Eine geeignete Digitalisierungsstrategie entwickeln: So gehen Sie vor

Digitales Business

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Datum 16.01.2023
Lesezeit 7 Min.

Eine geeignete Digitalisierungsstrategie entwickeln: So gehen Sie vor

Befindet sich Ihre Firma noch weitgehend im Analogzeitalter? Dann ist es an der Zeit, Ihr Unternehmen zielgerichtet weiterzuentwickeln und Geschäftsprozesse digital zu verschlanken. Die richtige Digitalisierungsstrategie ist Ihr Fahrplan dafür. Lesen Sie, wie Sie eine solche Strategie für Ihr Unternehmen entwickeln.

Im Zwei-Jahres-Turnus erfasst der Branchenverband Bitkom mit seinem „Digital Office Index“ den Digitalisierungsgrad deutscher Unternehmen. 2022 haben mehr als 1.100 Unternehmen mit mindestens 20 Beschäftigten aus allen Wirtschaftsbereichen teilgenommen. Erwartungsgemäß hat die Corona-Pandemie für einen starken Digitalisierungsschub gesorgt. Sechs von zehn Unternehmen sind überzeugt, dass digitale Technologien ihnen bei der Bewältigung der Pandemie geholfen haben.

Trotzdem laufen in deutschen Büros immer noch viele Prozesse analog ab. Als größte Hindernisse bei der Digitalisierung haben die Befragten einen als zu hoch empfundenen Investitionsbedarf (73 Prozent), Angst vor unberechtigtem Zugriff auf Daten (65 Prozent) und zu wenig qualifiziertes Personal (64 Prozent) genannt. Hingegen werden Widerstand im eigenen Unternehmen (41 Prozent) oder nicht verfügbare externe Beratung (33 Prozent) nur von einer Minderheit der befragten Firmen als Gründe aufgeführt.

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) gehören dabei oft zu den Nachzüglern bei der Digitalisierung. So liegt hier der „Digital Office Index“ mit 58 Punkten um durchschnittlich zehn Zähler gegenüber großen Firmen mit 500 oder mehr Mitarbeiter:innen, die auf 68 Index-Punkte kommen.

Als einen der Gründe hierfür sehen Experten das Fehlen von Digitalisierungsstrategien, mit denen auch KMU im laufenden Geschäftsbetrieb die eigene Transformation zum digitalen Unternehmen umsetzen könnten.

Dabei spart die Digitalisierung nicht nur Kosten und steigert die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Bitkom hat in einer weiteren Studie außerdem ermittelt, dass digitale Technologien in Deutschland jede fünfte Tonne Kohlendioxid (CO2) einsparen könnten. Das wäre ein erheblicher Gewinn für das Klima. Zudem könnte eine Digitalisierung viele deutsche Firmen auch bei den erheblich gestiegenen Energiekosten entlasten.

 

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Was ist eine Digitalisierungsstrategie?

Mit einer Digitalisierungsstrategie entwickeln Sie Ihr Unternehmen zum digitalen Unternehmen weiter. Eine Digitalisierungsstrategie umfasst hierfür drei Dinge:

  • Strategische Ziele, die für Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter:innen und Ihre Kund:innen einen Mehrwert schaffen.
  • Mehrwert schaffen.
  • Eine aktuelle Bestandsaufnahme Ihres Unternehmens und seines bisherigen Digitalisierungsgrades anhand des fünfstufigen Digitalisierungsmodelles.
  • Ein Digitalisierungskonzept für die Transformation aller Ihrer Geschäftsprozesse hin zu digitalen Prozessen sowie für den Umbau Ihrer technischen Infrastruktur hin zu einer digitalisierten Infrastruktur. Dies meint etwa die smarte Vernetzung Ihrer Anlagensteuerungen oder die Vereinheitlichung und das automatisierte Management Ihrer Kommunikationsmittel im Unternehmen – von den PC-Arbeitsplätzen über IP-Telefone bis hin zu den mobilen Diagnose- und Erfassungsgeräten von Mitarbeiter:innen im Außendienst.

Eine Digitalisierungsstrategie ist immer individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten. Haben Sie in Ihrem Unternehmen eine eigene IT-Abteilung, können Sie diese mit der Strategieentwicklung beauftragen. Eine Arbeitsgruppe mit Vertreter:innen der einzelnen Abteilungen Ihres Unternehmens kann die IT-Abteilung dabei unterstützen.

Sie können aber auch einen externen Digitalisierungs-Dienstleister beauftragen. Dieser ist spezialisiert auf das Entwickeln und die Umsetzung einer solchen Strategie und kann Ihnen daher aufzeigen, wo bei Ihnen die größten Potenziale liegen. Gerade bei größeren Transformationsprozessen hin zu Industrie 4.0 und Smart Factory sollten Sie sich dieses externe Wissen zunutze machen.

 

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Wann benötigen Sie eine Digitalisierungsstrategie?

Es gibt unterschiedliche Gründe, warum Sie für Ihr Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie benötigen können. Die wichtigsten dieser Gründe sind:

  • Ein starkes Wettbewerbsumfeld, allgemein steigende Kosten und sinkende Margen verlangen von Ihnen, Prozesse zu verschlanken und Kosten in einzelnen Bereichen zu senken.
  • Ihr Geschäftsmodell und die Bedürfnisse Ihrer Kund:innen verändern sich. Digitale Nachfolger werden viele analoge Produkte und Dienstleistungen mit der Zeit vom Markt verdrängen.
  • Die Kommunikation mit Ihren Geschäftspartner:innen und Kund:innen funktioniert über klassische Kanäle nur noch eingeschränkt. Ihr Marketing beispielsweise erreicht Käufergruppen nicht mehr mit klassischer Werbung oder Ihre Lieferanten setzen auf eine durchgängig digitale Supply-Chain (Lieferkette).
  • Sie möchten Ihr Unternehmen und die Arbeit in Ihrem Unternehmen mobiler machen. Mitarbeiter:innen mit Computerarbeitsplätzen sollen jederzeit im Homeoffice oder von unterwegs arbeiten können. Nach Bedarf möchten sie virtuelle Teams einrichten, die sich aus Mitarbeiter:innen und möglicherweise externen Dienstleister:innen an verschiedenen Standorten zusammensetzen.
  • Maschinen und andere Produktionsmittel sind analog nicht mehr verfügbar. Neue Anlagen sind im Handel beispielsweise nur noch mit Computersteuerung und mit dauerhafter Internetverbindung zum Hersteller verfügbar. Sie müssen deshalb Ihre Produktion oder einzelne Prozesse digitalisieren.
  • Ihr Unternehmen soll agiler werden und Produkte schneller zu den Kund:innen bringen. Neue Marktchancen möchten Sie zeitnah per Predictive-Analytics erkennen: Die Digitalisierung verschafft Ihnen hierfür eine bessere Sicht auf Ihre eigenen Daten und die Daten Ihres Zielmarktes. Damit können Sie Trends früher erkennen und mit Ihren eigenen Produkten aufgreifen, bevor es Ihr Wettbewerb tut. Mit einer optimierten Intralogistik verkürzen Sie Durchlaufzeiten im Unternehmen bringen Ihre Waren schneller zu Ihren Kund:innen.

Märkte und das digitale Umfeld verändern sich oft evolutionär und kaum merklich über einen längeren Zeitraum. Viele analoge Unternehmen bemerken diese Veränderungen erst spät und halten zu lange an alten analogen Prozessen fest.

Sie sollten deshalb regelmäßig Ihr Unternehmen und Ihr Umfeld aktiv auf Digitalisierungspotenziale prüfen, bevor äußere Umstände Sie dazu zwingen. Je digitaler Ihr eigenes Unternehmen ist, desto besser erkennen Sie durch Ihre transparente Sicht auf Daten langfristigen Trends.

 

Die sechs Stufen der Digitalisierung

In einem ersten Schritt sollten Sie klären, wie Ihr eigenes Unternehmen technisch aufgestellt ist. Digitalisierungsexpert:innen ordnen Firmen hierfür in einem sechsstufigen Schema ein.

 

Stufe 0: Unternehmen mit ausschließlich manueller Arbeit

Ein Unternehmen der Stufe 0 nutzt keinerlei digitale Prozesse. Alle Abteilungen arbeiten rein manuell und ohne Computerunterstützung. Alle Produkte werden per Hand gefertigt und benötigte Arbeitsmaschinen von Hand betätigt. Die Buchführung erfolgt in einem klassischen Buch und die Firma nutzt Brief und Telefon für Kundenkontakt und Akquise. Inzwischen ist diese Digitalisierungsstufe in Deutschland kaum noch anzutreffen. Zwar hat das Bundesarbeitsgericht zuletzt 2022 höchstrichterlich bestätigt, dass die verpflichtende Zeiterfassung in Unternehmen auch weiterhin per Stechuhr erfolgen darf. Doch spätestens bei der Steuererklärung führt kaum noch ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Denn selbst Kleinunternehmen erhalten von den Finanzbehörden nur noch selten eine Befreiung von der Pflicht zur digitalen Steuererklärung.

Stufe 1: Computergestützte Prozesse

In der ersten digitalen Entwicklungsstufe nutzen ein Unternehmen oder einzelne Abteilungen lediglich Computer mit standardisierter Software. Entsprechend werden diese Geräte nur für einfache Schreibaufgaben genutzt. Es gibt im Unternehmen auch keinerlei Vernetzung. Daten werden dort lediglich digital verwaltet. Sie werden aber anschließend nicht weiterverarbeitet oder in anderen Abteilungen ausgewertet. Die Mehrzahl der Geschäftsprozesse läuft papiergestützt ab, beispielsweise über Umlaufmappen oder Auftragszettel.

 

Stufe 2: Einsatz von Informationssystemen

Die eingesetzten Informationssysteme kommen nun auch für komplexere Aufgaben zum Einsatz, beispielsweise für Buchhaltungsprogramme oder für die digitale Kundenkartei. Einzelne Produktionsmaschinen sind möglicherweise computergestützt, beispielsweise CNC-Maschinen mit PC-Steuerung. Für die Kommunikation werden zunehmend digitale Kanäle genutzt. Daneben gibt es aber weiterhin eine papierbasierte Kommunikation. Einzelne Daten werden innerhalb des Unternehmens elektronisch weitergeleitet und von anderen Abteilungen ausgewertet. Die Personalbuchhaltung erfasst und speichert beispielsweise Arbeitszeiten und erstellt hierüber einen elektronischen Monatsbericht für die Geschäftsleitung.

 

Stufe 3: Einsatz komplexer Internet-Technologie

Es gibt im Unternehmen zahlreiche Computerarbeitsplätze. Die einzelnen Bereiche kommunizieren untereinander und mit anderen Abteilungen hauptsächlich digital, beispielsweise per E-Mail. Jede Abteilung nutzt die passende IT-Software für ihre Arbeit und trifft Entscheidungen zunehmend datengestützt. Wichtige Kernprozesse sind digitalisiert. So verwendet das Marketing digitale Planungstools für Kampagnen. Über ein Customer-Relationship-Management (CRM) verwaltet das Unternehmen alle seine Kundendaten. Weiterhin werden viele Informationen ausgedruckt und in Papierform weitergegeben oder archiviert. Die Produktion nutzt IT-Systeme als Steuerungs- und Überwachungsinstrument. Es gibt eine eigene IT-Abteilung oder einen externen Dienstleister, der diese Aufgabe übernimmt. Neue Software und neue Updates werden per Remote-Funktion (Fernwartung) auf allen vernetzten Geräten ausgespielt. Es gibt eine IT-Strategie im Unternehmen.

 

Stufe 4: Erste Automatisierungsschritte in einzelnen Abteilungen

In einzelnen Abteilungen laufen Prozesse digital und teilweise automatisiert ab. Eine Software steuert und überwacht diese Prozesse. Die IT-Systeme sind abteilungsübergreifend vernetzt, so dass Daten auch automatisiert ausgetauscht werden. Cloudbasierte Datensilos speichern große Mengen an geschäftsrelevanten Informationen, die allen Abteilungen zur Verfügung stehen. Der Kontakt zu Lieferant:innen und Kund:innen erfolgt primär digital. Das Unternehmen nutzt moderne Vermarktungskanäle wie Social-Media und Chatbots. Angebote werden über automatisierte Prozesse personalisiert und ausgespielt. Auch die interne Kommunikation erfolgt überwiegend digital. Das Unternehmen trifft viele Entscheidungen, darunter auch solche, die die Unternehmensstrategie betreffen, datenbasiert. Dabei setzt es eine konsequente Digitalisierungsstrategie um, um weiteres Potenzial für die Automatisierung von Prozessen zu identifizieren.

 

Stufe 5: Das digitale Unternehmen

In der höchsten Entwicklungsstufe laufen alle Unternehmensprozesse automatisiert und datengetrieben ab. Künstliche Intelligenz (KI) wertet Daten auf Basis erlernter Muster aus und trifft bestimmte Entscheidungen autonom. Die Jahresplanung kalkuliert beispielsweise eine intelligente Software, wobei sie automatisiert Zielvorgaben sowie ökonomische Rahmenbedingungen, jahreszeitliche Schwankungen oder aktuelle Markttrends berücksichtigt. Produktion und Wertschöpfung sind vollständig automatisiert. Per Internet-of-Things (IoT) vernetzte Roboter arbeiten selbständig. Die Kommunikation mit den Kund:innen erfolgt fast ausschließlich über Chatbots. Viele Arbeitsgruppen im Unternehmen sind als virtuelle Teams an unterschiedlichen Standorten organisiert. Entsprechend sind Meetings in der Regel virtuell. Mittels „Unified Communications & Collaboration“ (UCC) kommunizieren die Teams miteinander. Unternehmen dieser Entwicklungsstufe heben sich durch schnellere Anpassungsfähigkeit, Kreativität und Innovationskraft von ihrem Wettbewerb ab. Kostensparende digitale Prozesse senken Stückkosten und entlasten Mitarbeiter:innen von zeitraubenden Routineaufgaben. So haben diese mehr Zeit für ihre höherwertige Aufgaben. Das Unternehmen analysiert auch weiterhin alle seine Geschäftsprozesse auf zusätzliches Digitalisierungspotenzial.

 

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Digitales Ökosystem: In diesen Bereichen können Sie digitalisieren

Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie soll bei Ihnen Mehrwert schaffen, beispielsweise durch eine bessere Sicht auf Ihre Daten oder optimierte Arbeitsbedingungen für Ihre Mitarbeiter:innen und die Einsparung von Kosten.

Wesentliche Bereiche, auf die sich beispielsweise produzierende Unternehmen bei der Digitalisierung fokussieren, sind Forschung und Entwicklung sowie die eigentliche Produktion, Stichwort Industrie 4.0.

Wichtig sind ferner die IT- und Kommunikations-Infrastrukturen sowie das Finanz- und Rechnungswesen. Hier gibt es oft schon passende Digitalisierungslösungen am Markt, die Sie mit wenig Aufwand für Ihr Unternehmen anpassen können.

Andere Bereiche und Branchen sind erheblich schwerer zu digitalisieren. So sahen beispielsweise in einer Befragung der Industrie- und Handelskammern Unternehmen des Gastgewerbes nur wenig Digitalisierungspotenzial in ihren täglichen Prozessen und bilden mit 21 Prozent „wenig digitalisierten Unternehmen“ das Schlusslicht unter den befragten Branchen.

Expert:innen weisen darauf hin, dass Personalmangel und steigende Kosten gerade auch im Gastgewerbe zu einem Nachholeffekt führen werden. Firmen, die hier frühzeitig aktiv werden, können daher erhebliche Vorteile gegenüber ihrem Wettbewerb generieren.

 

Ausklappbare Informationsgrafik

In der holistischen Sicht auf Ihr Unternehmen finden Sie die Bereiche mit Digitalisierungspotenzial

 

Digitalisierungsstrategie entwickeln: So gehen Sie konkret vor

Die richtige Digitalisierungsstrategie für die digitale Transformation Ihres Unternehmens entwickeln Sie in mehreren Stufen. Dafür gehen Sie wie folgt vor:

 

Bewerten Sie Ihren digitalen Reifegrad

In einem ersten Schritt prüfen Sie in allen Unternehmensbereichen die dortigen Prozesse sowie deren aktuellen Digitalisierungsgrad. Hierbei hilft zum Beispiel das Reifegradmodell des Branchenverbands Bitkom, das Sie als Leitfaden nutzen können. Es bezieht sowohl die eingesetzten Technologien als auch den Umgang mit Daten, die Qualität der Prozesse selbst sowie das organisatorische Umfeld in die Betrachtung mit ein.

 

Entwickeln Sie konkrete Zielvorstellungen

Geben Sie sich Ziele: Was wollen Sie erreichen und wie sollen Ihre Ziele auf den Unternehmenserfolg einzahlen? Schauen Sie dabei nicht ausschließlich, aber natürlich auch auf naheliegende Dinge wie eingesparte Kosten und eine verbesserte Stellung im Marktumfeld.

Betrachten Sie auch, was digitale Prozesse in Zukunft für Ihr Unternehmen, für Ihre Mitarbeiter:innen und Ihre Kund:innen leisten können. Durch neue hybride Arbeitsmodelle mit der Möglichkeit zur mobilen Arbeit anstelle dauerhafter Präsenzpflicht steigern Sie beispielsweise die Attraktivität Ihres Unternehmens für Ihre Mitarbeiter:innen und zukünftige Bewerber:innen.

Durch eine Private-Cloud mit Cloud-Backup und echter Warmstartfähigkeit nach Hackingattacken erhöhen Sie die Robustheit Ihres Unternehmens. Denken Sie auch an Morgen: Möchten Sie zukünftig Künstliche Intelligenz nutzen, um neue Marktpotenziale schneller zu erkennen als Ihre Wettbewerber? Könnte Predictive-Maintenance für Sie interessant sein, um in Ihrer Fertigung Produktionsausfälle zu minimieren und so Ihren Output zu steigern? Auch solche Ziele und deren Erreichung sollten Bestandteil Ihrer Digitalisierungsstrategie sein.

Durch innerbetriebliche Workshops machen Sie das Thema in dieser Projektphase bei Ihren Mitarbeiter:innen bekannt und erhalten Rückmeldungen und Ergänzungen aus den einzelnen Abteilungen. Wo sehen Ihre Mitarbeiter:inenn Digitalisierungsbedarf? Welche Bedürfnisse und Vorschläge haben sie?

 

Bestimmen Sie Ihr Digitalisierungspotenzial

Aufbauend auf Ihrer Ist-Analyse und mit Blick auf ihre beschlossenen Ziele identifizieren Sie die Prozesse mit dem höchsten Digitalisierungspotenzial. Betrachten Sie dazu sowohl den Reifegrad der Prozesse als auch den erwarteten Mehrwert. Idealerweise gibt es einige einfache Prozesse, die Sie in einer ersten Phase digitalisieren können, um Erfahrungen zu sammeln.

 

Überführen Sie Ihre Ideen in eine Digitalisierungs-Roadmap

Leiten Sie aus den erarbeiteten Ideen konkrete Teil-Projekte ab, die Sie in das Digitalisierungskonzept Ihrer Digitalisierungsstrategie überführen. Priorisieren Sie dabei Ihre erarbeiteten Ideen – dazu eignen sich zum Beispiel Methoden wie die „How-Now-Wow-Matrix” aus dem Projektmanagement.

Das Konzept sollte auch den Zeitplan für die zentrale Orchestrierung und die Zusammenführung der verschiedenen Arbeitspakete und Maßnahmen enthalten. Es darf daher kein zu starres Konstrukt sein, sondern sollte als dynamischer Rahmen für die digitale Transformation dienen, mit der Sie auf Veränderungen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens jederzeit flexibel reagieren.

Überprüfen Sie in dieser Projektphase auch mögliche Fördermöglichkeiten für Ihre Digitalisierungsvorhaben. Die Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung liefert Ihnen hierzu Anhaltspunkte oder wenden Sie sich direkt an unsere Digitalisierungsexpert:innen.

 

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Dr. Teo Pham ist Digital- und Marketingexperte und beschäftigt sich mit News und Trends aus diesem Bereich. In unserem Digitalisierungspodcast ist er deshalb gern gehörter Stammgast. In Folge #183 geht es um den aktuellen Hype um Tools und Social-Media-Plattformen, die auf künstlicher Intelligenz basieren.

Wie nachhaltig ist dieser Trend? Welches Potenzial bietet er für Unternehmen und Privatpersonen? Und welchen Einfluss hat er auf den Arbeitsmarkt? Diese und weitere Fragen erörtern Host Christoph Burseg und Teo Pham in dieser Folge des Podcasts „Digitale Vorreiter:innen“:


 

Das Wichtigste zur Digitalisierungsstrategie in Kürze

  • Mit einer Digitalisierungsstrategie stecken Sie sich strategische Ziele und überführen Ihr Unternehmen in das Digitalzeitalter.
  • Bei der Erarbeitung Ihrer Digitalisierungsstrategie sollten Sie auch weitergehende Ziele berücksichtigen, beispielsweise die Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI) im Unternehmen.
  • Mit der passenden Digitalisierungsstrategie sparen Sie nicht nur Kosten und schaffen Mehrwert für Ihre Kund:innen. Sie machen Ihr Unternehmen auch robuster und agiler in Krisenzeiten, etwa bei weltweiten Lieferproblemen oder explodierenden Energiekosten.
  • Eine Digitalisierungsstrategie umfasst eine Bestandsaufnahme, Ziele und ein Digitalisierungskonzept.
  • Bei größeren Digitalisierungsvorhaben finden Sie entsprechende Fachkompetenz bei externen Spezialist:innen, die Sie bei der digitalen Transformation unterstützen.

 

Haben Sie bereits eine Digitalisierungsstrategie für Ihr Unternehmen aufgesetzt? Oder planen Sie dies in der nächsten Zeit? Schreiben Sie uns in den Kommentaren.


Ihre Digitalisierungs-Berater:innen für den Mittelstand

Sie haben Fragen zur Digitalisierung? Unser Expert:innen-Team hilft Ihnen kostenlos
und unverbindlich im Chat (Mo.-Fr. 8-20 Uhr). Oder am Telefon unter 0800 5054512

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