Zoom: So funktioniert die Videokonferenz-Alternative

Digitales Business

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Datum 16.09.2021
Lesezeit 7 Min.

Zoom: So funktioniert die Videokonferenz-Alternative

Mit Zoom bietet das US-amerikanische Unternehmen Zoom Video Communications, Inc. eine Videokonferenz-Lösung, die in weiten Teilen kostenlos nutzbar ist. In Zeiten von Homeoffice, Flex Work und mobilen Arbeitsmodellen ist die Nachfrage nach Online-Meeting-Lösungen so groß wie nie zuvor. Was bietet Zoom Cloud Meetings und wie können Sie eigene Zoom-Meetings veranstalten?

Mit Zoom ist der Markt für Videokonferenz-Software bereits seit 2011 um einen Vertreter reicher. Doch erst in Zeiten von Home-Office und Co. und vor dem Hintergrund der aktuellen Situation hat Zoom eine Art Durchbruch geschafft. Die Aktie des Unternehmens kletterte Anfang 2020 innerhalb kurzer Zeit um etwa 20 Prozent. Es liegt auf der Hand, dass derartige Lösungen derzeit einen Boom erfahren – insbesondere, wenn ein Großteil der Funktionen kostenlos angeboten wird. Nach Unternehmensangaben nutzten 2019 bereits 750.000 Unternehmen und Organisationen das Zoom-System. Doch wie schneidet der Freemium-Anbieter aus den USA gegenüber seinen Konkurrenten Microsoft Teams, Skype for Business und Google Meet ab? Wir haben uns das System einmal näher angeschaut.

 

So starten Sie eine Videokonferenz mit Zoom

Wenn Sie Zoom nutzen möchten, brauchen Sie wie bei anderen Genre-Vertretern auch zunächst einen Computer mit Mikrofon und Webcam oder ein aktuelles Smartphone. Mit der entsprechenden Hardware ausgestattet geht es frisch ans Werk für Ihre erste Zoom-Konferenz.

Besuchen Sie zunächst die Zoom-Website. Klicken Sie dort auf „Kostenlos anmelden”. Dort werden Sie nach Ihrem Geburtsdatum und Ihrer geschäftlichen Mail-Adresse gefragt, die Sie zunächst eingeben. Alternativ können Sie sich auch mit einem Google-Konto oder Facebook-Account anmelden oder ein vorhandenes Login nutzen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, via SSO (Single Sign-On, also die Einmalanmeldung für Ihren geschützten Bereich) auf eine eventuell bereits vorhandene Zoom-Unternehmenslizenz zuzugreifen.

Nachdem Sie bei der Variante „E-Mail” auf den Bestätigungs-Link geklickt haben, geht es an die Installation des passenden Desktop-Clients. Dieses wird zunächst auf Ihren Mac oder Windows-Rechner heruntergeladen und anschließend installiert. Nach Abschluss der Installation sind Sie beinahe schon bereit für Ihre erste Videokonferenz. Geben Sie noch einige Daten über sich selbst an und laden Sie optional Kolleg:innen via E-Mail ein. Starten Sie anschließend die Konferenz mit oder ohne Video-Unterstützung.

Um ein Zoom-Meeting via Smartphone zu starten oder einem beizutreten, brauchen Sie die entsprechende ZOOM Cloud Meetings-App für Android oder iOS. Vor dem Beginn müssen Sie diese also herunterladen und installieren. Nach dem Start der App wählen Sie aus drei Möglichkeiten: Treten Sie einem Meeting bei, indem Sie dessen Meeting-ID eingeben. Alternativ können Sie sich über die App auch zunächst registrieren oder sich als Meeting-Moderator:in anmelden.

Übrigens: Sie können Zoom auch unter Linux nutzen. Wie das funktioniert, erfahren Sie auf der entsprechenden Zoom-Supportseite.

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So nehmen Sie an einer bestehenden Zoom-Konferenz teil

Für die bloße Teilnahme an einem Zoom-Meeting ist keine Registrierung notwendig. Vermutlich haben Sie vom/von der Organisator:in der Konferenz einen Einladungs-Link erhalten. Klicken Sie diesen an und schon nehmen Sie – nach Eingabe Ihres Namens und Festlegen der Berechtigungen – an einem vorhandenen Zoom-Meeting teil. Eventuell müssen Sie hierzu wie oben beschrieben noch den Client für Windows oder Mac beziehungsweise die Zoom-App für Ihr Smartphone herunterladen.

So blenden Sie Ihren Hintergrund während einer Zoom-Konferenz aus oder ersetzen ihn

Eine beliebte Funktion bei Videokonferenz-Tools ist die KI-gestützte, Ersetzen des aktuellen Hintergrunds. Ob Sie nun gerade im Homeoffice sitzen und Ihre Kücheneinrichtung ungern präsentieren oder unterwegs keine fremden Menschen im Hintergrund zu sehen sein sollen: Ein virtueller Hintergrund hilft. Und so gehen Sie vor:

  • Sorgen Sie insgesamt dafür, dass Ihr Raum oder der Bereich, in dem Sie sich aufhalten, gleichmäßig ausgeleuchtet ist.
  • Im Idealfall besorgen Sie sich einen sogenannten Greenscreen, den Sie hinter Ihrem Bürostuhl aufstellen.
  • Laden sie ein beliebiges Hintergrundbild herunter, das der Auflösung Ihrer Kamera entspricht (bei Full HD (1080p) wären dies 1920×1080 Bildpunkte).
  • Klicken Sie, solange kein Meeting läuft, in der Zoom-App auf das Zahnradsymbol und wählen Sie „Hintergrund & Filter | Virtuelle Hintergründe” aus.
  • Wählen Sie eine der Vorlagen oder laden Sie Ihren gewünschten Hintergrund über das „+”-Symbol hoch.
  • Sollte Ihr Meeting bereits begonnen haben, können Sie Ihren Hintergrund über „Video beenden” (den Pfeil rechts daneben anklicken) und „Wählen Sie virtuellen Hintergrund” anpassen.

Sollten Sie nun eventuelle Artefakte in Ihrem Bild bemerken (kleine Bildstörungen, die insbesondere dann auftreten, wenn Sie sich bewegen), reicht möglicherweise die Rechenleistung Ihres Computers nicht aus. Außerdem benötigen Sie für diese Art von Funktionen mindestens Windows 10 mit einem Core i5-Prozessor oder neuer beziehungsweise einen Mac mit macOS 10.13 oder neuer.

Mit den Zoom-Videofiltern können Sie während einer Konferenz Ihrem Bild außerdem mehr oder weniger passende Zusatzelemente hinzufügen.

 




Video: YouTube / Melanie Haux

Diese Vorteile bietet Zoom

Ein großer Vorteil bei Zoom: Sie können das System nutzen, indem Sie lediglich Ihre Mailadresse und Ihren Namen eingeben. Als sogenanntes Freemium-Tool, bei dem nur bestimmte Funktionen kostenpflichtig sind, können Sie auf diese Weise zügig loslegen, ohne sich erst umfangreich zu registrieren und Daten preiszugeben. Während einer Zoom-Konferenz haben Sie vielfältige Möglichkeiten, Informationen mit anderen zu teilen. Neben der normalen Unterhaltung mit und ohne Kamera-Unterstützung bietet Zoom unter anderem diese Features:

  • Betreiben Sie hochauflösende Videokonferenzen in HD-Qualität (auch, was die Audiofunktionen angeht).
  • Nutzen Sie die Aufzeichnungsfunktion, um später wichtige Punkte nochmal aufzurufen oder nutzen Sie die KI-gestützte Transkriptfunktion für Wortbeiträge.
  • Geben Sie die Kontrolle über Maus und Tastatur an andere Teilnehmer:innen ab: So kann jeder aktiv zum Gelingen der Konferenz beitragen.
  • Laden Sie Teilnehmer:innen einfach mit einer E-Mail ein und integrieren Sie das System mit Outlook, Google Mail oder iCal.
  • Durch Verschlüsselung, Passwortschutz und virtuelle Warteräume werden sichere Meetings gewährleistet.
  • Die Teilnahme an Zoom-Meetings ist sowohl über den Webbrowser als auch mit einem VoIP-Telefon in derzeit 55 Ländern möglich.
  • Gerade für Vereine und Interessengruppen ist die Teilnahme an kurzen Absprache-Meetings problemlos möglich.
  • Teilen Sie Dateien und textbasierte Infos während der Konferenz mit Hilfe der integrierten Chatfunktion.
  • Nutzen Sie Erinnerungs- und Kalenderfunktionen mit Add-Ins und Plugins für Microsoft 365, Outlook, Gmail, Firefox, Chrome oder Safari.
  • Nutzen Sie virtuelle Hintergründe, um Ihren derzeitigen Konferenzhintergrund auszublenden und sogar zu ersetzen.

Im Premium-Modell bietet Zoom noch weitere Features wie beispielsweise eine Web-Seminar-Funktion, deutlich mehr Teilnehmer:innen und eigene Meeting-IDs. Zudem ist die Dauer der Konferenz in der Premium-Version nicht begrenzt. In Zoom Rooms, der Lösung für feste Besprechungsräume, ist sogar ein digitales Whiteboard verfügbar. Mit seiner Hilfe können Sie Ideen der Teilnehmer:innen oder Ihre eigenen Punkte während der Konferenz grafisch visualisieren.

 

Freemium ist nicht kostenlos: Wesentliche Einschränkungen der Gratis-Version

Videokonferenzen sind durchaus bandbreitenintensiv. Unter anderem aus diesem Grund hat die Gratis-Variante einige Einschränkungen, die Sie nur durch den Abschluss eines Abo-Modells beseitigen können:

  • Die Anzahl der Teilnehmer:innen ist in der Gratis-Version auf 100 Personen und einen Organisator begrenzt.
  • Nehmen mehr als zwei Personen insgesamt an einer Konferenz teil, ist deren Länge auf 40 Minuten begrenzt.
  • Die angebotenen Einwahlnummern für die Teilnahme per Telefon sind in Deutschland kostenpflichtig.

 

Pro, Business und Enterprise: Drei Lösungen für verschiedene Anforderungen

Für weitergehende Anforderungen bietet Zoom diverse Premium-Pakete an. Diese werden jeweils für ein Jahr gebucht und beinhalten diverse Zusatzfunktionen wie Cloud-Aufzeichnung, Streaming-Funktionen, Single Sign-On (wie oben erwähnt) und persönliche Betreuung beziehungsweise Support.

Mit Zoom Phone erhalten Sie darüber hinaus Pakete für gebührenfreie oder gebührenpflichtige Einwahlnummern. Der Zoom Videowebinare-Bereich wiederum lässt Sie „echte” Web-Seminare durchführen, einschließlich Umfragefunktion, Whiteboard, Erinnerungs-Emails, PayPal-Support und Dolmetscherfunktion. Mit Zoom Rooms wiederum können Sie vorhandene Besprechungsräume aufrüsten oder virtuelle Zoom-Räume einrichten, die jederzeit durch Anklicken zur Verfügung stehen.

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Vergleichen lohnt sich: Unser Fazit zu Zoom

Möchten Sie schnell und unkompliziert ein kurzes Meeting abhalten, dann ist Zoom bereits in der kostenlosen Variante ein tolles Angebot. Insbesondere Vereine und Privatpersonen können sich in der Gratis-Version über HD-Video und eine Menge Funktionen freuen, die ein aktuelles Videokonferenz-System bieten sollte. Allerdings sind die Möglichkeiten für den professionellen Einsatz fast ausschließlich der Premium-Variante vorbehalten. Ein Jahresabo für Zoom gibt es ab EUR 139,90 (Stand: Juni 2021), was ein Gigabyte Cloud-Recording (in der Gratisversion wird die Aufzeichnung lokal gespeichert) beinhaltet, sowie Meetings von bis zu 30 Stunden Länge.

Für Features wie Konferenzgrößen bis zu 300 Teilnehmer:innen, technische Integration mit Konferenzräumen und anderen Systemen gibt es weitere Abo-Modelle für EUR 189,90 beziehungsweise EUR 223,20. Beim Thema technische Umsetzung ist Google Meet allerdings mindestens ebenso gut aufgestellt wie die Videokonferenz-Lösung von Zoom – und im Microsoft-365-Paket ist Microsoft Teams mit Skype for Business bereits integriert.

Es lohnt sich also, auf Ihren tatsächlichen Bedarf im geschäftlichen Alltag zu schauen. Jeder Anbieter setzt hier eigene Schwerpunkte, doch für eine umfassende Business-Integration bietet Microsoft Teams derzeit wohl das beste Angebot.

Für das private Umfeld hingegen bieten sich auch die gängigen Messenger-Dienste wie WhatsApp, Skype für Endkunden und Google Hangouts an. Welche Tools Sie nutzen können, wenn Sie einfach nur privat mit der Familie in Kontakt bleiben wollen, haben wir für Sie in unserem featured-Magazin für Consumer zusammengetragen.

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Was hinter dem Begriff Unified Communications steckt, wie smarte Business-Kommunikation Ihre Position im Wettbewerb stärkt und auf was es im digitalen Geschäftsbetrieb sonst noch ankommt, erfahren Sie in unserem kostenlosen PDF-Whitepaper zum Thema UCC.

 

Diese Neuerungen wird es 2022 geben

Für Anfang des kommenden Jahres 2022 hat der Hersteller Neuheiten angekündigt, die Zoom um nützliche Tools erweitern werden:

Zoom Event Conference: Diese Funktion soll es Gastgeber:innen von Zoom-Meetings erlauben, mehrtägige Events zu organisieren. Konferenzteilnehmer:innen sollen in einer Art eigener Lobby auch außerhalb der offiziellen Meetings miteinander ins Gespräch kommen. Sponsor:innen eines Events sollen Werbebotschaften platzieren oder mit den Teilnehmer:innen in Kontakt treten können.

Zoom Whiteboard: Anfang kommenden Jahres soll zudem die Funktion Zoom Whiteboard ausgerollt werden. Hier können mehrere Teilnehmer:innen gleichzeitig gemeinsam an einer Planungstafel in Echtzeit beispielsweise an neuen Konzepten arbeiten. Für das Zoom Whiteboard ist außerdem eine Virtual-Reality-Unterstützung geplant. Zoom Whiteboard soll außerdem in die Virtual-Reality-Umgebung der Oculus-VR-Software integrierbar sein.

Verschlüsselung im Zoom Phone: In den kommenden Monaten testet Zoom die Möglichkeit, dass Kund:innen ihre jeweils eigene Verschlüsselung von Gesprächen im Zoom-eigenen Softphone (Zoom Phone) integrieren können. Im Zoom Phone sollen Anrufer:innen darüber hinaus bald Voicemails und aufgezeichnete Videonachrichten hinterlassen können.

 

Welche Videokonferenz-Software nutzen Sie derzeit? Welcher Anbieter ist Ihr Favorit und wo liegen dessen Stärken? Wir sind gespannt auf Ihren Kommentar.

 

Titelbild: Eigenkreation / Zoom Video Communications, Inc.

 


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