherort auswählen. 

Daneben sehen Sie zwei Schaltflächen, über die Sie einen Text-Chat öffnen können – entweder nur mit einzelnen oder mit allen Konferenzteilnehmern gleichzeitig.

Eine Umfrage starten oder die Konferenz sperren

Über den nächsten Button rufen Sie die Einstellungen auf. Sind Sie selbst Organisator eines Meetings, können Sie in diesem Menü beispielsweise eine Umfrage starten oder den Konferenzraum für weitere Teilnehmer sperren. Aber Vorsicht: Dann kommen auch Personen, die Sie zuvor ausdrücklich eingeladen hatten, nicht mehr in den Konferenzraum hinein. 

Sie haben auch die Möglichkeit, die Konferenz durch ein Passwort gegen unerwünschte Besucher zu schützen. Im selben Menü können Sie übrigens auch zwischen verschiedenen Kameras, Headsets oder Mikrofonen umschalten, wenn Sie mehrere davon an Ihr Endgerät angeschlossen haben.

Die Konferenz verlassen oder beenden – das ist der Unterschied

Durch Klick auf die Schaltfläche mit dem roten „X” unten rechts verlassen Sie Ihre Videokonferenz. Achtung: Wenn Sie Gastgeber sind, müssen Sie hier vor dem Verlassen zuerst einen anderen Konferenzteilnehmer als neuen Gastgeber bestimmen („Gastgeber zuweisen und Meeting verlassen“). 

Tun Sie dies nicht und klicken Sie direkt auf „Meeting beenden“, endet die gesamte Konferenz für alle Teilnehmer, sofern Sie jetzt den Konferenzraum verlassen.

Webex erfordert keine Client- oder Serverinstallation

Keine Installation auf Ihrem lokalen Endgerät oder Firmenserver notwendig

Webex Meetings ist von der Funktionsweise her als Software as a Service (kurz: SaaS) angelegt. Das bedeutet, dass der Video-Server, auf dem alle Ihre Videokonferenzen laufen, nicht in Ihrem Firmen-Netzwerk installiert wird, sondern in der Cloud des Anbieters läuft. 

Vorteil: Sie müssen das Programm nicht auf Ihrem lokalen Gerät installieren und auch keine regelmäßigen Updates der Server-Software durchführen. Auf Ihrem Endgerät läuft nur der sogenannte Client, das ist eine App, die Ihre Daten verwaltet und Ihren Zugang zum Video-Server des Anbieters herstellt.

Compliance-Check: Erfüllt Webex Meetings die Sicherheits-Policy Ihres Unternehmens?

Das bedeutet aber auch, dass Sie vor Verwendung der Software prüfen sollten, ob Webex Meetings alle Sicherheits- und Datenschutzregelungen Ihres Unternehmen erfüllt und Sie diese Software für vertrauliche Besprechungen nutzen können. 

Weitergehende Informationen zu Datenschutz, Verschlüsselung, sowie Dauer und Art der seitens Cisco gespeicherten Benutzerdaten finden Sie im Cisco Webex Help Center.

Mitschnitte und das Recht am eigenen Bild

Konferenzmitschnitte können Sie später als Video auf Ihrem Unternehmens-Server abspeichern. Webex Meetings legt diese als MP4-Video ab, dessen Speicherort Sie selbst bestimmen können. 

Beachten Sie aber, dass Sie solche Mitschnitte nicht ohne Einwilligung aller Beteiligten anfertigen dürfen und auch nicht ohne deren Zustimmung an Dritte weitergeben können. 

Falls Sie also beispielsweise Konferenzbeiträge für Schulungsmaßnahmen verwenden oder sie Kunden zur Verfügung stellen möchten, brauchen Sie vorher die Erlaubnis aller Beteiligten.

 

Haben auch Sie neue Anwendungen für Webex Meetings entdeckt? Kombinieren Sie die Software mit Ihrer vorhandenen Groupware oder bearbeiten Sie in Konferenzen gemeinsam Dokumente? Schreiben Sie uns gerne über Ihre Erfahrungen in den Kommentaren

 


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